Was tun, wenn ein Mitglied nicht zahlt?

Informationen zum Mahnwesen

Wenn Mitglieder ihre Beiträge nicht zahlen, ist das immer ärgerlich. Nicht nur das, es kann weitreichende Konsequenzen für euren Verein nach sich ziehen.

Euer Schatzmeister oder dessen Vertreter ist dafür zuständig, die Beiträge von den Mitgliedern einzuziehen. Kommt ein Mitglied in Zahlungsverzug, so ist das gesamte Mahnwesen Aufgabe des Schatzmeisters.

Je nachdem, wie viele Mitglieder euer Verein hat, besteht auch die Möglichkeit, ein Inkassobüro zu beauftragen. Die Hilfe eines Inkassobüros in Anspruch zu nehmen, bietet sich vor allem für sehr große Vereine an – wenn so viele Mitglieder in Zahlungsverzug gelangen, dass ein Einzelner oder zwei Personen es nicht schaffen, das Mahnwesen durchzuführen.

Was tun, wenn Mitglieder im Zahlungsverzug sind?

Es gibt mehrere Schritte, die du unternehmen solltest, um die fälligen Beiträge von eurem Mitglied zu erhalten.

  • Nachfragen – Brief und E-Mail

Schicke dem Mitglied eine freundliche Erinnerung in Form einer E-Mail und eines Briefes. Versuche, einen verständnisvollen, aber bestimmten Ton zu treffen.

  • Nachfragen – Telefon

Solltest du keine Reaktion erhalten, scheue dich nicht vor einem Anruf. Eine persönliche Nachfrage ist für das Mitglied verbindlicher als eine schriftliche. Erinnere freundlich daran, dass der Mitgliedsbeitrag fällig war. Gib ein Zahlungsziel vor.

  • Erste schriftliche Mahnung

Erhält euer Verein keinen Zahlungseingang innerhalb der vereinbarten Frist, verfasse ein Mahnschreiben mit einer Zahlungsaufforderung. Schicke es als Brief mit einer Frist.

  • Zweite schriftliche Mahnung – Drohung des Vereinsausschlusses

Wenn das Mitglied immer noch nicht zahlt, schicke ein zweites Mahnschreiben in Briefform. Hierin solltest du mit dem Ausschluss aus dem Verein drohen, sofern die Zahlung weiterhin ausbleibt.

  • Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Das Mitglied hat den Beitrag nicht gezahlt? Nun ist es so weit – du musst ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
Die letzten beiden Schritten mögen rabiat erscheinen, dennoch sind sie erforderlich, wenn dir der Fortbestand deines Vereins am Herzen liegt. Du als Kassenwart oder anderes für das Mahnwesen zuständige Vorstandsmitglied bist dafür verantwortlich, die Beiträge einzutreiben.

Hier findest du Vorlagen für eine Mahnung: https://rechnungen-muster.de/mahnung-muster


Welche Gründe gibt es?

Wenn du mit dem Mitglied ein gutes Verhältnis pflegst, wird es dir im persönlichen Gespräch vielleicht seine Gründe für den Zahlungsverzug erläutern. Vergessen? Finanzieller Engpass?

Ist das Mitglied schon lange im Verein und möchte es das auch weiterhin bleiben, könnt ihr gemeinsam nach Lösungen suchen. Möglich wäre zum Beispiel eine Ratenzahlungsvereinbarung. Diese muss immer schriftlich erfolgen.

Achte darauf, dass alle Mitgliederlisten auf dem neuesten Stand sind. Peinlich, wenn ein ehemaliges Mitglied eine Mahnung erhält, das mit keiner Zahlung im Rückstand ist.

Wichtig:

In der Beitragsordnung deines Vereins sollte ganz genau formuliert sein

  • Wann (z. B. 03. jeden Monat)
  • Welcher Betrag (z. B. 15 Euro)
  • Auf welches Konto (Kontoinhaber, Bankinstitut, IBAN)

eingezahlt werden muss. Mit seiner Unterschrift erklärt das Mitglied sich einverstanden.

Der Ton macht die Musik

Versuche, beim persönlichen Gespräch immer vorsichtig und vor allem freundlich zu agieren. Es ist sehr wichtig, den richtigen Ton zu treffen, um das Mitglied weder zu beschämen noch zu verärgern. Beleidigte Mitglieder treten auch schnell mal aus dem Verein aus, und ihr braucht schließlich beides – Mitglieder und Vereinsbeiträge.

Hier erfährst du mehr über die Arbeit eines Kassenwarts.