Der Verein als Arbeitgeber

Der Verein als Arbeitgeber? Vereinsarbeit? Selbstverständlich! Im Geschäftsverkehr hat ein Verein das Recht, als Vertragspartner aufzutreten und Verträge abschließen. Dazu gehören auch Arbeits- und Dienstverträge.

Ihr habt euren Verein erfolgreich gegründet, schon einige Mitglieder gewonnen und wollt nun als Arbeitgeber aktiv werden? Braucht ihr einen neuen Trainer oder jemanden, der euch professionell bei der Vereinsarbeit zur Seite steht? Nun müsst ihr ein wenig bürokratischen Aufwand auf euch nehmen und folgende  Schritte gehen, um als Arbeitgeber fungieren zu können.

Arbeit im Verein – wie ist der bürokratische Vorgang?

Wichtige Unterlagen:

Von eurem Mitarbeiter benötigt ihr keine Lohnsteuerkarte. Es reicht das Geburtsdatum und die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers. Diese Angaben braucht ihr zur Abführung der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und gegebenenfalls der Kirchensteuer.

Außerdem solltet ihr für die korrekte Buchführung ein Lohnkonto anlegen und einen Vertrag Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schließen.

Beim Arbeitsamt:

Für jeden Verein wird eine Betriebsnummer benötigt. Diese wird einheitlich zentral vergeben. Den formlosen Antrag für Arbeitgeber kannst du telefonisch unter 0800 4 5555 20 (um mit dem Betriebsnummern-Service verbunden zu werden, wähle im Telefonmenü die Ziffer 5), per Fax: 0681 / 988429-1300 oder per E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de. Noch einfacher geht es per Online-Formular.

Beim Finanzamt:

Ihr müsst eine Steuernummer beim Finanzamt für Körperschaften beantragen.

Bei der Krankenkasse:

Ihr müsst eure Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden. Die Bestätigung der Mitgliedschaft ist wichtig zur Abführung von Rentenversicherungen, Arbeitslosenversicherungen, Kranken- und Pflegeversicherungen und Ausgleichsabgaben.

Wichtig 

Für die richtige Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen haften der Arbeitgeber bzw. der Vorstand persönlich – es sei denn, in der Vereinssatzung ist die Haftung anders geregelt. Daher ist es dringend zu empfehlen, die notwendigen Anmeldungen über die Dienste der steuerberatenden Berufe durchzuführen. Zu groß ist die Fehlerquote und bei zu geringer Lohnsteuerzahlung können Vereine ihre Gemeinnützigkeit verlieren. Ein solcher Verstoß liegt auch dann vor, wenn der Verein seiner Verpflichtung zur Zahlung von Lohnsteuer nicht nachkommt.

Diese Regelungen betreffen Mitarbeiter, die als Voll- oder Teilzeitkräfte im Verein beschäftigt sind.

Für gelegentliche Aktivitäten können nach dem Ehrenamtsstärkungsgesetz bis zu 720 € im Jahr gezahlt werden, ohne dass eine Anmeldung bei der Sozialversicherung erforderlich wird. Bei Personen, die mit Menschen umgehen, also Jugendbetreuer, Nachmittagshilfe, Übungsleiter ist eine Vergütung bis zu 2.400 € im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei. Steuerfreie Aufwandsentschädigungen sind unter dem Begriff Aufwandpauschale zusammengefasst.

Selbstständiger oder angestellter Mitarbeiter?

Es gibt eine wichtige Unterscheidung: zwischen Arbeitnehmer und freiem Mitarbeiter bei der Vereinsarbeit.

Der Arbeitnehmer ist sozialversicherungspflichtig angestellt und unterliegt den Anweisungen des Arbeitgebers.

Ein freier Mitarbeiter kommt selbst für seine Versicherungen auf, er ist selbstständig.

Es kann durchaus passieren, dass ein Erwerbstätiger in deinem Verein die Kriterien sowohl der Unselbstständigkeit als auch der Selbstständigkeit erfüllt. Was tun? In so einem Fall kommt es darauf an, welche Charakteristika überwiegen.

Ein freier Mitarbeiter ist häufig als echter Arbeitnehmer einzustufen, wenn andere Beschäftigte im Verein mit gleichem Tätigkeitsbereich als Arbeitnehmer eingestellt wurden, wie z. B. die Putzhilfen.

Andererseits kann beispielsweise die Freizeitbetreuung in einer Jugendeinrichtung als freie Vereinsarbeit gewertet werden, wenn: die Beschäftigung im Verein zeitlich wesentlich unter der einer Vollbeschäftigung liegt der Mitarbeiter frei über Lage und Verteilung der Arbeitszeit bestimmen kann nur tatsächlich geleistete Stunden vergütet werden.

Besonderheit bei künstlerischen Diensten:

Bei der Beauftragung, also der Verwertung der Arbeiten von Künstlern, Designer oder Webseitengestalter weisen wir ausdrücklich auf die Verpflichtung zur Abgabe der Künstlersozialversicherung hin. Das bedeutet, dass von dem Rechnungsbetrag 4,2 % unaufgefordert an die Künstlersozialversicherung abgeführt werden müssen.

Wenn du unsicher bist, ob es sich noch um eine freie Vereinsarbeit oder schon um eine abhängige Beschäftigung handelt, sollte dein Verein an die Deutsche Rentenversicherung​ ​ eine schriftliche Anfrage​ stellen. Den ​“Antrag auf Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status” (VO 27)​ stellt die Deutsche Rentenversicherung als PDF zum download bereit.

Wichtig

Wird eine in Verein beschäftigte Person fälschlicherweise als Honorarkraft geführt, können die finanziellen Folgen erheblich sein. Die Nachforderungen in der Sozialversicherung betragen ca.  
ein Drittel des ausgezahlten Honorars.  Auf den Seiten der Deutschen Rentenversicherung kann ein ​Katalog ​bestimmter Berufsgruppen zur Abgrenzung zwischen abhängiger Beschäftigung und selbstständiger Tätigkeit abgerufen werden.

Scheinselbstständigkeit vermeiden

Wer als Auftraggeber der Meinung ist einen Selbstständigen zu beschäftigen und auf eine Statusklärung bewusst verzichtet, kann bei einer Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung dennoch das Gegenteil bewiesen werden.

Der Verein als Auftraggeber muss dann erhebliche Nachzahlungen leisten. Konkret: die Zahlungen für das laufende Jahr und mindestens vier vergangene Jahre.

Die sogenannte Vermutungsregelung ist weggefallen, damit liegt die Beweislast bei den Betriebsprüfern.