Mitgliedsbeiträge – wichtig für die Vereinsverwaltung

Mitgliedsbeiträge sind eine wichtige Einnahmequelle und Bestandteil in der Vereinsverwaltung. Sie sind häufig die einzige kontinuierliche Einnahmequelle im Verein und gleichzeitig ein sensibles Thema. Denn eine Mitgliedschaft im Verein soll der breiten Masse der Bevölkerung möglich sein und dennoch einen Grundpfeiler der Existenz eures Vereins darstellen, kann also nicht kostenlos sein. Hier kannst du die wichtigsten Informationen zum Thema Mitgliedsbeiträge im Bereich Vereinsverwaltung in Erfahrung bringen. Grundsätzlich empfiehlt campai die Nutzung einer Vereinssoftware mit adäquaten Funktionen für die Vereinsverwaltung. Hierbei sollte eine Vereinssoftware Sicherheit für die Daten der Mitglieder im Verein bieten und alle wichtigen Daten organisieren. In jedem Fall solltest du die Software vor der Nutzung testen, denn nicht jede Software hat alle Funktionen, die dein Verein braucht. Eine gute Software sollte wenig kosten und im besten Fall kostenlos sein. 

Ganz wichtig: die Satzung

In der Vereinssatzung kannst du die Höhe des Mitgliedsbeitrags festlegen. Das Festlegen des Mitgliedsbeitrags ist nicht zwingend notwendig und nicht zu empfehlen. Ist die Höhe des Mitgliedsbeitrags in der Satzung festgelegt, kann einer Veränderung daran nur mit Einverständnis der Vorsitzenden innerhalb einer Vereinsversammlung erfolgen. Einen Termin für die Vereinsversammlung zu finden kann viel Zeit in Anspruch nehmen, kann müßig sein und unter Umständen wird der Änderungsvorschlag abgewiesen.

Was du auf jeden Fall in deiner Vereinssatzung festlegen solltest, ist die Form der Abrechnung. Hier hast du die Möglichkeit die Taktung festzulegen, also in welchen Zyklen der Mitgliedsbeitrag eingezogen werden soll:

täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder auch jährlich.

Des Weiteren kannst du festlegen ab wann die Mitgliedschaft berechnet wird. Wird jeder Tag einzeln gezählt und berechnet oder zählst du lediglich die Monate ab Beginn der Mitgliedschaft? Im besten Fall kann das eine ordentliche Software mit Funktionen, wie einer Mitgliederverwaltung, festlegen.

Achtung

Wird die Höhe der Mitgliedsbeiträge in der Satzung eures Vereins definiert, müsst ihr jedes Mal eine Satzungsänderung beschließen, wenn die Beiträge erhöht werden sollen.

Außerdem muss eure Satzung sämtliche Beitragsarten genau regeln und festlegen – zum Beispiel einmalige Sonderbeiträge wie eine Aufnahmegebühr oder Sonderumlagen im Verein. Im Idealfall legt ihr eure Satzung so an, dass sie eine gesonderte Beitrags – bzw. Finanzordnung beinhaltet, um die Vereinsverwaltung zu vereinfachen. Die Beitragsordnung ist Bestandteil der Satzung eines Vereins und regelt Details zu den Mitgliederbeiträgen.​ Zum Beispiel Höhe und Staffelung der Mitgliedsbeiträge, Rabatte und die Fälligkeit. Hierbei kann campai Vereinssoftware eingesetzt werden, um alle Daten für die Vereinsverwaltung zu organisieren. Jeder Verein kann die Software kostenlos testen und sich die Funktionen beim Einrichtungsservice erklären lassen.

Wie hoch sollten eure Mitgliedsbeiträge sein?

Einfach ist die Frage nicht zu beantworten, denn jeder Verein ist eine Welt für sich und sollte seine Vereinsverwaltung nach seinen eigenen Bedürfnissen organisieren.

Aufnahmegebühren dürfen erhoben werden und können z.B. das Einpflegen der neuen Mitgliedsdaten in die Software finanzieren. Denn einerseits braucht euer Verein diese als finanzielle Grundlage, andererseits muss eine Mitgliedschaft für eure Mitglieder auch bezahlbar sein. Für eine optimale Vereinsverwaltung sollten eure Mitgliedsbeiträge weder zu hoch noch zu niedrig angesetzt werden.

Wenn ihr faire Mitgliedsbeiträge erheben und gleichzeitig die Existenz eures Vereins sichern möchtet, bietet sich folgende Rechengrundlage an:

Ausgaben pro Jahr minus Einnahmen pro Jahr. Die errechnete Differenz bildet eine Grundlage für den Mitgliedsbeitrag im Verein und bietet die Grundlage für die Vereinsverwaltung.

Plant einen zusätzlichen Puffer ein!

Der Puffer sollte groß genug sein und folgende Faktoren berücksichtigen: Zahlungsunfähigkeit der Sponsoren, Wegfall anderer Einnahmequellen wie Eintrittsgelder, sinkende Anzahl von Mitgliedern, unerwartete Ausgaben wie Reparaturen etc.

Wichtig für eure Vereinsverwaltung: Mit wie vielen Ein- und Austritten pro Jahr ist zu rechnen? Hierbei helfen Statistiken, um etwaige Muster über das Jahr zu erkennen. Halte alle Daten dazu fest, um für das nächste Jahr zu planen.

Der Differenz aus Einnahmen und Ausgaben fügt ihr den Pufferwert hinzu. Das Ergebnis teilt ihr durch die Anzahl der zu erwartenden Mitglieder – schon habt ihr euren Mitgliedsbeitrag. 

Tipps zur Erhöhung der Mitgliedsbeiträge

Wenn du in der Vereinsverwaltung die Mitgliederbeiträge erhöhen möchtest, solltest du einige Dinge beachten. Eure Mitglieder werden sicherlich nicht immer begeistert sein. Damit sie dennoch gerne zahlen, hier ein paar Tipps:

Erhöhe die Beiträge nicht zu sehr auf einmal, sondern in kleinen Schritten. 

Begründe die Beitragserhöhung. Werden größere Anschaffungen im Verein benötigt oder wird eventuell ein neuer Trainer eingestellt?

Informiere deine Mitgliedschaft regelmäßig über die finanzielle Situation deines Vereins. Durch die Transparenz schaffst du Vertrauen und erhöhst das Verständnis für die Beitragserhöhung und somit auch die Zahlungsmoral im Verein.

Staffelungen und Rabatte in der Vereinsverwaltung

Sehr effektiv ist eine unterschiedliche Staffelung der Beiträge im Verein. Die Mitgliedsbeiträge werden üblicherweise nach Alter, Berufsstand und Zugehörigkeit zu anderen Mitgliedern gestaffelt. Wenn du deine Vereinsverwaltung online machst und eine Vereinssoftware verwendest, ist das Ganze überhaupt nicht kompliziert. Ein leistungsstarkes Programm bzw. eine leistungsstarke Software kann jedem Mitglied in der Mitgliederverwaltung eine Sparte, einen Status oder auch eine Gruppe zuweisen und automatisiert Rechnungen anfertigen oder direkt die Beiträge einziehen. Deine Aufgabe hier ist es die richtigen Daten in die richtige Software mit den richtigen Funktionen einzugeben. Die kostenlose Software von campai kann genau das für dich tun und steht zum Testen zur Verfügung.

Eine interne Staffelung ist auch denkbar und vollkommen legitim und kann ebenfalls in dem Feature „Mitgliederverwaltung“ einer Software organisiert werden. Aktive Mitglieder sollten weniger Beiträge zahlen. Inaktive Mitglieder sollten mehr zahlen. Durch eine Staffelung in deiner Mitgliederverwaltung, die Abhängig von der Partizipation der Mitglieder ist, können die Einnahmen gesteigert werden und deine Mitglieder motiviert werden häufiger am Vereinsleben teilzunehmen. Für Fördermitglieder hingegen sollte der mindestens 2 bis 10 fache Jahresbeitrag vereinbart werden. Juristische Personen, Kommunen oder politische Parteien sollen durch bessere Unterteilung der verschiedenen Beitragszahler voreingenommen beachtet werden. So lassen sich auch die Vereinsideen einfacher und effizienter umsetzen.

Viele Vereine bieten Rabatte für bestimmte Personengruppen an oder bieten ihr Angebot sogar kostenlos an, z.B. für Flüchtlinge, Arbeitssuchende und körperlich oder geistig Eingeschränkte. Du kannst ermäßigte Beiträge in deiner Vereinsverwaltung festlegen für beispielsweise Kinder, Rentner, Studenten etc. Auch rabattierte Familienmitgliedschaften sind eine beliebte Beitragsart. Familien können mit nur einem Mitgliedsbeitrag abgerechnet und können mit einer Software bzw. einem Programm organisiert werden. So müssen nicht für jedes Mitglied separat Daten in deine Software eingegeben werden, sondern nur die Daten des Ansprechpartners bzw. Zahlers.

Wichtig für die Vereinsverwaltung: Wie wird gezahlt?

Monatlich? Vierteljährlich? Oder jährlich? 

Jede dieser Varianten hat Vor- und Nachteile für die Vereinsverwaltung und deine Mitglieder.

Wird der Mitgliedsbeitrag monatlich gezahlt, ist es für das Vereinsmitglied angenehm, da der Beitrag pro Monat nicht so hoch ist. Eine Zahlung im Jahresrhythmus hingegen ist für den Kassenwart des Vereins am bequemsten, für das Mitglied dagegen weniger – schließlich ist der Gesamtbetrag in einer Summe fällig. Eine fähige Vereinssoftware, kann automatisiert täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährig oder auch jährlich Beiträge einziehen. Mit dem automatischen Sepa-Lastschriftverfahren von campai minimierst du den Aufwand der Abrechnung. Jetzt Termin vereinbaren und mehr darüber erfahren!

Steuerliche Anerkennung

Je nach Vereinssatzung und Genehmigung durch das Finanzamt, sind die Mitgliedsbeiträge bei einem Mitglied steuerlich absetzbar. Das steht dann im Bescheid des Finanzamtes und macht deine Mitgliederverwaltung effizienter bzw. kostengünstiger.

Was tun, wenn ein Mitglied nicht zahlt?

Immer wieder kommt es vor, dass ein Mitglied seinen Beitrag nicht zahlt. Das ist immer ärgerlich für deine Mitgliederverwaltung. Nicht nur das, es kann weitreichende Konsequenzen für euren Verein nach sich ziehen. 

Gut zu wissen

Euer Schatzmeister oder dessen Vertreter ist dafür zuständig, die Beiträge von den Mitgliedern einzuziehen. Kommt ein Mitglied in Zahlungsverzug, so ist das gesamte Mahnwesen Aufgabe des Schatzmeisters.

Schatzmeister oder Inkassobüro?

Je nachdem, wie viele Mitglieder euer Verein hat, besteht auch die Möglichkeit, ein Inkassobüro mit dem Mahnwesen zu beauftragen. Das bietet sich vor allem für sehr große Vereine an – wenn so viele Mitglieder in Zahlungsverzug gelangen, dass ein Einzelner oder zwei Personen es nicht schaffen, das Mahnwesen durchzuführen. campai kann dein Mahnwesen deine Vereins automatisieren und erleichtert die Vereinsverwaltung.

Es gibt mehrere Schritte, die du unternehmen solltest, um die fälligen Beiträge von eurem Mitglied zu erhalten.

Nachfragen – Brief und E-Mail

Schicke dem Mitglied eine freundliche Erinnerung in Form einer E-Mail und eines Briefes. Versuche, einen verständnisvollen, aber bestimmten Ton zu treffen, denn dein Verein ist auf das Geld angewiesen.

Nachfragen – Telefon   

Solltest du keine Reaktion erhalten, scheue dich nicht vor einem Anruf. Eine persönliche Nachfrage ist für das Mitglied verbindlicher als eine schriftliche. Erinnere freundlich daran, dass der Mitgliedsbeitrag fällig ist. Gib ein Zahlungsziel vor. Vermerke den Termin und übertrag alles ggf. in deine Vereinssoftware.

Erste schriftliche Mahnung

Erhält euer Verein keinen Zahlungseingang innerhalb der vereinbarten Frist, verfasse ein Mahnschreiben mit einer Zahlungsaufforderung. Schicke es als Brief mit einer Frist.

Zweite schriftliche Mahnung – Drohung des Vereinsausschlusses

Wenn das Mitglied immer noch nicht zahlt, schicke ein zweites Mahnschreiben in Briefform. Hierin solltest du mit dem Ausschluss aus dem Verein drohen, sofern die Zahlung weiterhin ausbleibt.

Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Das Mitglied hat den Beitrag nicht gezahlt? Nun ist es so weit – es wird unangenehm in der Vereinsverwaltung. Du musst ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
Die letzten beiden Schritte mögen rabiat erscheinen, dennoch sind sie erforderlich, wenn dir der Fortbestand deines Vereins am Herzen liegt. Du bist als Kassenwart im Verein oder ein anderes für das Mahnwesen zuständige Vorstandsmitglied ist dafür verantwortlich, die Beiträge einzutreiben.

Hier findest du Vorlagen für eine Mahnung

Ob euer Schatzmeister die ausstehenden Mitgliedsbeiträge selber einfordert, oder ob ihr diese unliebsame Prozedur einem Inkassobüro überlasst, ist natürlich eine Frage des Geschmacks – und der Finanzen. Das Wichtigste für euren Verein ist in jedem Fall, dass ihr die Beiträge erhaltet.