Organisation einer Veranstaltung

Organisation einer Veranstaltung – darauf müsst ihr achten
Veranstaltungen bereichern das Vereinsleben. Ob Jubiläumsparty, Tag der offenen Tür, Ausstellung oder Wettbewerb – die Organisation ist das Wichtigste, wenn es um den Erfolg eurer Veranstaltung geht.

Hier findet ihr einen Überblick und wichtige Links über die wichtigsten Bereiche für die Organisation und Durchführung einer Veranstaltung.
Anmeldung beim Gewerbeamt

Handelt es sich um eine öffentliche Veranstaltung, muss diese spätestens 4 Wochen vor dem Termin beim Gewerbeamt angemeldet werden.

Erfüllt ihr alle Auflagen und das Amt hat keine Einwände? Prima, denn dann kann eure Veranstaltung stattfinden.
Versicherungen

Die Vereinshaftpflichtversicherung sichert euren Verein ab, eine Veranstalterhaftpflicht die Aktivitäten eures Vereins. Diese beiden Versicherungen sind enorm wichtig!

Erhebt jemand Schadensersatzansprüche oder stellt unberechtigte Forderungen an euren Verein? Ihr müsst Personen- oder Sachschäden bezahlen? Die Vereinshaftpflicht- und die Veranstalterhaftpflichtversicherung kümmern sich darum.

Einige Aktivitäten eures Vereins können in der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) pflichtversichert sein, ohne dass ihr einen Beitrag dafür zahlt (SGB VII§2). Die Verwaltungsberufsgenossenschaft versichert die Arbeit der gewählten Vorstandsmitglieder.

http://www.vbg.de/ehrenamt

Sachversicherungen versichern Ausstattungen, Werkzeuge, Maschinen, Einrichtungsgegenstände gegen verschiedene Gefahren. Das kann Vandalismus sein, Feuer, Einbruch, Diebstahl oder auch Schäden, die durch das Wetter bedingt werden wie zum Beispiel Sturm oder Hagel.

Genehmigungen und Gesetze

Ihr habt eure Veranstaltung angemeldet und sie wurde genehmigt? Dann solltet ihr euch daran machen, die vielen Auflagen zu erfüllen, die damit verbunden sind.

Abgabenordnung

Je nachdem, welche Art von Veranstaltung ihr plant, erfolgt eine Einordnung durch das Finanzamt. Es wird unterschieden zwischen

  • geselligen Veranstaltungen

Essen, Trinken, Heiterkeit … der Klassiker unter den Vereinsveranstaltungen muss versteuert werden. Treffen sich die Mitglieder eines Vereins zu einem gemütlichen Beisammensein, das nicht dem in der Satzung definierten Zweck dient, müssen die Einnahmen versteuert werden.

  • zweckbetrieblichen Veranstaltungen

Dient eure Veranstaltung nur dem in eurer Satzung Zweck – was äußerst selten ist – ist sie als zweckbetriebliche Veranstaltung nicht steuerpflichtig.

Die Übergänge zwischen diesen Veranstaltungen sind oft fließend, und das Finanzamt spricht Veranstaltungen natürlich gerne einen geselligen Charakter zu.

Gemeinde-/Stadtvorschriften

Möchtet ihr mit Plakaten für eure Veranstaltung werben?

Ohne Genehmigung ist das leider verboten. Die Regelungen sind von Bundesland zu Bundesland verschieden. Wo ihr welches Plakat aufhängen dürft, erfahrt ihr bei der örtlichen Verwaltung. Diese kann euch eine kostenpflichtige Genehmigung ausstellen.

Habt ihr ein Gelände im öffentlichen Raum angemietet, zu dem ein Parkplatz gehört? Dann seid ihr für die Dauer eurer Veranstaltung für die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften zuständig, auch wenn der Parkplatz normalerweise zur Stadt oder Gemeinde gehört.

Hygienevorschriften

Wollt ihr euren Gästen ein gastronomisches Angebot offerieren, muss eine Vielzahl von Auflagen erfüllt werden. Es gibt gesetzliche Vorschriften, die eigentlich fast alle selbsterklärend sind.

Eine Übersicht findet ihr hier:

https://www.lsvs.de/fileadmin/user_upload/LSVS/Vereinsservice/PDFs/Downloads/Informationsblaetter/0002_hinweise_zum_umgang_mit_lebensmitteln_bei_vereinsfe.pdf

Immissionsschutzrecht

Damit eure Nachbarn sich nicht belästigt fühlen durch Lärm oder laute Musik, durch erschütterungen, Licht oder sonst eine Begleiterscheinung eurer Veranstaltung, gibt es das Immissionsschutzgesetz. Dieses ist keinesfalls dazu da, um euch den Spaß zu verderben. Vielmehr soll es dem Schutz von Menschen, Tieren und Pflanzen vor Störfaktoren dienen.

Das gesamte Gesetz könnt ihr hier sehen:

https://www.gesetze-im-internet.de/bimschg/

 

GEMA

Musik gehört für euch einfach dazu? Wenn ihr eine öffentliche Veranstaltung plant, auf der ihr Musik wiedergeben wollt, müsst ihr das unbedingt bei der GEMA anmelden. Diese erhebt Gebühren. Nicht immer ist ersichtlich, wie diese Gebühren zustande kommen.

Wie überall anders auch gilt auch hier: Unwissenheit schützt nicht vor Strafe.

Über die GEMA herrschen oft Unklarheiten und ein gefährliches Halbwissen. Wir klären auf über die wichtigsten Aspekte in Bezug auf die GEMA.

  • Die Anmeldung bei der GEMA muss vor eurer Veranstaltung erfolgen. Vergesst ihr das und meldet euch erst im Nachhinein, erhebt die GEMA Strafgebühren in Höhe der doppelten ursprünglichen Gebühren.
  • Die Höhe der Kosten ist höher als erwartet? Das ist leider oft der Fall, denn nicht immer kann man nachvollziehen, wie die Gebühren sich zusammensetzen. Zum Beispiel wird auf einem Weihnachtsmarkt die Größe des gesamten Platzes mit angerechnet und nicht nur der Bereich, der beschallt wird.
  • Für die Anmeldung ist immer der Veranstalter zuständig.
  • Die GEMA hat nichts mit der Künstlersozialkasse zu tun. Immer wieder kommt es vor, dass das verwechselt wird. Dabei ist es ganz einfach: Die KSK versichert die Künstler, die GEMA vergibt Lizenzen für die Wiedergabe von Musik.
  • Es spielt keine Rolle, ob die Musik live abgespielt wird oder vom Plattenteller.

Deutschland ist ein Land mit vielen bürokratischen Vorgaben. Damit ihr alles richtig macht, solltet ihr am besten Fachleute einschalten.

Ist eure Vereinsveranstaltung endlich professionell organisiert, könnt ihr nach Herzenslust feiern.