Was für jeden Verein unverzichtbar ist – Datensicherheit und Umgang mit Informationen

Was für jeden Verein unverzichtbar ist – Datensicherheit und Umgang mit Informationen

Damit sich die Vereinsmitglieder wohlfühlen und rechtlich alles abgesichert ist, sollten Vereine folgende Punkte immer im Auge haben:

Der richtige Umgang mit Daten

Seit dem 25.05.2018 greift die europäische Datenschutzgrundverordnung und diese fordert zu noch mehr Sorgfalt bei der Handhabung und Verarbeitung von Daten auf als zuvor. Die früher übliche Praxis, Informationen aller Art von Mitgliedern einzufordern, darf heute so nicht mehr angewandt werden. Die Tatsache, dass der Verein Beiträge vom Mitglied einzieht, erlaubt es nicht, jede Information von ihm zu bekommen.

Sind die Daten wirklich relevant?

Nach dem inkrafttreten dieser Datenschutzgrundverordnung wird nun noch mehr auf den Umgang von Daten geachtet. Jeder Verein sollte deshalb seine Datenverwaltung genau unter die Lupe nehmen. Ist die Erhebung wirklich notwendig? Braucht der Verein genau diese Information über sein Vereinsmitglied? Wie werden die Daten verwaltet? Erst wenn es für den Verein wirklich notwendig ist diese Daten zu bekommen, sollten sie auch eingefordert werden. Sie müssen immer mit den Vorgaben der neuen Gesetze übereinstimmen und die Kriterien erfüllen. Der Datenverarbeitungsprozess muss immer nachvollziehbar und rechtlich einwandfrei sein.

Datensicherheit und Weitergabe   

Dem Punkt Datensicherheit muss besonders viel Aufmerksamkeit gewidmet werden. Der Verein sollte offensichtlich machen, dass die Weitergabe von Daten an Dritte ausgeschlossen ist. Die Eindeutigkeit – gerade für dieses Thema – ist hier sehr wichtig. Vereine müssen gut erkennbar kommunizieren, wer für die Datensicherheit zuständig ist und das gewährleistet ist, dass die Daten sicher vor Unbefugten geschützt aufbewahrt werden.

Für zeitgemäße Hard- und Software sorgen

Für Vereine ist es ganz wichtig den Computer immer auf dem neuesten Stand zu halten und verfügbare Updates zu nutzen. Vereine sollten auch gründlich prüfen, wem sie die Verantwortung der Datenverwaltung anvertrauen. Sollte die Vereinsarbeit ehrenamtlich in den eigenen vier Wänden ausgeführt werden, muss eindeutig ausgeschlossen sein, dass andere Familienmitglieder Zugriff auf die Daten von Vereinsmitgliedern haben.

Technische Probleme sind nicht völlig auszuschließen

Es wird immer wieder vorkommen, dass eine technische Störung vorliegt oder Unbefugte versuchen auf die Website zuzugreifen, um Schaden anzurichten bzw. Daten zu stehlen. Für diesen Fall sollten schon im Vorfeld Vorkehrungen getroffen werden, wie dann vorgegangen werden soll. Vereine sollten deshalb immer regelmäßig ihre Daten sichern, um vor Datenverlust geschützt zu sein.  

Wenn Daten abhanden gekommen sind

Sollten wirklich einmal Daten entwendet worden sein, oder eine Schadsoftware den Zugriff sabotiert, muss der Verein schnell und effektiv handeln. Grundsätzlich muss jedes Abhandenkommen von Daten dem Datenschutzzentrum mitgeteilt werden. Für Vereine ist dies sehr wichtig, weil bei Verstoß hohe Bußgelder gezahlt werden müssen.

Fazit: Vereine sollten sich deshalb für eine kostenfreie, erprobte und verlässliche Vereinssoftware entscheiden, die alle Hürden und Fallstricke sicher vermeidet.