Wissenswertes zur Eigenerklärung für Vereine

Vereine und Steuererklärung – abgeben oder nicht? Diese Frage stellen sich viele Vereine. Damit gesetzlich alles in Ordnung ist und das Finanzamt auch alle Unterlagen bekommt, die es braucht, muss zunächst ersichtlich sein, welche Formulare notwendig sind.

Im Vereinsalltag ist der Nachweis bestimmter Vorgaben unerlässlich, etwa bei der Steuererklärung. Entgegen der weitverbreiteten Annahme unterliegt jede Organisation in Deutschland der Steuerpflicht. Dazu zählen auch Vereine.

Auch in anderen Zusammenhängen wird eine Eigenerklärung gefordert. Sehr häufig ist dies bei Fördermittelanträgen beziehungsweise Ausschreibungsanträgen der Fall. Die Eigenerklärung der Vereine wird auf diese Weise Teil des sogenannten Vergabeverfahrens.

Nachweis der Eignung bei der Eigenerklärung

Grundsätzlich erfolgt der Nachweis von Vorgaben wie Qualifikation oder Leistungsfähigkeit über:

  • Zeugnisse,
  • Zertifikate oder
  • Eignerklärungen.

Je nach Auftraggeber können in der Eigenerklärung unterschiedliche Angaben gefordert sein. Sinn und Zweck der ganzen Übung ist es, Bürokratie beziehungsweise den verwaltungstechnischen Aufwand zu verringern und/oder bereits im Vorfeld nicht geeignete Bewerber herauszufiltern.

Neben der fachlichen Qualifikation können u.a. folgende Angaben gefordert sein:

  • Zahlung von Steuern und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung
  • Ordnungsgemäße Anmeldung der Vereinstätigkeit
  • Angaben über Insolvenzverfahren
  • Förderung von Frauen
  • Ausbildung von Nachwuchskräften
  • Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft
  • Vorhandensein eines Qualitäts- oder Umweltmanagementsystems
  • Umsatzleistung
  • Anzahl der zur Verfügung stehenden Arbeitskräfte
  • Eintragung im Handelsregister beziehungsweise Vereinsregister

Generell werden in den Eigenerklärungen in Fördermittel- und Ausschreibungsanträgen Fachkunde, Leistungsfähigkeit sowie Gesetzestreue und Zuverlässigkeit abgefragt. Welche Angaben im Detail gefordert sind, wird von der Finanzbehörde oder dem Auftraggeber festgelegt und variiert, je nachdem, um welches Fördermittel es sich handelt oder auf welche Ausschreibung hin sich dein Verein bewirbt.

Bei der Steuererklärung von Vereinen ist häufig eine Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Zahlung der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge notwendig.

Beispiel einer Musterformulierung: Hiermit erkläre ich, dass ich meiner gesetzlichen Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterliegen, nachgekommen bin.

Eigenerklärung bei Ausschreibungen

Fördermittel und Aufträge öffentlicher Ausschreibungen werden mithilfe strukturierter Vergabeverfahren vergeben. Die geforderten Vergabeunterlagen sind in der Regel sehr umfangreich und erfordern nicht nur vom Auftraggeber, sondern auch von den Antragstellern einen enormen verwaltungstechnischen Aufwand. Die Liste der vorzulegenden Eignungsnachweise und Erklärungen ist oft recht lang, auch wenn sie in einer Eigenerklärungsvorlage zusammengefasst werden, die sehr viele Punkte enthalten kann.

Um das Vergabeverfahren weiter zu vereinfachen, wurde die EEE (Einheitlich Europäische Eigenerklärung) eingeführt.

Die EEE soll also zur weiteren Verschlankung des Vergabeprozesses beitragen. Öffentliche Auftraggeber müssen bei europaweiten Vergabeverfahren die EEE als vorläufigen Nachweis der Eignung akzeptieren.

Wichtig: Der Auftraggeber darf lückenhafte Angebote nicht berücksichtigen. Sollten Finanzbehörde oder Auftraggeber also verbindlich bestimmte Eignungsnachweise und Erklärungen anfordern, unbedingt nachreichen und Fristen beachten!

Die EEE dient im Vergabeverfahren als Präqualifizierung, als vorläufiger Nachweis der Eignung: Vereine und Unternehmen weisen damit vorab und ohne Vorlage von Belegen von Behörden oder Dritten ihre Eignung nach, oder anders formuliert:  dass keiner der maßgeblichen Ausschlussgründe auf sie zutrifft.

Wichtig: Die in der Eigenerklärung gemachten Angaben müssen wahrheitsgemäß sein. Kommt ein Bewerber in die engere Auswahl, bleibt es nicht mehr bei den behaupteten Qualifikationen: In späteren Stufen des Vergabeprozesses wird der tatsächliche Nachweis vom Verein bzw. Unternehmen verlangt. Auf diese Weise wird der Aufwand für die sich bewerbenden Vereine und Unternehmen so gering wie möglich gehalten.

Was passiert bei Unwahrheiten in der Eigenerklärung?

Stellt sich in einem fortgeschrittenen Verfahrensstadium heraus, dass eine Eigenerklärung unrichtig war, wird der betroffene Bewerber ausgeschlossen. Theoretisch kann dann ein ursprünglich nicht ausgewählter Bewerber als Ersatz in das Vergabeverfahren geholt werden.

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