Was ist eine Aufwandspauschale?

Ehrenamtliche Tätigkeiten werden grundsätzlich nicht vergütet. Wer sich in Vereinen engagiert, muss dennoch nicht auf eine Entschädigung seines Einsatzes verzichten.

Die Aufwandspauschale honoriert deinen Einsatz im Ehrenamt. Sie ist für gemeinnützige Vereine nicht steuerpflichtig und wird in zwei verschiedene Bereiche aufgeteilt:

  • 1. Übungsleiterpauschale

Die Übungsleiterpauschale für einen gemeinnützigen Verein ist in Höhe von 2400 Euro pro Jahr steuerfrei. Sie kommt beispielsweise für Sporttrainer, Dozenten, Ausbilder oder Betreuer infrage.

Voraussetzung ist, dass die Tätigkeit sich von deiner hauptberuflichen Tätigkeit unterscheidet. Außerdem darf deine Nebentätigkeit nicht mehr als ein Drittel der Zeit in Anspruch nehmen, die du für einen Vollzeiterwerb im gleichen Job aufbringen würdest. Nur wenn diese beiden Voraussetzungen erfüllt sind, musst du die Übungsleiterpauschale nicht versteuern.

  • 2. Ehrenamtspauschale

Bist du für deinen Verein tätig und erhältst die Ehrenamtspauschale, ist du diese bis zu einer Höhe von 720 Euro pro Jahr steuerfrei. Natürlich kannst du auch mehr Geld in einem Ehrenamt verdienen, allerdings musst du dieses ab dem Betrag von 720 Euro versteuern. Die Ehrenamtspauschale kommt für dich infrage, wenn du im zum Beispiel als Kassenwart oder Schriftführer im Vorstand deines Vereins tätig bist.

Für die korrekte Abrechnung und Prüfung durch das Finanzamt ist es wichtig, die Aufwandspauschale korrekt anzuwenden. Ansonsten kann eurem Verein die Gemeinnützigkeit entzogen werden!

Ganz wichtig: Die Aufwandspauschale muss in der Satzung geregelt sein! Für den Vorstand gilt, dass er nur für seine Arbeit entlohnt werden kann, wenn die Satzung es ausdrücklich erlaubt. Grundsätzlich ist es nämlich so, dass der Vereinsvorstand unentgeltlich tätig wird  – zum Zweck des Vereins.

Steht allerdings in der Satzung deines Vereins geschrieben, dass die Arbeit des Vorstands honoriert wird, kannst du dich für deine Tätigkeit entschädigen lassen. Die Entschädigung muss angemessen sein, auch das muss in der Satzung vermerkt sein.

Vielleicht müsst ihr eure Satzung anpassen, wenn ihr Aufwandspauschalen geltend machen möchtet – werft also einen Blick in die Satzung eures Vereins! Euer Verein kann sonst seine Gemeinnützigkeit verlieren!

Auslagenersatz – Unterschied zur Aufwandspauschale

Der Schatzmeister muss genau unterscheiden zwischen der Aufwandspauschale und dem Auslagenersatz.

Entstehen dir für deinen Verein Kosten, kannst du dir diese durch den Auslagenersatz selbstverständlich zurück erstatten lassen. Im Unterschied zur Ehrenamtspauschale und zur Übungsleiterpauschale wird hier nicht deine Zeit und Arbeitskraft honoriert, sondern nur die tatsächlich entstandenen Ausgaben.

Es gibt die unterschiedlichsten Auslagen, hier einige typische Beispiele:

  • Übernachtungskosten:

Laut Beleg, das heißt die Rechnung vom Hotel immer aufbewahren.

  • Verpflegungskosten: 

Auf einer eintägigen Reise/Abwesenheit von zu Hause, die mindestens 8 und höchstens 24 Stunden dauert, werden Kosten in Höhe von 12 Euro pro Tag erstattet.

Auf einer mehrtägigen Reise/Abwesenheit von zu Hause werden pro Tag (24 Stunden)

  • Fahrtkosten:

laut Beleg oder je 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Pkw, natürlich nur im Auftrag des Vereins.

Wichtig ist, dass die Höhe der Aufwandsentschädigungen den tatsächlichen Betrag nicht übersteigt. Manchmal ist es jedoch schwierig, den genauen Betrag des Aufwands im Detail zu beziffern. Das ist zum Beispiel bei Kommunikationskosten der Fall, wenn dein Verein über eine Telefonflatrate verfügt. Viele Vereine berechnen hierfür eine Pauschale, die die tatsächlichen Ausgaben weit übersteigt.

Alle Auslagen müssen genau belegt werden. Hierzu gehören Name und Anschrift des Vereinsmitglieds, die Art der Auslage und Höhe der Kosten. Wofür benötigt dein Verein diese Auslagen? Auch der Zweck muss genau angegeben werden. Sollten einmal Belege verloren gehen, kann der Schatzmeister diese auch selber ausstellen.

Gut zu wissen

Du erhältst als Vorstandsmitglied oder Vereinsmitglied eine Vergütung (zum Beispiel eine Pauschale für Aufwendungen)? Dann liegt ein Anstellungsvertrag in Form eines Dienstvertrages vor (§§ 611, 675 BGB).

Erhältst du einen Auslagenersatz (§ 670 BGB), bist du ehrenamtlich tätig. Dann liegt ein Auftragsverhältnis (§§ 33 662 ff. BGB) vor.