Buchhaltung im Verein

Vereinsbuchhaltung: nicht kompliziert und korrekt!

  • Anforderungen an die Vereinsbuchhaltung

  • Grundsätze ordnungsmäßiger Vereinsbuchhaltung

  • Vereinsbuchhaltung: Rechte und Pflichten

    Kostenaufstellung, Kontenrahmen
    Aufbewahrungspflicht
    Bestandsverzeichnis

  • Pflichten des Vereins gegenüber dem Finanzamt

    Vereinsbuchführung für das Finanzamt
    Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

  • Buchführung eines gemeinnützigen Vereins

    Vorteile der Gemeinnützigkeit
    Pflichten der Buchführung eines gemeinnützigen Vereins

Jeder Verein in Deutschland, ob im Vereinsregister eingetragen oder nicht, ist zur Vereinsbuchhaltung verpflichtet. Bei der Vereinsbuchhaltung musst du einige besondere Anforderungen beachten. Dabei kann eine Buchhaltungssoftware helfen. 

Anforderungen an die Vereinsbuchhaltung

Die Pflicht zur Vereinsbuchhaltung ergibt sich schon bei der Vereinsgründung und aus der Vereinssatzung.  Es gelten die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Steuerlichen Regelungen treten hinzu. Mit der Eintragung in das Vereinsregister wird ein Verein zur juristischen Person und ist damit verpflichtet zur Buchhaltung.

Für die Tätigkeit eines Vereins sind keine besondere Vorschriften zur Buchführung vorgeschrieben. Es ist aber im eigenen Interesse des Vereins und seiner Organe (Vorstand, Mitgliederversammlung) über eine korrekte Buchführung zu verfügen. Diese soll auch den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechend geführt werden.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die finanzielle Lage des Unternehmens vermitteln kann (§ 238 HGB, Abs. 1 Satz 2).

Es gilt der zentrale Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung bzw. Buchhaltung:

Keine Buchung ohne Beleg!

Das heißt: Jedem Geschäftsvorfall ist ein Beleg zuzuordnen und in der Buchhaltung zu dokumentieren.

In jedem Beleg muss folgendes klar lesbar sein: 1) welche Zahlung, 2) aus welchem Grund, 3) an welche Person vorgenommen wurde.

Ein Beleg kann auch handschriftlich erstellt werden, wenn beispielsweise ein Mitglied eines Vereins Bargeld für private Zwecke aus der Vereinskasse nimmt. In solchem Fall reicht eine handgeschriebene und unterschriebene Notiz aus: „200 € aus der Kasse genommen. Privat. Matthias Mustermann, 08.09.2018.“

Übrigens, der Satz „Kein Beleg ohne Buchung“ gilt ebenso für die korrekte Buchführung. Die Aufzeichnungen müssen lückenlos sein.

Mache es für dich und deine Mitglieder weniger kompliziert und ordne die Belege sofort chronologisch nach Eingang und nummeriere gleich jeden Beleg für deine Buchhaltung. Achte dabei auf die laufende Nummerierung. Kopiere die Belege und hefte oder klebe sie nachträglich auf die Kopie. Mit der Zeit bleicht die Schrift auf Kaufbelegen aus und wird dadurch unleserlich und nutzlos für deine Vereinsbuchhaltung.

Buchhaltung im Verein: Rechte und Pflichten

Spätestens bei der Mitgliederversammlung sollen Vereinsmitglieder über die finanzielle Lage des Vereins informiert werden. Damit das Finanzamt überhaupt prüfen kann, ob bei deinem Verein Steuer- und Abgabepflichten bestehen, muss der Verein die Finanzverwaltung über die Einnahmen und Ausgaben informieren. Die Aufforderungen kommen spätestens alle 3 Jahre.

Der Vereinsvorstand steht in seiner Pflicht der Mitgliederversammlung diese Information über die Einnahmen und Ausgaben vorzulegen. Das ergibt sich aus § 27 Abs. 3 BGB mit § 666 BGB

Welche Kriterien sollte der Vorstand beachten, damit die Nachweispflicht gegenüber der Mitgliederversammlung erfüllt wird?

Es gibt drei grundsätzliche Regelungen für den Rechenschaftsbericht:

I Die Anfertigung einer detaillierten und für alle verständlichen Kostenaufstellung. Diese soll die finanzielle Situation des Vereins transparent für alle wiedergeben, inklusive aller Einnahmen und Ausgaben.

In der Regel reicht eine unkomplizierte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aus, die sogenannte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Die EÜR wird dem Finanzamt vorgelegt.

Eine Bilanzierung, das heißt eine doppelte Buchführung, müssen Vereine im Regelfall nicht anlegen. Die Entscheidung, ob du die Buchhaltung deines Vereins bilanzieren musst, hängt von seiner Größe, vom Umfang des Belegvolumens und vom Jahresumsatz ab.

II Ordentliche Aufbewahrung von allen Belegen, also vor allem Rechnungen, die dein Verein erhält oder ausstellt. Die Mitgliederversammlung hat das Recht die Belege jederzeit zu verlangen und zu prüfen.

Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht gehört zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung. Das bedeutet: Alle Unterlagen, die die Geschäftsvorfälle dokumentieren (Rechnungen, Belege etc.), musst du ordentlich aufbewahren. Das ist essentiell für deine Vereinsbuchhaltung.

Die Fristen der Aufbewahrung sind in den gesetzlichen Vorschriften des Handels- und Steuerrechts festgeschrieben. Diese Fristen belaufen sich regelmäßig auf 6 oder 10 Jahre. Es empfiehlt sich, alle Unterlagen, die die Geschäftsvorfälle eines Wirtschaftsjahres dokumentieren zehn Jahre lang für deine Buchhaltung im Verein aufzubewahren.

III Führe ein Bestandsverzeichnis. Hier sollen alle Vermögensgegenstände — von Büroausstattung (Tische, Stühle, PC, Telefonapparate) bis Werk- und Fahrzeuge — notiert sein.

Normalerweise ist in der Vereinssatzung festgehalten, dass der Vorstand einmal im Jahr seiner Auskunftspflicht nachkommt. Die Zahlen und die relevanten Belege werden dabei der Mitgliederversammlung präsentiert. Der Vorstand legt die Vereinsbuchhaltung offen.

Der Vereinsvorstand ist nur der Mitgliederversammlung eine Auskunft über die Einnahmen und Ausgaben schuldig. Einzelne Vereinsmitglieder haben kein Anrecht darauf, sich darüber zu informieren und die Bücher einzusehen.

Pflichten des Vereins gegenüber dem Finanzamt

Jede Vereinigung nimmt am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teil und ist verpflichtet Aufzeichnungen über Erträge, Konten, Rechnungen und Vereinsvermögen zu führen. Das gilt auch dann, wenn der Verein keine Gewinnerzielungsabsicht hat. Eine Steuernummer ist immer beim zuständigen Finanzamt zu beantragen.

Anhand von vorgelegten Aufzeichnungen kann das Finanzamt feststellen, ob Steuer- und Abgabepflichten für den eingetragenen Verein bestehen oder nicht.

Vereinsbuchführung für das Finanzamt

Eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) reicht für das Finanzamt aus, wenn keine doppelte Buchführung für dein Verein notwendig ist.

Die einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung orientiert sich am tatsächlichen Geldverkehr deines Vereins. Sobald eine Rechnung vom Verein bezahlt wird, das heißt wenn das Geld abfließt bzw. wenn das Geld in Form einer beglichenen Vereinsrechnung in die Kasse zufließt, wird dies dokumentiert. Der Buchhalter verbucht dann die entsprechenden Einnahmen bzw. Ausgaben in die EÜR.

Eine Einnahmenüberschussrechnung zu erstellen und zu pflegen ist nicht kompliziert. Diese Aufgabe können auch Personen übernehmen, die kein spezielles Wissen im Bereich Finanzbuchführung haben und so einen Beitrag zur Vereinsbuchhaltung leisten.

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) im Verein

Bei der EÜR eines Vereins zählen nur die tatsächlich erhaltenen und gezahlten Beträge. Vom Verein erstellte Rechnungen (§ 14 Umsatzsteuergesetz) gelten erst dann als Einnahme, wenn der Kunde tatsächlich gezahlt hat.

Gleiches gilt für die Ausgaben des Vereins. Die gezahlte Vorsteuer und die erhaltene Umsatzsteuer gelten bei der EÜR ebenfalls als Einnahmen bzw. Ausgaben.

Eine doppelte Buchführung hingegen gestaltet sich deutlich komplizierter für einen Verein. Die Pflicht zur Bilanzierung hat ein eingetragener Verein, der mit seinem Geschäftsbetrieb steuerpflichtig und wirtschaftlich jährlich entweder mehr als 600.000 € Jahresumsatz erzielt, oder mehr als 60.000 € im Jahr Gewinn erwirtschaftet. Erst bei Überschreitung dieser Betragsgrenzen, die immer auf den Konten festgehalten werden, hat der Verein die Pflicht eine doppelte Buchführung für seine Buchhaltung anzufertigen.

Vereine, die diese Größenordnung nicht erreichen, werden vom Finanzamt nicht zur Bilanzierung, das heißt doppelten Buchführung aufgefordert.

Für eine doppelte Buchführung ist es ratsam, spezielle Buchhaltungssoftware zu nutzen. Im besten Fall können die Daten für die Vereinsbuchhaltung aus der Buchhaltungssoftware exportiert werden, um sie bei Datev wieder zu importieren. Datev wird häufig von Steuerbüros benutzt. Sollte die Vereinsbuchhaltung zu aufwendig sein, gibt es Steuerbüros, die helfen können.

Eine Einnahmenüberschussrechnung wird mithilfe einer praktischen und benutzerfreundlichen Vereinssoftware unkompliziert erstellt und vorbereitet. Hier werden alle tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Verein automatisch in der EÜR vermerkt. Die eigentliche EÜR für das Finanzamt kann ein Verantwortlicher im Verein nur mit wenigen Mausklicks erstellen. So vereinfacht man die Vereinsbuchaltung

Nicht alle Einnahmen sind steuerpflichtig

Einträge aus dem ideellen Tätigkeitsbereich des Vereins zählen nicht zu den steuerpflichtigen Einnahmen. Dazu zählen: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse, Veranstaltungen ohne Entgelt etc.

Buchhaltung für einen gemeinnützigen Verein

Dass gemeinnützige Vereine vom Staat diverse Steuererleichterungen erhalten, ist kein Geheimnis. Doch die Steuerbegünstigung ist mit strengen Pflichten verbunden. Den Status Gemeinnützigkeit erhält ein Verein vom Finanzamt wenn:
1) der Verein nicht kommerziell tätig ist;
2) keine Gewinnerzielung zum Ziel hat.

Vorteile der Gemeinnützigkeit für die Buchhaltung

Von welchen Steuern ist ein gemeinnütziger Verein befreit?

  • Körperschaftssteuer
  • Gewerbesteuergesetz
  • Umsatzsteuer, aber nur dann, wenn der Umsatz des Vereins im vorherigen Kalenderjahr die Summe 17.500 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich die Summe 50.000 € nicht übersteigen wird.

Die Gemeinnützigkeit bringt noch einen weiteren Vorteil für Vereine mit sich: Die Berechtigung zum Spendenempfang und Ausstellung einer Spendenbescheinigung (Zuwendungserklärung). Der Betrag von den Spenden ist beim Spender steuerlich absetzbar. Wichtig zu WIssen: In der Regel werden Zuschüsse und Förderungen aus öffentlichen Mitteln und Stiftungen an gemeinnützige Vereine und Organisationen vergeben. Für die Vereinsbuchhaltung müssen Spenden ebenfalls festgehalten werden in Form einer Spendenquittung.

Pflichten der Buchführung von gemeinnützigen Vereinen

Der Status eines gemeinnützigen Vereins erschwert selbst die unkomplizierte EÜR. Denn solche Vereine unterliegen einer detaillierteren Aufzeichnungspflicht. Um den Status der Gemeinnützigkeit zu behalten, müssen Vereine zahlreiche zusätzliche Belege und Rechnungen dokumentieren und vorweisen.

Folgende Aspekte sind zu beachten:

Die EÜR muss nach steuerlichen Bereichen aufgeteilt sein. Nach SKR 49 (Standard-Kontenrahmen) — dem Kontenrahmen für Vereine — erfolgt die Aufteilung nach dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb und schließlich nach dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.

Alle Mittel, auch die Sachmittel des Vereins, sollen nur zweckgebunden verwendet werden und das muss man auch belegen können. Konkret bedeutet das, dass die Tätigkeit des Vereins und vor allem die Arbeitszeit der Mitarbeiter größtenteils zweckgebunden sein muss. Die Bezahlung darf nicht unverhältnismäßig hoch sein. Alle Kosten müssen sich auf Konten oder Rechnungen als Beleg wiederfinden und von der Buchhaltung erfasst werden.

Die zur Verfügung stehenden Mittel des gemeinnützigen Vereins müssen zeitnah verwendet werden. Das nachzuweisen ist die Pflicht des Vereins und sollte sich in der Vereinsbuchhaltung wiederfinden. In der Regel müssen Fördermittel spätestens in den folgenden zwei Jahren nach Erhalt der Förderung zweckgebunden verwendet werden.

Diese Pflichten eines gemeinnützigen Vereins gegenüber dem Finanzamt erschweren die Arbeit der Buchführung und beschränken teilweise die Entscheidungsfreiheit des Vorstandes.

Allerdings bringen die steuerlichen Vorteile einen größeren finanziellen Spielraum für gemeinnützige Zwecke, die letztendlich dem Gemeinwohl dienen.

Wir empfehlen jedem Vorstand, in Sachen Steuern und Sozialversicherung die Hilfe der steuerberatenden Berufe in Anspruch zu nehmen. 10 Jahre rückwirkende  Steuernachberechnungen und Nachzahlungen kann sich selten ein Vereinsvorstand leisten. Steuerabgaben können vom Vorstand persönlich verlangt werden — ein “e.V.” schütz in diesen Fällen nicht.


FAQ Buchhaltung im Verein

Gibt es besondere Vorschriften zu der Vereinsbuchhaltung?

Nein, es gibt keine besonderen Vorschriften für die Buchhaltung im Verein. Es ist aber zu empfehlen, eine korrekte Vereinsbuchhaltung zu pflegen. Denn für einen Verein gelten die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches ebenso wie die steuerlichen Regelungen.

Welche Kriterien sollte der Vereinsvorstand beachten, damit die Nachweispflicht gegenüber der Mitgliederversammlung erfüllt wird?

Es gibt drei grundlegende Regelungen für den Rechenschaftsbericht: Anfertigung einer Kostenaufstellung, Einhaltung der Aufbewahrungspflicht und die Führung eines Bestandsverzeichnisses.

Warum ist die Buchführung in einem gemeinnützigen Verein komplizierter?

Die steuerlichen Vorteile der Gemeinnützigkeit sind mit folgenden Auflagen in der Buchführung verbunden: Alle zur Verfügung stehenden Mitteln sollen nachweislich zweckgebunden und zeitnah verwendet werden. Der Verein steht in der Nachweispflicht und diese Pflicht wird über die Buchhaltung erfüllt.