Praxistipp: Mitgliedsbeitrag für Mitglieder 2023

Folgendes Beispiel aus meinem Verein zeigt, wie man Mitgliedsbeiträge erstellt, die sich durch die flexiblen Abhängigkeitsmöglichkeiten in der Vereinssoftware, für jedes Mitglied, egal welchen Alters oder Vergünstigungen, automatisch anpassten. Weil es gut dazu passt, wird auch noch gezeigt, wie bei Erreichen eines bestimmten Alters automatisch eine Email versandt wird, um die Beitragsanpassung bekannt zu geben.

Vorbereitungen
Zunächst haben wir uns angeschaut, was alles die Höhe unseres Mitgliedsbeitrags beeinflusst:

1. das Alter
2. das Mitglied ist Schüler, Student oder Lehrling (Azubi)
3. Familienrabatt (mehrere Familienmitglieder sind Mitglied)
4. Familientarif (bei uns ist der Mitgliedsbeitrag, den Familien Zahlen gedeckelt)
- wir haben das so gelöst, indem es einen Zahler gibt, der den gedeckelten Betrag zahlt und die anderen Familienmitglieder zahlen nichts. (Hier gibt es vielleicht in Zukunft eine bessere Lösung. Bitte Vorschlag im Featureboard hoch voten ;-))
5. Sozialrabatt für einkommensschwache Mitglieder
6. Asylbewerber trainieren bei uns kostenlos
7. die Mitgliedschaft ist ruhend gesetzt

Wie haben wir das jetzt in campai abgebildet?

Punkt 1, das Alter wird ohnehin bei den Mitgliedsdaten aufgenommen. Das bedarf also keiner weiteren Maßnahmen.

Bei den Punkten 2-7, hatten wir zunächst Tags am Schirm. Das haben wir aber wieder verworfen, da wir sonst unübersichtlich viele Tags für die unterschiedlichsten Sachen hätten und es ziemlich unübersichtlich geworden wäre. Wir haben uns dann, mit Ausnahme von Punkt 7 (Ruhend), für eigene Felder entschieden. Wie wir diese unter *Einstellungen → Eigene Felder* erstellt haben und wie die dann in der Mitgliederübersicht aussehen, ist in folgenden Bildern gezeigt.

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Die Vorbereitungen sind somit abgeschlossen.

Anlegen des Beitrags
Nun können wir uns anschauen, wie der Mitgliedsbeitrag unter *Beitragsverwaltung → Beitragsarten & Spenden* erstellt wird. Spannend wird es hier vor allem im letzten Punkt *Beitrags-Anpassungen*.

Im Reiter *Beiträge* klicken wir auf das Plus bei Neuer Beitrag. Dort gehen wir einfach alles der Reihe nach durch.
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Generellen Einstellungen:
Hier wählen wir einen Namen für den Beitrag. Vergeben ein Label, um dann die Rechnungen schneller zu finden und können eine Abteilung auswählen, bei der der Beitrag automatisch zugewiesen wird, wenn bei einem Mitglied diese Abteilung ausgewählt wird.
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Intervall und Zeitraum
In unserem Fall wird der Mitgliedsbeitrag monatlich eingezogen und das Intervall beginnt immer am Anfang des aktuellen Monats. Wir haben noch angehakt, dass der Beitrag nach der letzten Abrechnung, wenn eine angegeben wird, vom Empfänger entfernt wird.
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Abrechnung und Fälligkeit
Die Abrechnung haben wir 7 Tag vor der Beitragsfälligkeit gewählt. Da wir die Beiträge per Lastschrift einziehen, haben wir so noch Zeit, die Lastschriften per xml-Datai an die Bank zu übermitteln, damit diese rechtzeitig zur Fälligkeit eingezogen werden.
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Abweichende Abrechnung
Hier haben wir eine *Tagesgenaue anteilige Berechnung* ausgewählt. Das heißt, wenn jemand am 15. eines Monats eintritt, so wird für den ersten Monat nur der halbe Beitrag berechnet.
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Grundbetrag
Für die Bezeichnung auf der Rechnung und auf dem Lastschrifteinzug haben wir *Mitgliedschaft Verein MonatName* gewählt. Der Platzhalter MonatName fügt automatisch den aktuellen Monat ein, wie auch gleich darunter angezeigt wird.
Bei Berechnung haben wir *Wert* mit Betrag 60€ genommen.
Steuer und Kostenstelle haben wir leer gelassen und bei Konto das Konto für die Mitgliedsbeiträge ausgewählt. Anteilig soll bei uns nur zu Beginn der Mitgliedschaft abgerechnet werden.
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Zusätzliche Optionen
Hier gibt es bei uns zwei Optionen, die einmalig zu Beginn einer Mitgliedschaft abgerechnet werden können.
1. Einschreibgebühr mit T-Shirt 45€
2. Einschreibgebühr mit Trainingsanzug 80€
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Beitragsoptionen
Hier wird es jetzt spannend!
Hier benutzen wir nun das Alter, die eigenen Felder und einen Tag, um die Beitragshöhe gegebenenfalls automatisch anpassen zu lassen.
In folgendem Bild sieht man, wie wir das genau gemacht haben.

Zum Abschluss oder zwischendurch zum Ausprobieren, können wir rechts noch Mitglieder zum Testen hinzufügen, um zu überprüfen, ob alles so klappt, wie wir uns das vorstellen.

In folgenden Abschnitte wird noch gezeigt, wie wir die automatischen Benachrichtigungen bei Erreichen der Altersgrenzen angelegt haben.

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Anlegen der automatischen Benachrichtigungen
Unter *Kommunikation → Automatisierungen*  erstellen wir mit Klick auf *Neue Vorlage erstellen* eine Mail-Vorlage, die dann automatisch bei Erreichen eines bestimmten Alters versendet werden soll. In unserem Fall ist das das Alter von 7, 14 und 18, wobei wir für jedes dieser Altersgrenzen eine eigene Vorlage erstellt haben.

Also: In folgendem Bild seht ihr unsere gemachten Einstellungen.

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Unter *Inhalt bearbeiten* haben wir dann noch Betreff und Inhalt der E-Mail angepasst.
Zusammengefasst, erhält nun jedes Mitglied, bzw. der alternative Kontakt (Eltern), an dessen 7. Geburtstag eine E-Mail mit Geburtstagswünschen und dem Hinweis, dass ab kommenden Monat der Mitgliedsbeitrag für die höhere Altersstufe fällig ist.

Nun ist alles fertig, um den Mitgliedsbeitrag, entweder per Massenbearbeitung (Auswählen der gewünschten Mitglieder in der *Mitgliederübersicht* unter *Mitglieder & Kontakte* und Klick auf das Symbol für *Massenbearbeitung / Beiträge zuweisen*) oder einzeln per Klick auf das gewünschte Mitglied und Auswahl im Reiter *Abrechnung* in der rechten Seitenleiste.

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