Entdecke einen unserer Partner und seine Erfahrungen mit campai! Faschingsgesellschaft Illesheim 1993 e.V.

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Wir die Faschingsgesellschaft Illesheim 1993 e.V., die ihre Mitgliederverwaltung digital aufstellte und dabei Zeit und Geld sparte!

Herausforderung

  • Administrative Aufgaben des Vereins mit Hilfe einer Vereinsverwaltungssoftware zeitsparend, effizient und kostengünstig erledigen
  • Moderne Plattform für die Mitglieder bieten, die einfach und intuitiv zu bedienen ist und eine hohe Akzeptanz ermöglicht
  • Ein System für alle Verwaltungstätigkeiten
  • Flexibles, auf den Verein anpassbares System, das stetig weiterentwickelt wird
  • Persönlicher und zuverlässiger Kundenservice

Lösung

  • Cloudbasierte, digitale Vereinsverwaltungssoftware campai ONE, die bedarfsgerecht an den Verein angepasst werden konnte
  • Zielgerichtete Gespräche mit den Entwicklern, in denen die Wünsche und Bedürfnisse des Vereins berücksichtigt wurde
  • Start zunächst mit der reinen Mitgliederverwaltung, sodann Ausweitung der Funktionen auf alle administrativen Bereiche und einheitliche Lösung
  • Spürbare Reduzierung des Aufwandes für die gesamte Vereinsverwaltung
  • Dank der modernen Plattform hohe Akzeptanz bei den Mitgliedern

Ausgangslage

Die Faschingsgesellschaft Illesheim 1993 e.V. ist ein Verein mit etwa 300 Mitgliedern, der seine Mitgliederverwaltung zukunftsfähig, effizient und zeitsparend aufstellen wollte. Dafür sollte eine digitale Vereinsverwaltungssoftware angeschafft werden, die sowohl flexibel als auch modern ist und stetig weiterentwickelt wird.

Wichtig war dem Verein ein System, das eine moderne Plattform bietet, um eine hohe Akzeptanz bei den Mitgliedern zu erreichen. Zudem sollte ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt werden, damit zukünftig alle administrativen Aufgaben über ein System abgewickelt werden können. Mit der Software sollte der Aufwand für die administrativen Tätigkeiten gemindert werden.

Die Software sollte zudem an die Bedürfnisse und Wünsche des Vereins individuell angepasst werden, um die vorhandenen Strukturen zielführend abzubilden. Zunächst sollte mit der klassischen Mitgliederverwaltung begonnen werden und sodann nach und nach auch andere administrative Aufgaben mit der Vereinsverwaltungssoftware abgedeckt werden. Zudem wurde Wert auf einen zuverlässigen und kompetenten Kundenservice gelegt.

Problemstellung

Der Verein verfügte bereits über mehrere Systeme, die die Vereinsverwaltung erleichtern sollten. Kein System bot dabei jedoch die Möglichkeit, alle Aufgaben komplett abzuwickeln, sodass sich deutliche Einschränkungen bei der Nutzung und Vereinsverwaltung ergaben. Hierdurch litt auch die Bedienbarkeit und die Vereinsarbeit wurde zu sehr eingeschränkt.

Da es sich um einen Verein mit ca. 300 Mitgliedern handelt, war es zudem schwierig, ein System zu finden, dass an die Strukturen des Vereins angepasst werden konnte. Individuelle Bedürfnisse und Wünsche des Vereins konnten nur sehr eingeschränkt berücksichtigt werden.

Die Faschingsgesellschaft Illesheim 1993 e.V. wollte zudem ein System erwerben, das ständig weiterentwickelt wird und damit auch auf Dauer zukunftsfähige Features bietet, um die Vereinsarbeit zu erleichtern. Der zeitliche Aufwand und die Kosten für die Vereinsverwaltung sollten deutlich reduziert werden, um diese Ressourcen wieder in die wichtigen Punkte der Vereinsarbeit investieren zu können.

Lösung

In den ersten Gesprächen mit den Entwicklern von campai wurden die Bedürfnisse und Wünsche des Vereins geäußert, um eine Vereinsverwaltungssoftware zu erhalten, die auch auf die Strukturen des Vereins passt. Dabei wurde insbesondere Wert auf einen zuverlässigen und serviceorientierten Kundenservice gelegt. Überzeugt hat das moderne Design von campai und der persönliche Kontakt in den Gesprächsrunden.

Gestartet wurde die Kooperation mit der Mitgliederverwaltung. Da diese in allen Punkten überzeugen konnte, wurde sodann auch die Kommunikation über die digitale Vereinsverwaltungssoftware mit der App Chapster geführt. Hierdurch gelang es dem Verein, den direkten Kontakt zu den Mitgliedern schnell und modern zu gestalten. In einem nächsten Schritt wurde diese Kommunikation auf Rundschreiben und Einladungen per Mail, Post oder SMS ausgedehnt. So wurden die Mitglieder langsam an die neuen Möglichkeiten, die campai bietet, herangeführt.

Natürlich war die Einführung der digitalen Vereinsverwaltungssoftware am Anfang ein Umstieg und eine Umgewöhnung. Letztlich half zur Überzeugung der Mitglieder die einfache Bedienbarkeit und der moderne Auftritt der Software, sowie die effizienten Funktionen, deren positive Ergebnisse im Verein spürbar waren. Gerade die standardisierte Kommunikationsmethode erleichterte den Mitgliedern den Aufwand enorm, sich im Verein einzubringen, Ideen zu äußern und Rückfragen zu stellen.

Als letzter Schritt wurde noch die Buchhaltung komplett in campai ONE übertragen. Entscheidender Punkt war die Möglichkeit, den Kontenrahmen und die EÜR perfekt auf die Bedürfnisse des Vereins anzupassen. Genau diese persönlichen Anpassungsmöglichkeiten und die Unterstützung durch den freundlichen Support machten für den Verein den entscheidenden Unterschied.

Gesucht wurde eine flexible, moderne Software, die ständig weiterentwickelt wird. Mit campai ONE wurde diese gefunden. Dadurch, dass der Verein sehr früh mit campai kooperierte, konnte auch Einfluss auf die Entwicklung genommen werden. Die Tatsache, dass campai wirklich "Verein denkt" wurde immer wieder bestätigt. Im gesamten Vorstand des Vereins herrscht Einigkeit, dass man mit campai nicht nur wie gewünscht ein gutes System gefunden hat, sondern auch einen Partner, mit dem man den Verein zukunftssicher weitergestalten und aufstellen kann.

Fazit

Dank der Kooperation mit campai ist es dem Verein gelungen, die Vereinsverwaltung zukunftssicher und effizient aufzustellen. Die Mitglieder konnten von dem modernen System, welches besonders leicht zu bedienen ist, überzeugt werden und profitieren jetzt von einer modernen Plattform, die die Vereinsarbeit erleichtert. Das ganzheitliche System wurde dank dem freundlichen und zuverlässigen Kundenservice perfekt auf die Wünsche und Bedürfnisse des Vereins angepasst. Mit campai spart der Verein Zeit, Aufwand und Geld und blickt zukunftssicher in die Zukunft.

 

FG Illesheim 1993 e. V.
Hildenseestraße 6
91593 Burgbernheim
Präsident

Dirk Schuster
Tel.: 0151 68403755
eMail: praesident@fg-illesheim.de

Illesheim

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