Mitgliedsbeiträge

Mitgliedsbeiträge

Mitgliedsbeiträge sind eine wichtige Einnahmequelle von Vereinen. Sie sind vor allem die einzige kontinuierliche Einnahmequelle und gleichzeitig ein sensibles Thema. Denn eine Mitgliedschaft im Verein soll der breiten Masse der Bevölkerung möglich sein und dennoch einen Grundpfeiler der Existenz eures Vereins darstellen. Hier kannst du die wichtigsten Informationen zum Thema Mitgliedsbeiträge in Erfahrung bringen.


Ganz wichtig: die Satzung

In der Vereinssatzung festgelegt werden sollte ​nicht die Höhe des Mitgliedsbeitrags​, sondern lediglich die Form – also ob periodisch oder einmalig und auch, ob die Mitglieder verpflichtet sind, eine Einzugsermächtigung zu erteilen.

Achtung

Wird die Höhe der Mitgliedsbeiträge in der Satzung eures Vereins definiert, müsst ihr jedes Mal eine Satzungsänderung beschließen, wenn die Beiträge erhöht werden sollen.

Außerdem muss eure Satzung sämtliche Beitragsarten genau regeln und festlegen – zum Beispiel einmalige Sonderbeiträge wie eine Aufnahmegebühr oder Sonderumlagen.

Im Idealfall legt ihr eure Satzung so an, dass sie eine gesonderte Beitrags – bzw. Finanzordnung beinhaltet.

Die Beitragsordnung ist Bestandteil der Satzung und regelt Details zu den Mitgliederbeiträgen.​ Zum Beispiel Höhe der Mitgliedsbeiträge, Rabatte und die Fälligkeit.


Wie hoch sollten eure Mitgliedsbeiträge sein?

Einfach ist die Frage nicht zu beantworten.

Aufnahmegebühren dürfen erhoben werden. Denn einerseits braucht euer Verein diese als finanzielle Grundlage, andererseits muss eine Mitgliedschaft für eure Mitglieder auch bezahlbar sein. Die Mitgliedsbeiträge dürfen weder zu hoch, noch zu niedrig, also beispielsweise nicht unter 30 € im Jahr, angesetzt werden. 

Wenn ihr faire Mitgliedsbeiträge erheben und gleichzeitig die Existenz eures Vereins sichern möchtet, bietet sich folgende Rechengrundlage an:

Ausgaben pro Jahr minus Einnahmen pro Jahr. Die errechnete Differenz bildet eine Grundlage für den Mitgliedsbeitrag.

Plant einen zusätzlichen Puffer ein!

Der Puffer sollte groß genug sein und folgende Faktoren berücksichtigen: Zahlungsunfähigkeit der Sponsoren, Wegfall anderer Einnahmequellen wie Eintrittsgelder, sinkende Anzahl von Mitgliedern, unerwartete Ausgaben wie Reparaturen etc.

Mitgliederzahl: mit wie vielen Ein- und Austritten pro Jahr ist zu rechnen? 

Der Differenz aus Einnahmen und Ausgaben fügt ihr den Pufferwert hinzu. Das Ergebnis teilt ihr durch die Anzahl der zu erwartenden Mitglieder – schon habt ihr euren Mitgliedsbeitrag. 


Tipps zur Erhöhung der Mitgliedsbeiträge

Wenn du als Vorstand deines Vereins die Mitgliederbeiträge erhöhen möchtest, solltest du einige Dinge beachten. Eure Mitglieder werden sicherlich nicht immer begeistert sein. Damit sie dennoch gerne bezahlen, hier ein paar Tipps:

Erhöhe die Beiträge nicht zu sehr auf einmal, sondern in kleinen Schritten. 

Begründe die Beitragserhöhung. Werden größere Anschaffungen benötigt oder wird eventuell ein neuer Trainer eingestellt?

Informiere deine Mitgliedschaft regelmäßig über die finanzielle Situation deines Vereins. Durch die Transparenz schaffst du Vertrauen und erhöhst das Verständnis für die Beitragserhöhung und somit auch die Zahlungsmoral.


Staffelungen und Rabatte

Sehr effektiv ist eine unterschiedliche Staffelung der Beiträge. Die Mitgliedsbeiträge werden üblicherweise nach Alter, Berufsstand und Zugehörigkeit zu anderen Mitgliedern gestaffelt.

Eine interne Staffelung ist auch denkbar und vollkommen legitim. So sollten aktive Mitglieder weniger Beiträge zahlen. Für Fördermitglieder hingegen sollte der mindestens 2 bis 10fache Jahresbeitrag vereinbart werden. Juristische Personen, Kommunen oder politische Parteien sollen durch bessere Unterteilung der verschiedenen Beitragszahler voreingenommen beachtet werden. So lassen sich auch die Vereinsideen einfacher und effizienter umsetzen.

Viele Vereine bieten Rabatte für bestimmte Personengruppen an. Du kannst ermäßigte Beiträge festlegen für beispielsweise Kinder, Rentner, Studenten, Arbeitslose, Flüchtlinge etc. Auch rabattierte Familienmitgliedschaften sind eine beliebte Beitragsart. 


Wie werden die Mitgliedsbeiträge gezahlt?

Monatlich? Vierteljährlich? Oder jährlich? 

Jede dieser Varianten hat Vor- und Nachteile.

Wird der Mitgliedsbeitrag monatlich gezahlt, ist es für das Vereinsmitglied angenehm, da der Beitrag pro Monat nicht so hoch ist. Eine Zahlung im Jahresrhythmus hingegen ist für den Kassenwart der Vereins am bequemsten, für das Mitglied dagegen weniger – schließlich ist der Gesamtbetrag in einer Summe fällig. 

Steuerliche Anerkennung

Je nach Vereinssatzung und Genehmigung durch das Finanzamt, sind die Mitgliedsbeiträge bei dem Mitglied steuerlich absetzbar. Das steht dann im Bescheid des Finanzamtes.


Was tun, wenn ein Mitglied nicht zahlt?

Immer wieder kommt es vor, dass ein Mitglied seinen Beitrag nicht zahlt. Das ist immer ärgerlich. Nicht nur das, es kann weitreichende Konsequenzen für euren Verein nach sich ziehen. 

Gut zu wissen

Euer Schatzmeister oder dessen Vertreter ist dafür zuständig, die Beiträge von den Mitgliedern einzuziehen. Kommt ein Mitglied in Zahlungsverzug, so ist das gesamte Mahnwesen Aufgabe des Schatzmeisters.


Schatzmeister oder Inkassobüro?

Je nachdem, wie viele Mitglieder euer Verein hat, besteht auch die Möglichkeit, ein Inkassobüro mit dem Mahnwesen zu beauftragen. Das bietet sich vor allem für sehr große Vereine an – wenn so viele Mitglieder in Zahlungsverzug gelangen, dass ein Einzelner oder zwei Personen es nicht schaffen, das Mahnwesen durchzuführen.

Es gibt mehrere Schritte, die du unternehmen solltest, um die fälligen Beiträge von eurem Mitglied zu erhalten.

Nachfragen – Brief und E-Mail

Schicke dem Mitglied eine freundliche Erinnerung in Form einer E-Mail und eines Briefes. Versuche, einen verständnisvollen, aber bestimmten Ton zu treffen.

Nachfragen – Telefon   

Solltest du keine Reaktion erhalten, scheue dich nicht vor einem Anruf. Eine persönliche Nachfrage ist für das Mitglied verbindlicher als eine schriftliche. Erinnere freundlich daran, dass der Mitgliedsbeitrag fällig war. Gib ein Zahlungsziel vor.

Erste schriftliche Mahnung

Erhält euer Verein keinen Zahlungseingang innerhalb der vereinbarten Frist, verfasse ein Mahnschreiben mit einer Zahlungsaufforderung. Schicke es als Brief mit einer Frist.

Zweite schriftliche Mahnung – Drohung des Vereinsausschlusses

Wenn das Mitglied immer noch nicht zahlt, schicke ein zweites Mahnschreiben in Briefform. Hierin solltest du mit dem Ausschluss aus dem Verein drohen, sofern die Zahlung weiterhin ausbleibt.

Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Das Mitglied hat den Beitrag nicht gezahlt? Nun ist es so weit – du musst ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
Die letzten beiden Schritten mögen rabiat erscheinen, dennoch sind sie erforderlich, wenn dir der Fortbestand deines Vereins am Herzen liegt. Du als Kassenwart oder anderes für das Mahnwesen zuständige Vorstandsmitglied bist dafür verantwortlich, die Beiträge einzutreiben.

Hier findest du Vorlagen für eine Mahnung: https://rechnungen-muster.de/mahnung-muster

Ob euer Schatzmeister die ausstehenden Mitgliedsbeiträge selber eintreibt, oder ob ihr diese unliebsame Prozedur einem Inkassobüro überlasst, ist natürlich eine Frage des Geschmacks – und der Finanzen. Das Wichtigste für euren Verein ist in jedem Fall, dass ihr die Beiträge erhaltet.