Wenn du dir zutraust beim Verein als Kassenwart zu arbeiten, muss dir klar sein, dass dies eine sehr verantwortungsvolle und wichtige Aufgabe ist. Schließlich ist der Kassenwart vollständig für die Finanzen des Vereins zuständig.
Er muss die Vereinsgelder so geschickt wie möglich verwalten und dafür sorgen, dass so wenig wie möglich verschwendet wird. Weitere synonyme Bezeichnungen für diese Funktion sind übrigens Schatzmeister, Kassenführer, Kassenprüfer oder Kassierer.
Als Kassenwart musst du vor allem folgende Aufgaben erfüllen:
- die Vereinskasse so gewissenhaft wie möglich führen
- den Zahlungsverkehr abwickeln
- die Finanzlage dokumentieren und Veränderungen des Vermögens schriftlich festhalten
- die Steuererklärung anfertigen
- alle Einnahmen- und Ausgaben, die getätigt wurden, festhalten
- die Buchführung leiten
Wie kann dich der Verein bei deiner Arbeit als Kassenwart entlasten?
Wenn die Mitgliederversammlung des Vereins beschließt, dich und deine Arbeit als Kassenwart zu entlasten, können Schadenersatzansprüche gegen dich nicht geltend gemacht werden.
Allerdings kann nur eine vollzählige und rechtlich einwandfreie Mitgliederversammlung eine Entlastung des Schatzmeisters beschließen.
Wann kannst du als Kassenwart abberufen werden?
Wenn du als Schatzmeister auch zum Vorstand gehörst, kannst du nur dann Abberufen werden, wenn dafür auch ein wichtiger Grund vorliegt: grobe Fahrlässigkeit etwa. Oder unkorrekte Buchführung. Der Griff in die Vereinskasse zählt natürlich auch dazu.
Sollten diese Dinge wirklich geschehen sein, ist das Vertrauensverhältnis in der Regel derart zerrüttet, dass eine Weiterbeschäftigung nicht mehr möglich ist. Dabei ist es nicht relevant, ob diese Verfehlungen aus einer Pflichtverletzung heraus entstanden sind, oder ganz bewusst eingeleitet wurden. Es spielt auch keine Rolle, ob dem Verein dabei ein Schaden entstanden ist oder nicht.
Verein Kassenwart Aufgaben – Eine Liste mit Aufgaben, die du als Schatzmeister übernehmen musst
Vereinsbeiträge
- Beiträge erheben / dich um das Beitragswesen kümmern
- ausstehende Beiträge überprüfen
- Mahnungen schreiben / das Mahnwesen im Auge haben
- Anträge bearbeiten / Beitragsermäßigungen zustimmen, Beiträge stunden, Beiträge erlassen
Vereinskasse führen – Finanzverwaltung
- komplette Abwicklung von Zahlungen
- Buchführung leiten
- Jahresabschluss aufstellen
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung schreiben
- eine Inventarliste führen
- Kassenbericht erstellen
Vereinshaushalt führen
- jährlichen Haushaltsplan aufstellen
- Betriebsmittel und Geräte besorgen
- Betriebskosten abrechnen
- die Miete des Vereinshauses überwachen
- Kosten bei Veranstaltungen des Vereins verrechnen
Stammdatenpflege und Verwaltung der Mitglieder
- Mitglieder, die neu in den Verein gekommen sind anmelden und abmelden
- Änderungen an Stammdaten vornehmen
- Kontrolle der Mitgliederverwaltung
- ggf. die Mitgliedererfassung prüfen
Tipp: Diese Aufgaben erledigt unsere Mitgliederverwaltung für dich!
Verein Kassenwart – Delegation von Spenden
- Spenden entgegennehmen
- Zuwendungsbestätigungen ausstellen
Steuern und Abgaben abführen und überwachen
- steuerliche Dinge im Verein aufbereiten
- Steuererklärung ausfertigen
- Steuern abführen
Schatzmeister Verein – Vereinsvermögen verwalten
- Unterlagen an geeigneter Stelle lagern
- Wenn Liegenschaften des Vereins vorhanden sein sollten, deren Verwaltung
- Vermögen delegieren
Terminüberwachung
- Betriebskosten überwachen und abrechnen
- vereinbarten Beschlüsse von Ausgaben der Mitgliederversammlung kontrollieren
- Rechnungen und Ausgaben an Behörden überwachen
Im Vorstand aktiv sein / Beschluss-Kontrolle
- Du kannst und darfst dich bei Vertragsverhandlungen mit einbringen
- Erzielte Vereinbarungen überprüfen und kontrollieren
Lohn- und Gehaltszahlungen / Einhaltung von Arbeitgeberpflichten überwachen
- Abrechnung des Gehaltes, des Übungsleiterfreibetrages und der Ehrenamtspauschale und deren Auszahlung
- Anmeldung und Entrichtung der Beiträge an die Berufsgenossenschaft
- Arbeitgeberanteile nach gesetzlichen Vorgaben entrichten
Zuschüsse bearbeiten / Statistik
- Anträge zum Thema Zuschüsse aufbereiten
- Möglichkeiten zur Förderung prüfen
- Statistiken / Tabellen anfertigen
Kassenwarte im Verein – Verpflichtung zur Rechenschaft
Vorstandsmitgliedern, der Mitgliederversammlung und dem Finanzamt gegenüber bist du als Schatzmeister zur Rechenschaft verpflichtet.
Als Kassenwarte hast du viele Aufgaben und Pflichte, die weitreichende Konsequenzen haben können. Idealerweise bekommst du von deinem Verein eine gute Vereinssoftware zur Verfügung gestellt. Diese entlastet dich und trägt dazu bei, dass dir keine Fehler unterlaufen. Die Vereinsbuchhaltung ist nämliches keinesfalls trivial und darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden.