Vereine und Steuererklärungen – abgeben oder nicht?

Jede Organisation in Deutschland unterliegt der Steuerpflicht, ob die Steuerpflicht auch zu einer Steuerzahlung führt, prüft das Finanzamt.

Viele Vereine wissen gar nicht, ob sie dazu verpflichtet sind eine Steuererklärung einzureichen oder nicht. Gesetzlich ist aber jeder Verein verpflichtet, eine Steuernummer zu beantragen und eine Steuererklärung abzugeben. Wenn eine Aufforderung durch das Finanzamt kommt, muss der Verein die letzten 10 Jahre aufarbeiten und die fälligen Steuererklärungen nachreichen. Jeder Verein, der bis jetzt noch keine Steuernummer hat, ist gut beraten freiwillig und umgehend seine Steuererklärung mit Hilfe der steuerberatenden Berufe einzureichen.

Ein Beispiel aus Sachsen-Anhalt: Ein Kontobevollmächtigter wurde vom Finanzamt angeschrieben zu den Kontobewegungen des Kontoinhabers (beim Verein) eine Steuererklärung abzugeben. Dabei prüfte das Finanzamt, ob vom Kontoinhaber eine Steuererklärung vorgelegt wurde.  Wenn nicht, wird der Bevollmächtigte angeschrieben. 

Ein anderer Weg, wie das Finanzamt auf Vereinsaktivitäten aufmerksam wird, sind die Anschaffungsrechnungen: Wenn etwa der Verein Waren einkauft, dann ist er Rechnungsempfänger, und zahlt Umsatzsteuer. Der Verkäufer führt die Umsatzsteuer mit den Käuferdaten an das Finanzamt ab.

Bei sehr vielen Vereinen läuft das Konto auf den Vorsitzenden als „Treuhandkonto“.

Beispiel aus Mecklenburg-Vorpommern: Ein Jugendhaus kaufte beim Getränkelieferanten für 8.000 Euro im Jahr ein. Das Finanzamt schätzte einen Umsatz von 32.000 Euro (Faktor 4 – wie bei Gastronomen) und erließ einen Umsatzsteuerbescheid über 6.000 Euro. Es dauerte 2 Jahre, bis ein richtiger Bescheid über die tatsächliche Summe erstellt wurde: 2.200 Euro.      

Ein Verein kann nur gemeinnützig sein, wenn er dies vom Finanzamt bestätigt bekommt. Viele Vereine beantragen einen Nichtveranlagungsbescheid. So sind sie von der Steuerzahlung befreit.

Trotzdem sollten Vereine wissen, dass sie – was die Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer angeht – alle 3 Jahre diesbezüglich geprüft werden. Bei dieser Kontrolle wird dann ermittelt, ob die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung immer noch vorhanden sind: z.B. durch die Vorlage der Geschäftsberichte.

Gemeinnützige Vereine haben Steuervorteile bei der Einstellung von Mitarbeitern.  Zuerst werden die steuer- und sozialversicherungsfreien Beträge ausgezahlt. Erst bei Überschreitung (EStG 3, 26 ff) wird eine Anmeldung bei der Minijobzentrale oder Sozialversicherungsträger fällig.

Was Vereine wissen müssen

Jeder Verein ist dazu verpflichtet eine Körperschaftsteuererklärung einzureichen. Auch wenn er keine Geschäfte ausübt, die Gewinne abwerfen. Der Vordruck Gem1 ist immer abzugeben. Eine Steuerzahlung ist erst ab einem Umsatz von über 35.000 Euro fällig, bei Sportvereinen liegt die Grenze bei 45.000 Euro. Alle 3 Jahre möchte das Finanzamt hierüber einen Nachweis sehen.

Wann muss die Umsatzsteuererklärung eingereicht werden?

Sobald ein Verein die Kleinunternehmergrenze überschritten hat (17.500 Euro), ist er zur Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Zu der Umsatzsteuer zählen nicht die Einnahmen aus dem idellen Bereich, wie Mitgliedsbeiträge, Zuschüsse, Spenden oder Projektgelder. Nur die Einnahmen aus der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb und dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb werden addiert. Die einzelnen Umsatzsteuersätze sind unterschiedlich. Der Zweckbetrieb wird mit 7 % berechnet, der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb mit 19 %.

Wenn die jährliche Umsatzsteuerlast über 1.000 Euro liegt, muss außerdem ¼-jährlich die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben werden.

Sollte die Steuerschuld 7.500 Euro überschreiten, ist eine monatliche Voranmeldung Pflicht.

Wann fällt die Lohnsteuer an?

Wenn für den Verein Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter tätig sind, die über den Freibeträgen von 720 bzw. 2.400 Euro liegen, muss der Verein für sie monatliche Lohnsteuer entrichten.

Was ist bei Spenden zu beachten?

Das Finanzamt wird sich bei Spenden fragen, ob die Einnahmen und der Aufwand hierfür verhältnismäßig sind. Wenn die Verwaltungskosten und Werbekosten gegenübergestellt werden, wird dies ersichtlich.

Welche Faktoren müssen bei der Aufwandsentschädigung berücksichtigt werden?

Für die Erstattung von Aufwendungen gibt es eine gesetzliche Grundlage (§ 670 BGB). Gibt die Satzung des Vereins eine Vergütung überhaupt her? Für das Finanzamt ist dies relevant.

Was gibt es zur Ehrenamtspauschale / Nebenberufspauschale zu sagen?

Ist in der Satzung festgelegt, dass diese Pauschale auch gezahlt werden darf? Wichtig ist folgende Aussage: Aufwendungsersatz und eine angemessene Vergütung im Rahmen der steuerlichen Möglichkeiten werden gewährt – Können gewährt werden, ist im Sinne der Finanzverwaltung NICHT rechtsverbindlich und wird nicht anerkannt.

Wie sieht es mit Rücklagen des Vereins aus?

Für das Finanzamt ist relevant, ob der Verein Rücklagen bildet, die im gesetzlich erlaubten Rahmen sind und welche. Diese sollten immer ordentlich begründet werden, z.B. Anschaffung von Software, Hardware, Immoblienfinanzierung etc.

Wird das Geld, das der Verein bekommen hat, auch schnell und umgehend verwendet?

Für das Finanzamt muss eindeutig nachvollziehbar sein, dass die Mittel für satzungsgemäße Zwecke zeitnah eingesetzt wurden. Achtung: Die Frist von längstens 2 Jahren gilt, nach der Aufforderung des Finanzamtes.

Wie wird gewirtschaftet? Ökonomisch, im Zweckbetrieb oder im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb?

Ein gemeinnütziger Verein muss nach der jeweiligen Satzung, dem dort verankerten Ziel und Zweck handeln. Ausnahmen bis zu einem Gewinn von 5.000 Euro sind möglich. Dies wird vom Finanzamt überprüft.

Was ist beim Kassenbericht zu beachten?

Kassenberichte, die in der Mitgliederversammlung präsentiert werden, werden vom Finanzamt geprüft: Achtung: die 3-Jahres-Frist wird bei der Steuererklärung zugrunde gelegt. Anhand dieser Zahlen wird kontrolliert, ob der Verein schwerpunktmäßig gemeinnützig tätig ist.

Herzlichen Dank an Rene Hissler, vom Bundesverband deutscher Vereine und Verbände e.V., für die fachliche Unterstützung.