Die Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung ist das höchste Gremium deines Vereins. Sie wird in der Praxis auch oft als Jahreshauptversammlung bezeichnet.

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass eine Mitgliederversammlung nur eine Mitgliederversammlung ist, wenn der Ort und die Zeit des Treffens vorher vereinbart wurden. Treffen alle Mitglieder zufällig aufeinander, ist das keine Mitgliederversammlung.

Der Vorstand ist dazu verpflichtet, die Mitgliederversammlung einzuberufen und alle Vereinsmitglieder einzuladen.

Die Einladung

Alle Vereinsmitglieder werden zu der Mitgliederversammlung eingeladen, entweder per Brief oder per E-Mail.

Auf der Einladung müssen Ort und Zeit des Treffens festgelegt sein sowie die Tagesordnungspunkte. Diese müssen den Mitgliedern vor der Versammlung schriftlich vorliegen.

Du möchtest eure Mitglieder einladen?

Wichtig: Lies dir vor der Einladung die Vereinssatzung durch. In dieser ist festgelegt, ob die Einladungen mit der Post geschickt werden müssen, oder ob du sie auch als E-Mail schicken kannst.  “Schriftlich” bedeutet, die Einladungen müssen in Briefform mit der Post geschickt werden. “In Textform” bedeutet, du kannst eure Mitglieder auch per E-Mail einladen.

Wann findet eine Mitgliederversammlung statt?

Der Zeitpunkt einer Mitgliederversammlung ist in der Satzung verankert. Sie wird auch abgehalten, wenn dein Vorstand der Meinung ist, dass ein Interesse des Vereins besteht. (§ 36 BGB Berufung der Mitgliederversammlung).

Außerdem muss die Mitgliederversammlung einberufen werden, wenn mindestens 10 Prozent der Mitglieder es für notwendig halten.

Was passiert auf der Mitgliederversammlung?

Die Tagesordnungspunkte müssen vorher feststehen, das ist gesetzlich vorgeschrieben (§32 Absatz 1 BGB). Dadurch soll den Mitgliedern die Gelegenheit gegeben werden, sich auf die Inhalte vorzubereiten.

Typische Inhalte können sein:

  • Wahl des Vorstands und der Vertreter
  • Bestimmung des Kassenwarts und Schriftführers
  • Klärung bei Lücken in der Satzung, auch Satzungsänderungen
  • Entscheidungen zu den Beiträgen
  • Sonstige wichtige Punkte eures Vereins

Wer nimmt teil?

Grundsätzlich dürfen alle Vereinsmitglieder an der Versammlung teilnehmen. Auch Nichtmitglieder dürfen mit dabei sein, wenn die Satzung es erlaubt. Sie dürfen allerdings nicht mit abstimmen.

Der Versammlungsleiter leitet die Mitgliederversammlung und wird durch die Satzung festgelegt. Ist kein Versammlungsleiter bestimmt, ist es Aufgabe des Vorstands, die Versammlung zu leiten.

Wie wird abgestimmt?

Beschlüsse werden immer mit einer relativen Mehrheit gefasst ( 32 BGB Absatz 1 Satz 3). Es werden also nur die Stimmen abgegeben, die wirklich abgegeben werden. Stimmenthaltungen werden nicht gewertet. Jedes Mitglied hat eine Stimme.

Geben alle Mitglieder ihre Zustimmung zu einem Beschluss schriftlich, ist keine Mitgliederversammlung erforderlich.

Kannst du als Mitglied aus beruflichen, gesundheitlichen oder privaten Gründen nicht an der Versammlung teilnehmen, möchtest aber deine Stimme abgeben, kannst du jemandem eine Vollmacht erteilen.

Das Protokoll – Pflicht für den Schriftführer

Die Mitgliederversammlung, insbesondere die gefassten Beschlüsse, müssen durch den Schriftführer protokolliert werden.

Als Schriftführer kannst du während der Versammlung Stichpunkte machen oder eine Aufnahme mit deinem Smartphone. Nach der Versammlung muss das Protokoll unbedingt überarbeitet werden. Selbstverständlich sollte es gut lesbar sein. Im Anschluss wird es beglaubigt.

Folgende Inhalte können Bestandteil des Protokolls sein:

  • Datum, Ort und Uhrzeit der Versammlung
  • Anzahl der anwesenden Mitglieder
  • Welche Beschlüsse wurden gefasst? Wichtig: Bei Beschlüssen zur Satzungsänderung müssen diese immer in genauem Wortlaut wiedergegeben werden.
  • Wie wurde abgestimmt (mit Handzeichen, schriftlich, mündlich oder geheim)?