Spenden, Steuer und die Spendenbescheinigung

Spenden sind für gemeinnützige Vereine eine willkommene Möglichkeit, die Finanzen aufzubessern. Die Spender wiederum können ihr Geschenk steuerlich geltend machen. Was gilt es zu beachten und vor allem wie sieht es das Finanzamt? Wie muss eine korrekte Spendenbescheinigung aussehen und wer darf eine solche überhaupt ausstellen?

Diese und weitere Fragen beantworten wir euch in diesem Leitfaden. Die entsprechenden Vorlagen findet ihr ebenfalls  zum Download bereit. Falls Ihr nur die Vorlagen und keine langen Erklärungen benötigt, könnt ihr direkt zum Abschnitt „Der amtliche Vordruck“ springen.

Selbstverständlich verfügt auch campais Vereinssoftware neben der Mitgliederverwaltung über alle nötigen Funktionen, um euch den praktischen Umgang mit Spendenbescheinigungen zu erleichtern. Probiert es einfach aus, wir freuen uns auf euch!

Spende – Definition, Vorteile und Voraussetzungen für Spendenbescheinigungen

Vorneweg möchten wir euch noch auf folgendes hinweisen: Wir ersetzen keine Steuerberatung, sondern geben nur Hinweise. Im Rahmen dieses Beitrags behandeln wir keine Spenden an öffentlich-rechtliche Körperschaften oder politische Parteien im Sinne des Parteiengesetzes. Für Spenden an gemeinnützige Vereine/Einrichtungen seid ihr allerdings goldrichtig.

Spenden definieren sich zunächst durch zwei Eigenschaften: Sie erfolgen immer freiwillig und ohne eine Gegenleistung. Im zivilrechtlichen Sinn handelt es sich um eine Schenkung im Sinne von § 516 ff BGB (unentgeltliche Zuwendung). Der Begriff “unentgeltlich” bezeichnet hierbei den o.g. Verzicht auf eine Gegenleistung in jedweder Form.

Gut zu wissen

Die offizielle Bezeichnung für das Wort “Spende” lautet “Zuwendung”. Hieraus leitet man die Fachbegriffe der Geld- oder Sachzuwendung ab.

Eine Spendenbescheinigung oder Spendenquittung bezeichnet man dementsprechend auch als “Zuwendungsbestätigung”, den Empfänger einer Spende als “Zuwendungsempfänger”.

Unterschied zum Sponsoring

Bietest du einem gemeinnützigen Verein in Form einer Geld- oder Sachleistung Hilfe an, darfst du im Gegenzug dafür also nichts erwarten. Das ist der Unterschied zum Sponsoring.

Erbringt der Verein eine Leistung, um sich für die Spende zu revanchieren, wird es kompliziert. Denn dann ist die Spende keine Spende mehr. Sie muss versteuert werden – vom Verein und vom Sponsor gleichermaßen.

Ein typisches Beispiel sind Werbeleistungen für den Sponsor, z.B. durch die kostenfreie Überlassung von Trikots mit Werbeaufdrucken.

Vorteile von Geld- und Sachzuwendungen

Der erste Vorteil für den Empfänger einer Spende liegt klar auf der Hand. Dein Verein erhält zusätzliche Geld- oder Sachmittel, ohne eine Gegenleistung erbringen zu müssen. Es kann also eine willkommene Finanzierungsmöglichkeit sein.

Darüber hinaus gelten Spenden als steuerfreie Einnahmen. Die Höhe spielt hierbei keine Rolle. Voraussetzung ist allerdings, dass es sich beim Empfänger um eine steuerbegünstigte (gemeinnützige) Einrichtung nach §5 Abs.1 Nr. 9 KStG handelt und die Spende nicht zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gezählt wird.

Mehr zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb in unserem Beitrag zur Körperschaftsteuer.

Für den Spender ergeben sich Steuervorteile, weil er seine Zuwendung an eine solche Einrichtung steuerlich geltend machen kann. Es gibt allerdings gesetzliche Obergrenzen.
Dies ist im § 10b EStG (steuerlicher Spendenabzug) gesetzlich verankert.

Außerdem benötigst du hierfür die titelgebende Spendenbescheinigung. Doch wer darf eine solche Zuwendungsbestätigung überhaupt ausstellen?

Gut zu wissen

Spenden kannst du bis zu einem Betrag, der 20% deiner eigenen steuerpflichtigen Einkünfte entspricht, geltend machen.

Es ist allerdings möglich den “überschüssigen” Betrag in darauf folgenden Jahren von der Steuer abzusetzen. Du “nimmst” ihn dann gewissermassen “mit” ins nächste Jahr.

Voraussetzungen für die Spendenbescheinigung

Wie oben bereits erläutert ist die Gemeinnützigkeit des Zuwendungsempfängers der entscheidende Faktor. Diese muss allerdings auch amtlich nachgewiesen sein. Dafür muss der jeweilige Verein über einen sogenannten Freistellungsbescheid verfügen.

Einen Freistellungsbescheid und somit die offizielle Gemeinnützigkeit kann man beim örtlichen Finanzamt beantragen. Liegt ein solcher vor, kann dein Verein Zuwendungsbestätigungen ausstellen.

Bei Beantragung der Gemeinnützigkeit erteilt das Finanzamt zuerst einen vorläufigen Freistellungsbescheid. Dieser gilt für 18 Monate. Sobald die erste Steuererklärung eingereicht wurde, kann das Finanzamt einen “vollwertigen” Freistellungsbescheid erteilen. Dieser gilt dann für 5 Jahre.

Hierfür muss der Verein dann allerdings den Nachweis der Gemeinnützigkeit erbringen. Dazu sind unter anderem ein Tätigkeitsbericht und eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vonnöten.

Gut zu wissen

Zuwendungsbestätigungen dürfen ab dem Datum des Freistellungsbescheids ausgestellt werden. Aus oben genannten Gründen darf dieses Datum aber nicht mehr als 5 Jahre zurück liegen. Achtet also darauf, rechtzeitig einen aktuellen Freistellungsbescheid zu beantragen.

Die Spendenbescheinigung – Form und Fallstricke

Kommen wir also zum Kern des Ganzen. Wie genau muss eine korrekte Spendenbescheinigung eigentlich aussehen? Und warum spielt das für dich eine Rolle?

Kurz gesagt, es gibt feste Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Andernfalls wird die Spende vom Finanzamt nicht anerkannt und kann vom Spender nicht geltend gemacht werden. Ein Verein wiederum, der eine falsche Zuwendungsbestätigung ausstellt, kann dafür haftbar gemacht werden. Für mehr Details, lest einfach weiter.

Der amtliche Vordruck

Wie bereits erläutert, sind Spenden für steuerbegünstigte Zwecke für den Spender nur steuerlich absetzbar, wenn dieser über eine förmliche Zuwendungsbestätigung verfügt. Solche Spendenquittungen müssen seit dem 01.01.2000 nach einem vorgegebenen Muster erstellt werden. Hierfür existieren amtliche Vordrucke, die dem Inhalt nach verbindlich sind.

Hier könnt ihr euch die amtlichen Vorlagen als Blankos im pdf-Format herunterladen:

Bestätigung über Geldzuwendung / Mitgliedsbeitrag

Bestätigung über Sachzuwendung

Sammelbestätigung über Geldzuwendungen / Mitgliedsbeiträge


Oder auch, falls ihr das wollt, direkt auf der offiziellen Website der Bundesfinanzverwaltung

Ausstellerhaftung und Veranlasserhaftung – Vereine haften für falsch ausgestellte Zuwendungsbestätigungen

Es ist Vorsicht im Umgang mit Spenden geboten. Ihr müsst alle Vorgaben einhalten, da der Verein für falsche Spendenbescheinigungen haftet. Die Höhe liegt pauschal bei 30% des Spendenbetrages. Im schlimmsten Fall kann der Einrichtung sogar die Gemeinnützigkeit aberkannt werden.

Die sogenannte Veranlasserhaftung besteht im Zusammenhang mit falscher Verwendung der erhaltenen Spenden. Hierbei haften Mitglieder des Vorstands unter Umständen sogar mit ihrem Privatvermögen. Grundlegend dürfen Spenden nur satzungsgemäßen Zwecken zu Gute kommen.

Mehr dazu hier.

Achtung

Falls Zweifel bestehen empfehlen wir euch deshalb, die rechtsberatenden Berufe zu Rate zu ziehen. Mehr zum Thema Spendenhaftung findet ihr hier.

Die Kleinspendenregelung -Spendenbescheinigung nicht benötigt

Bis zu einem Betrag von 200€ im Jahr gilt die sogenannte “Kleinspendenregelung”. Der Spender benötigt hier für den Steuerabzug keine Spendenbescheinigung. Der „vereinfachte Nachweis“ genügt schon. Dies kann ein Einzahlungsbeleg deiner Bank, dein Ausdruck des Online-Bankings oder ein Kontoauszug sein. Folgendes muss aber auch aus dem vereinfachten Nachweis ersichtlich sein:

  • Name und Kontonummer des Auftraggebers und des Empfängers
  • der Betrag und der Tag der Buchung
  • der steuerbegünstigte Zweck des Empfängers
  • Angabe ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt

Welche Arten von Spenden gibt es?

Die wohl bekanntesten Formen einer Spende sind die Geldspende und die Sachspende. Darüber hinaus gibt es noch die Aufwandsspende sowie die Rückspende. Die beiden Letztgenannten sind sich sehr ähnlich und “Sonderformen” der Geldspende. Ein kurzer Überblick:

Geldspende

Hierzu gibt es zunächst einmal nicht viel zu sagen. Geld wechselt den Besitzer, das war es. Den erhaltenen Betrag übertragt ihr einfach auf die Zuwendungsbestätigung. Dies nennt man auch eine “echte” Geldzuwendung. Selbstverständlich gilt auch hier die eingangs genannte Voraussetzung, dass die Zuwendung freiwillig und unentgeltlich (ohne Gegenleistung) erfolgen muss, damit es auch eine Spende ist.

Es wird allerdings unterschieden zwischen der “echten Geldzuwendung” sowie der Aufwands- und der Vergütungszuwendung. Auf der Spendenquittung müsst ihr für echte Geldspenden das Kästchen mit “Nein” hinter der Formulierung “Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen” ankreuzen.

Aufwandsspende

Von einer Aufwandsspende ist die Rede, wenn ein Spender auf “einen zuvor vereinbarten Aufwendungsersatz” gegenüber einer gemeinnützigen Einrichtung verzichtet. Das heisst, das im Vorfeld entweder ein Vertrag oder die Satzung des Vereins genaue Regelungen enthalten müssen, welche Aufwendungen in welcher Höhe erstattet werden. Außerdem darf der Verzicht erst im Nachhinein erfolgen. Eine Regelung, bei der vorab auf eine Erstattung verzichtet wird, ist also unzulässig. Gleiches gilt auch für die Rückspende.

Aufwendungen können viele Formen haben, im Grunde genommen handelt es sich um Ausgaben, die man zugunsten des Vereins auf sich nimmt. Typische Beispiele sind der Erwerb von Bürobedarf oder Fahrten mit dem privaten PKW, Nutzung des privaten PCs oder die Bereitstellung des Arbeitszimmers für den Verein.

Es wird nun verfahren, als hätte der Spender den jeweiligen Betrag erhalten und zurück gespendet, ohne das ein tatsächlicher Zahlungsverkehr stattfinden muss. Daher handelt es sich um eine (verkürzte) Form der Geldspende. In der Buchhaltung muss der Verein allerdings trotzdem den Ausgang der Zahlung sowie den Eingang der Spende auf den entsprechenden Konten dokumentieren.

Achtung

Dein Verein muss also auch den durch eine Aufwands- oder Rückspende erhaltenen Betrag tatsächlich (in der Theorie) bezahlen können. Mit einer leeren Vereinskasse ist es also nicht möglich solche Spenden anzunehmen.

Auch darf bei beiden Spendenarten keine überhöhte Vergütung (§55 Abs. 1 Nr. 3 AO) vereinbart werden. Der Verzicht muss zeitnah erfolgen und schriftlich erklärt werden. “Zeitnah” heißt, innerhalb von 3 Monaten.

Rück- bzw. Vergütungsspenden

Bei einer Rückspende, auch Vergütungsspende genannt, ist der Sachverhalt dem bei Aufwandsspenden sehr ähnlich. Der Unterschied besteht darin, dass nicht auf die Erstattung von entstandenen Kosten verzichtet wird, sondern auf eine Vergütung für geleistete Arbeitszeit. Auch diese Vergütung muss, wie bei den Aufwandsspenden, vorab durch die Satzung oder einen Vertrag festgelegt worden sein.

Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Übungsleiter auf seine Entlohnung verzichtet und im Gegenzug gerne eine Spendenbescheinigung hätte. Sowohl für die Aufwandsspende als auch für die Vergütungsspende wird das Formular für Geldzuwendungen oder Mitgliedsbeiträge verwendet. Hierbei wird allerdings das Feld “Ja” hinter “Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen” angekreuzt.

Sachspenden

Sachzuwendungen sind Gebrauchsgegenstände, die der Spender an eine Organisation oder einen Verein weitergibt. Fast alles kann gespendet werden: Bücher, Kleidung, Fahrräder, Haushaltsgegenstände, CD´s …

Fabrikneue Waren kannst du steuerlich einfach absetzen. Schließlich hast du ja die Rechnung dafür, den Betrag darauf kann man ohne weiteres verwenden. Den Wert eines gebrauchten Gegenstands musst du dagegen schätzen.

Durch Recherchen kannst du den Preis ermitteln. Nimm hierfür den Neuwert der Ware und betrachte den Zustand. Je nachdem, wie alt der Gegenstand ist und wie gut er erhalten ist, musst du entsprechende Abzüge machen. Wichtig ist, dass du hierbei realistisch bleibst, am besten hältst du dich an die amtlichen Abschreibungstabellen.

Mehr Details hierzu in einem Beitrag von vereinswelt.de.

Um die erforderliche Spendenquittung auszustellen, verwendest du natürlich die Vorlage “Bestätigung über Sachzuwendungen”.

Mitgliedsbeiträge

Auch Mitgliedsbeiträge und Aufnahmegebühren von gemeinnützigen Vereinen kann man als Sonderausgaben steuerlich geltend machen. Wenn dein Verein allerdings „freizeitnahe“ Zwecke fördert, ist er nicht berechtigt, hierfür eine Zuwendungsbestätigung auszustellen.

Deswegen kannst du deinen Mitgliedsbeitrag im Sportverein oder einem anderen freizeitnahen Verein nicht steuerlich absetzen. Als “freizeitnah” werden Sport-, Kleingartenvereine und Chorverbände bezeichnet. Im Bescheid zur Körperschaftsteuerbefreiung ist extra angeben, ob die Mitgliedsbeiträge steuerlich anerkannt werden.

Eine kurze Ausfüllhilfe für die Spendenbescheinigung

Wie alle bürokratischen Formulare, muss auch eine Spendenbescheinigung bestimmte Angaben enthalten. Hebe alle Zuwendungsbestätigungen, wie auch Rechnungen gut auf. So kannst du sie in deine Buchhaltung übertragen und ggf. in der Körperschaftsteuer- und/oder Umsatzsteuererklärung abzusetzen bzw. zu belegen.

Ganz gleich, für welche Art der Hilfe die Spendenquittung ausgestellt wird, folgende Angaben müssen immer enthalten sein.

  • Vor- und Nachname des Spenders
  • Adresse des Spenders
  • das Datum der Spende
  • Wert der Spende – als Zahl und ausformuliert

Für die Ausformulierung gibt es 2 Möglichkeiten, hier anhand eines Spendenbetrags von 1.652 €:

  1. eintausendsechshundertzweiundfünfzig
  2. Xeins – sechs – fünf – zweiX

Für Variante 2 sind die “X” an Anfang und Ende verpflichtend.

Die Formulare der Behörden für Spenden musst du richtig ankreuzen – an den Stellen, an denen der Verein die Voraussetzungen von seiner Seite aus bestätigt. In einer Spendenbescheinigung für eine Sachzuwendung muss zusätzlich zu den oben genannten Angaben die Sache beschrieben werden. Der Wert der Sache wird ebenfalls angegeben.

Durch seine Unterschrift auf der Spendenquittung bestätigt der Vertreter des Vereins die Korrektheit der gemachten Angaben.