Moderne Vereinsverwaltung für den Hüttenverein Buchstein e.V. dank campai

‍Sie betreiben eine Vereinshütte mit über 40 Schlafplätzen für Mitglieder, sowie eine verpachtete Wirtshütte, mit 30 weiteren Schlafplätzen für Jedermann. Mitglieder können Schlafplätze buchen und Veranstaltungen wie Geburtstage, Silvesterfeiern, das Schafkopfrennen und weitere Feste ohne Internet und Handyempfang genießen. Hier können sie dem Alltag entfliehen, tiefe Freundschaften mit anderen Hüttenwanderern knüpfen und eine unvergessliche Zeit erleben.

Herausforderung vor campai

‍Vor campai haben Sie ihre Mitgliederverwaltung über eine einfache Datenbank organisiert und Vereinsrundschreiben per Mail über einen klassischen Provider versendet. Diese manuelle Verwaltung erwies sich jedoch als ineffizient und zeitaufwändig, da der Mail-Provider nicht alle Mails gleichzeitig versenden konnte.

Entscheidung für campai

‍„Wir entschieden uns für campai, weil wir eine Lösung suchten, die alle Prozesse zentral abbildet und umsetzt. Mit campai können Rundschreiben einfacher versendet werden, ohne dass Mails aus Kapazitätsgründen zurückgehalten werden. Es ist ein All-in-One-System, auf das jeder von überall zugreifen kann“, erklärt Valentin Linhardt, 23 Jahre alt, der 2. Schriftführer des Vereins.

Selbst wenn sie auf der Hütte sind, können sie bei Internetverbindung schnell auf relevante Daten zugreifen. Ihre Webseite ist das einzige, das ausgelagert ist. Besonders gefallen Ihnen die Auswertungsmöglichkeiten, wie Statistiken über die Mitglieder und die Zuweisung von Tags und Beiträgen. Beispielsweise vergeben Sie Tags für Mitglieder, die über 18 sind und an einer Arbeitstour teilgenommen haben. Dadurch erhalten sie bei der Beitragsabbuchung automatisch eine Gutschrift. Auch das Abbuchen von Rechnungen ist sehr einfach. Sie planen zudem die vollständige Anbindung des Online-Bankings, um eine bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

Änderungen mit campai

‍Die Statistikfunktionen sind erheblich verbessert, und sie können nun viele zusätzliche Daten erfassen. Beispielsweise haben wir früher die Verwaltung der Spinde in einem Word-Dokument organisiert. Jetzt können wir diese einfacher zuweisen und auch die entsprechende Abbuchung automatisieren: Ein Spind kostet bei uns 10 Euro im Jahr, und sie können dem Mitglied, das den Spind nutzt, einfach den entsprechenden Tag zuweisen. So werden den Mitgliedern ihre Daten besser zugeordnet, wie etwa die Teilnahme an Arbeiten, die Nutzung eines Spinds oder der Status als Ehrenmitglied. Dies ist besonders einfach umzusetzen und bietet viele Erweiterungsmöglichkeiten, wie etwa den Internetzugang gegen eine kleine jährliche Gebühr.

Potenzial mit campai

‍Derzeit nutzen sie einen externen Kalender für die Terminplanung. Wenn diese Funktion in Zukunft in campai integriert wird, wäre das ideal. Sie möchten die Zentralität beibehalten, da dies die Organisation erheblich vereinfacht. Ein weiterer Wunsch wäre die Generierung von Zugangscodes für Ihren Schlüsselkasten, um die Schlüsselverwaltung zu optimieren. Eventuell könnte dies über eine Integration mit BlueID realisiert werden.

Ausblick

‍Zu Hochzeiten hatten sie 330 Mitglieder. Der Verein existiert seit den 1930er Jahren, und es kommen regelmäßig neue Mitglieder hinzu, die meisten davon älter. Ihr Ziel ist es, die Lücke bei den 20- bis 30-Jährigen zu schließen und mehr junge Menschen für unsere Hütten zu begeistern. Sie legen Wert darauf, engagierte Mitglieder zu haben, die auch bei der Arbeit auf der Hütte mithelfen. Sie hoffen insgesamt auf ein weiterhin gutes und lockeres Vereinsleben. Wir bei campai werden Ihnen dabei unterstützen, ihre Verwaltung und Modernisierung optimal zu gestalten.