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Blog 07.09.2018

Der Verein als Arbeitgeber

Der Verein als Arbeitgeber? Vereinsarbeit? Selbstverständlich!
Im Geschäftsverkehr hat ein Verein das Recht, als Vertragspartner aufzutreten und Verträge abschließen. Dazu gehören auch Arbeits- und Dienstverträge.

Ihr habt euren Verein erfolgreich gegründet, schon einige Mitglieder gewonnen und wollt nun als Arbeitgeber aktiv werden? Braucht ihr einen neuen Trainer oder jemanden, der euch professionell bei der Vereinsarbeit zur Seite steht?

Nun müsst ihr ein wenig bürokratischen Aufwand betreiben und folgende Schritte gehen, um als Arbeitgeber fungieren zu können.

Arbeit im Verein – wie ist der bürokratische Vorgang?

Wichtige Unterlagen
Von eurem Mitarbeiter benötigt ihr keine Lohnsteuerkarte. Es reicht das Geburtsdatum und die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers. Diese Angaben braucht ihr zur Abführung der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und gegebenenfalls der Kirchensteuer.

Außerdem solltet ihr für die korrekte Buchführung ein Lohnkonto anlegen und einen Vertrag Zwischen dem Verein als Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer schließen.

Beim Arbeitsamt
Für jeden Verein wird eine Betriebsnummer benötigt. Diese wird einheitlich zentral vergeben. Den formlosen Antrag für Arbeitgeber kannst du auf verschiedene Wege einreichen und beantragen:

Telefon: 0800 4 5555 20
Fax: 0681 / 988429-1300
E-Mail
Online-Formular

Beim Finanzamt
Ihr müsst eine Steuernummer beim Finanzamt für Körperschaften beantragen.

Bei der Krankenkasse
Ihr müsst eure Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden. Denn die Bestätigung der Mitgliedschaft ist wichtig zur Abführung von Rentenversicherungen, Arbeitslosenversicherungen, Kranken- und Pflegeversicherungen und Ausgleichsabgaben.

Achtung

Für die richtige Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen haften der Arbeitgeber bzw. der Vorstand persönlich – es sei denn, in der Vereinssatzung ist die Haftung anders geregelt. Daher ist es dringend zu empfehlen, die notwendigen Anmeldungen über die Dienste der steuerberatenden Berufe durchzuführen. Zu groß ist die Fehlerquote und bei zu geringer Lohnsteuerzahlung können Vereine ihre Gemeinnützigkeit verlieren. Ein solcher Verstoß liegt auch dann vor, wenn der Verein seiner Verpflichtung zur Zahlung von Lohnsteuer nicht nachkommt.

Diese Regelungen betreffen Mitarbeiter, die als Voll- oder Teilzeitkräfte im Verein beschäftigt sind. Für gelegentliche Aktivitäten können nach dem Ehrenamtsstärkungsgesetz bis zu 720 € im Jahr gezahlt werden. Hierfür ist eine Anmeldung bei der Sozialversicherung nicht erforderlich.

Bei Personen, die mit Menschen umgehen, also Jugendbetreuer, Nachmittagshilfe oder Übungsleiter ist eine Vergütung bis zu 2.400 € im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei. Steuerfreie Aufwandsentschädigungen sind unter dem Begriff Aufwandspauschale zusammengefasst.

Selbstständiger oder angestellter Mitarbeiter?

Es gibt übrigens auch bei der Vereinsarbeit eine wichtige Unterscheidung im Arbeitsrecht. Es ist die zwischen Arbeitnehmer und freiem Mitarbeiter. Der Arbeitnehmer ist sozialversicherungspflichtig angestellt und unterliegt den Anweisungen des Arbeitgebers. Ein freier Mitarbeiter kommt hingegen selbst für seine Versicherungen auf, er ist selbstständig.

Es kann durchaus passieren, dass ein Erwerbstätiger in deinem Verein die Kriterien sowohl der Unselbstständigkeit als auch der Selbstständigkeit erfüllt. Was tun? In so einem Fall kommt es darauf an, welche Charakteristika überwiegen.

Ein freier Mitarbeiter ist häufig als echter Arbeitnehmer einzustufen, wenn andere Beschäftigte im Verein mit gleichem Tätigkeitsbereich als Arbeitnehmer eingestellt wurden, wie z. B. die Putzhilfen.

Andererseits kann beispielsweise die Freizeitbetreuung in einer Jugendeinrichtung als freie Vereinsarbeit gewertet werden. Hierfür muss die Beschäftigung im Verein zeitlich wesentlich unter der einer Vollbeschäftigung liegen, der Mitarbeiter frei über Lage und Verteilung der Arbeitszeit bestimmen können sowie nur tatsächlich geleistete Stunden vergütet werden.

Gut zu wissen

Bei der Beauftragung, also der Verwertung der Arbeiten von Künstlern, Designer oder Webseitengestalter weisen wir ausdrücklich auf die Verpflichtung zur Abgabe der Künstlersozialversicherung hin. Das bedeutet, dass von dem Rechnungsbetrag 4,2 % unaufgefordert an die Künstlersozialversicherung abgeführt werden müssen.

Wenn du unsicher bist, ob es sich noch um eine freie Vereinsarbeit oder schon um eine abhängige Beschäftigung handelt, sollte dein Verein eine schriftliche Anfrage? an die Deutsche Rentenversicherung? ? stellen. Den ?“Antrag auf Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status” (VO 27)? stellt die Deutsche Rentenversicherung als PDF zum download bereit.

Achtung

Wird eine im Verein beschäftigte Person fälschlicherweise als Honorarkraft geführt, können die finanziellen Folgen erheblich sein. Die Nachforderungen in der Sozialversicherung betragen ca. ein Drittel des ausgezahlten Honorars. Auf den Seiten der Deutschen Rentenversicherung kann ein ?Katalog ?bestimmter Berufsgruppen zur Abgrenzung zwischen abhängiger Beschäftigung und selbstständiger Tätigkeit abgerufen werden.

Scheinselbstständigkeit vermeiden

Wenn ein Auftraggeber der Meinung ist, einen Selbstständigen zu beschäftigen und auf eine Statusklärung bewusst verzichtet, kann bei einer Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung dennoch das Gegenteil bewiesen werden. Der Verein als Arbeitgeber muss dann erhebliche Nachzahlungen leisten.

Konkret: die Zahlungen für das laufende Jahr und mindestens vier vergangene Jahre. Die sogenannte Vermutungsregelung ist weggefallen, demgemäß liegt die Beweislast bei den Betriebsprüfern.