Mitgliedsbeiträge - Wissen rund um den Mitgliedsbeitrag, wer zahlt Beiträge.

Mitgliedsbeiträge sind eine wichtige Einnahmequelle und Bestandteil der Vereinsverwaltung. Sie sind häufig die einzige kontinuierliche Einnahmequelle im Verein und gleichzeitig ein sensibles Thema.

Denn eine Mitgliedschaft im Verein soll der breiten Masse der Bevölkerung möglich sein und dennoch einen Grundpfeiler für die Existenz eures Vereins darstellen, kann also nicht kostenfrei sein. Hier kannst du die wichtigsten Informationen zum Thema Mitgliedsbeiträge imBereich Vereine in Erfahrung bringen.

Ganz wichtig: die Satzung

In der Vereinssatzung kannst du dieHöhe desMitgliedsbeitrags festlegen. Das Festlegen desMitgliedsbeitrags ist nicht zwingend notwendig und nicht zu empfehlen. Ist dieHöhe des Mitgliedsbeitrags in der Satzung festgelegt, kann einer Veränderung daran nur mit Einverständnis der Vorsitzenden innerhalb einer Mitgliederversammlung erfolgen. Einen Termin für die Mitgliederversammlung zu finden kann viel Zeit in Anspruch nehmen und müßig sein. Unter Umständen wird der Änderungsvorschlag auch abgewiesen.

Was du auf jeden Fall in deiner Vereinssatzung festlegen solltest, ist die Form der Abrechnung. Hier hast du die Möglichkeit die Taktung festzulegen, also in welchen Zyklen der Mitgliedsbeitrag eingezogen werden soll:

• wöchentlich
• monatlch
• quartalsweise
• jährlich

Des Weiteren kannst du festlegen ab wann die Mitgliedschaft berechnet wird. Wird jederTag einzeln gezählt und berechnet oder zählst du lediglich dieMonate ab Beginn der Mitgliedschaft?

Achtung!

Wird die Höhe der Mitgliedsbeiträge in der Satzung eures Vereins definiert, müsst ihr jedes Mal eine Satzungsänderung beschließen, wenn dieBeiträge erhöht werden sollen.

Außerdem muss eure Vereinssatzung sämtliche Beitragsarten genau regeln und festlegen – zum Beispiel einmalige Sonderbeiträge wie eine Aufnahmegebühr oder Sonderumlagen im Verein.

Im Idealfall legt ihr eure Vereinssatzung so an, dass sie eine gesonderte Beitrags – bzw. Finanzordnung beinhaltet, um die Vereinsverwaltung zu vereinfachen. Die Beitragsordnung ist Bestandteil der Satzung eines Vereins und regelt Details zu den Mitgliedsbeiträgen. ZumBeispiel Höhe und Staffelung der Mitgliedsbeiträge, Rabatte und die Fälligkeit.

Wie hoch sollten eure Mitgliedsbeiträge sein?

Einfach ist dieFrage nicht zu beantworten, denn jeder Verein ist eine Welt für sich und sollte seine Vereinsverwaltung nach seinen eigenen Bedürfnissen organisieren. Denn einerseits braucht euer Verein diese als finanzielleGrundlage, andererseits muss eine Mitgliedschaft für eure Clubmitglieder auch bezahlbar sein. Für eine optimale Vereinsverwaltung sollten eure Mitgliedsbeiträge also weder zu hoch, noch zu niedrig angesetzt werden.

Wenn ihr faire Mitgliedsbeiträge erheben und gleichzeitig die Existenz eures Vereins sichern möchtet, bietet sich folgende Rechengrundlage an:

Ausgaben minusEinnahmen pro Jahr. Die errechnete Differenz bildet dieGrundlage für den Mitgliedsbeitrag im Verein.

Nun sollte ein Puffer eingeplant werden. Der Puffer sollte groß genug sein und folgende Faktoren berücksichtigen: Zahlungsunfähigkeit der Sponsoren, Wegfall anderer Einnahmequellen wie Eintrittsgelder, sinkende Anzahl von Vereinsmitgliedern, unerwarteteAusgaben wie Reparaturen etc. .

Die nächsteFrage: Mit wie vielen Ein- und Austritten pro Kalenderjahr ist zu rechnen? Hierbei helfen Statistiken, um etwaige Muster über das Jahr zu erkennen. Halte alle Daten dazu fest, um für das nächste Jahr zu planen.

Der Differenz ausEinnahmen undAusgaben fügt ihr nun den Pufferwert hinzu. Das Ergebnis teilt ihr durch die Anzahl der zu erwartenden Clubmitglieder – schon habt ihr euren Mitgliedsbeitrag.

Tipps zur Erhöhung der Mitgliedsbeiträge:

Wenn du die Mitgliedsbeiträge erhöhen möchtest, solltest du einige Dinge beachten. Eure Member werden über die Erhöhung sicherlich nicht immer begeistert sein. Damit sie (hoffentlich) dennoch gerne zahlen, hier ein paar Hinweise:

• Erhöhe die Beiträge nicht zu sehr auf einmal, sondern in kleinen Schritten.
• Begründe die Beitragserhöhung. Werden größere Anschaffungen im Verein benötigt oder wird eventuell ein neuer Trainer eingestellt?
• Informiere deine Mitgliedschaft regelmäßig über die finanzielle Situation deines Vereins. Durch die Transparenz schaffst du Vertrauen und erhöhst das Verständnis für die Beitragserhöhung und somit auch die Zahlungsmoral im Verein.
• Staffelungen und Rabatte in der Vereinsverwaltung: Sehr effektiv ist eine unterschiedliche Beitragsstaffelung im Verein. Die Mitgliedsbeiträge werden üblicherweise nach Alter, Berufsstand und Zugehörigkeit zu anderen Mitgliedern gestaffelt.

Welche Rabatte und Staffelungen sind möglich und welche nicht?

Eine interne Staffelung ist auch denkbar und vollkommen legitim. Aktive Vereinmitglieder sollten wenigerBeiträge bezahlen. Inaktive Member sollten mehr bezahlen.

Durch eine Staffelung deiner Mitgliedsbeiträge, die abhängig von der Partizipation der Mitglieder ist, können die Vereinseinnahmen gesteigert werden und deine Mitglieder motiviert werden häufiger am Vereinsleben teilzunehmen.

Für Fördermitglieder hingegen sollte der mindestens 2 bis 10 fache Jahresbeitrag vereinbart werden. Juristische Personen, Kommunen oder politische Parteien sollen durch bessere Unterteilung der verschiedenen Beitragszahler voreingenommen beachtet werden. So lassen sich auch die Vereinsideen einfacher und effizienter umsetzen.

Viele Vereine bieten Rabatte für bestimmte Personengruppen an oder bieten ihr Angebot sogar kostenfrei an, z.B. für Flüchtlinge, Arbeitssuchende und körperlich oder geistig Eingeschränkte. Du kannst ermäßigte Vereinsbeiträge in deiner Vereinsverwaltung festlegen für beispielsweise Kinder, Rentner, Studenten, etc. .

Auch rabattierte Familienmitgliedschaften sind eine beliebte Beitragsart. Familien können mit nur einem Mitgliedsbeitrag abgerechnet werden. So müssen nicht für jedes Vereinsmitglied separat Daten erhoben werden, sondern nur die Daten des Ansprechpartners bzw. Zahlers.

Alle Mitgliedsbeiträge und Zahlungen kannst du mit der Campai Vereinssoftware erfassen, speichern und organisieren.

Wie wird gezahlt? Monatlich? Vierteljährlich? Halbjährlich?

Jede dieser Varianten hat Vor- und Nachteile für die Vereinsverwaltung und deine Mitglieder.

Wird der Mitgliedsbeitrag mtl. a gerechnet, ist es für das Vereinsmitglied angenehm, da der Beitrag pro Monat nicht so hoch ist. EineZahlung im Jahresrhythmus hingegen ist für den Kassenwart des Vereins am bequemsten, für das Mitglied dagegen weniger – schließlich ist der Gesamtbetrag in einer Summe verlangt.

Gut zu wissen:

Je nach Vereinssatzung und Genehmigung durch das Finanzamt, sind die Mitgliedsbeiträge bei einem Mitglied steuerlich absetzbar. Das steht dann im Bescheid des Finanzamtes und macht deine Mitgliederverwaltung effizienter bzw. kostengünstiger.

Was tun, wenn ein Mitglied nicht zahlt?

Immer wieder kommt es vor, dass ein Vereinsmitglied seinen Beitrag nicht zahlt. Das ist immer ärgerlich. Doch nicht nur das, es kann weitreichende Konsequenzen für euren Verein nach sich ziehen.

Ebenfalls wissenswert:

Euer Schatzmeister oder dessen Vertreter ist dafür zuständig, die Vereinsbeiträge von den Mitgliedern einzuziehen. Kommt ein Mitglied bei der Bezahlung in Verzug, so ist das gesamte Mahnwesen Aufgabe des Schatzmeisters.

Schatzmeister oder Inkassobüro?

Je nachdem, wie viele Member euer Verein hat, besteht auch die Option, ein Inkassobüro mit dem Mahnwesen zu beauftragen. Das bietet sich vor allem für sehr große Vereine an – wenn so viele Clubmember in Zahlungsverzug gelangen, dass ein Einzelner oder zwei Personen es nicht schaffen, das Mahnwesen durchzuführen.

Es gibt mehrere Schritte, die du unternehmen solltest, um die fälligen Vereinsbeiträge von eurem Vereinsmitglied zu erhalten.

Nachfragen – Brief und E-Mail

Schicke dem Vereinsmitglied eine freundliche Erinnerung in via E-Mail und eines Briefes. Versuche, einen verständnisvollen, aber bestimmtenTon zu treffen, denn dein Verein ist auf das Geld angewiesen.

Nachfragen – Telefon

Solltest du keine Reaktion erhalten, scheue dich nicht vor einem Anruf. Eine persönliche Nachfrage ist für das Vereinsmitglied verbindlicher als eine schriftliche. Erinnere freundlich daran, dass der Mitgliedsbeitrag fällig ist und gib ein Zahlungsziel vor.

Erste schriftliche Mahnung

Erhält euer Verein keinen Zahlungseingang innerhalb der vereinbarten Frist, verfasse ein Mahnschreiben mit einer Zahlungsaufforderung. Schicke es als Brief mit einer Frist.

Zweite schriftliche Mahnung – Drohung des Vereinsausschlusses

Wenn das Vereinsmitglied immer noch nicht zahlt, schicke ein zweites Mahnschreiben in Briefform. Hierin solltest du mit dem Ausschluss aus dem Verein drohen, sofern dieZahlung weiterhin ausbleibt.

Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Das Vereinsmitglied hat den Beitrag auch nach mehrfacher Aufforderung nicht beglichen? Nun ist es so weit – es wird leider unangenehm. Du musst ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, um die Rückstände einzutreiben.

Sicher ist sicher

Die letzten beiden Schritte mögen rabiat erscheinen, dennoch sind sie erforderlich, wenn dir der Fortbestand deines Vereins am Herzen liegt. Es ist der Kassenwart oder ein anderes für das Mahnwesen zuständige Vorstandsmitglied dafür verantwortlich, die Beiträge einzutreiben.

Ob euer Schatzmeister die ausstehenden Mitgliedsbeiträge selber einfordert, oder ob ihr diese unliebsame Prozedur einem Inkassobüro überlasst, ist natürlich eine Frage des Geschmacks – und derFinanzen. Das Wichtigste für euren Verein ist in jedem Fall, dass ihr die Beiträge erhaltet.

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