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Aufwandspauschale – Alles, was du wissen musst
Wann und unter welchen Umständen du für deine Mitglieder und Helfen Aufwandspauschalen bezahlen kannst, erfährst du hier
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Die ehrenamtliche Arbeit in einem Verein ist oft mit Kosten und Zeitaufwand verbunden. Damit Vereinsmitglieder und Helfer nicht auf ihren Ausgaben sitzen bleiben, gibt es verschiedene Arten von Aufwandsentschädigungen. Doch was ist eine Aufwandsentschädigung genau, welche Regeln gelten in gemeinnützigen Vereinen, und muss man eine Aufwandsentschädigung versteuern? In diesem umfassenden Artikel klären wir alle wichtigen Fragen und zeigen dir, welche steuerlichen Vorteile du nutzen kannst.
Aufwandspauschale: was ist das?
Die Aufwandspauschale ist eine steuerfreie Vergütung für ehrenamtliche Tätigkeiten, die anstelle einer direkten Kostenerstattung gezahlt wird. Sie entschädigt für den persönlichen Zeitaufwand, nicht für konkrete Auslagen. Nach § 1878 BGB sind bis zu 3.000 € jährlich steuerfrei (§ 3 Nr. 26b EStG), während Betreuer pauschal 425–449 € pro Person sowie eine Inflationspauschale von 24 € erhalten können. Wer höhere tatsächliche Kosten hat, kann alternativ Aufwendungsersatz nach § 670 BGB geltend machen.
Was ist eine Aufwandsentschädigung?
Eine Aufwandsentschädigung ist eine finanzielle Vergütung für entstandene Kosten oder den zeitlichen Einsatz bei einer ehrenamtlichen Tätigkeit. Während ein Ehrenamt grundsätzlich unentgeltlich ist, haben Vereine die Möglichkeit, Helfer und Mitglieder für ihre Mühen zu entschädigen – ohne dass die Gemeinnützigkeit des Vereins gefährdet wird.
Arten der Aufwandsentschädigung
Es gibt drei wesentliche Arten der Aufwandsentschädigung:
- Übungsleiterpauschale (steuerfrei bis 3.000 € pro Jahr)
- Ehrenamtspauschale (steuerfrei bis 840 € pro Jahr)
- Auslagenersatz (Erstattung tatsächlicher Kosten)
Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede im Überblick:
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Die Übungsleiterpauschale
Die Übungsleiterpauschale ist eine besondere steuerfreie Vergütung für Personen, die in gemeinnützigen Vereinen als Trainer, Dozenten oder Betreuer tätig sind. Diese Pauschale beträgt bis zu 3.000 € pro Jahr und bleibt steuerfrei, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Die Tätigkeit muss pädagogischer, betreuender oder künstlerischer Natur sein.
- Die ehrenamtliche Tätigkeit muss sich von der hauptberuflichen Beschäftigung unterscheiden.
- Der zeitliche Umfang darf maximal ein Drittel eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs betragen.
Die Ehrenamtspauschale
Die Ehrenamtspauschale ist eine weitere Form der steuerfreien Aufwandsentschädigung. Sie beträgt bis zu 840 € pro Jahr und gilt für verschiedene Tätigkeiten im Verein, darunter:
- Vorstandstätigkeiten
- Kassenwart
- Schriftführer
- Organisation und Verwaltung
Wichtig: Die Pauschale darf nicht willkürlich gewährt werden. Sie muss in der Satzung des Vereins geregelt sein, sonst kann die Gemeinnützigkeit entzogen werden.
Auslagenersatz: Unterschied zur Aufwandspauschale
Neben der steuerfreien Aufwandspauschale gibt es den Auslagenersatz. Dabei werden tatsächliche Kosten erstattet, die durch die ehrenamtliche Tätigkeit entstanden sind. Im Gegensatz zur Ehrenamtspauschale oder Übungsleiterpauschale wird hier keine Vergütung für Zeit und Arbeitskraft gezahlt, sondern nur nachgewiesene Ausgaben ersetzt.
Welche Auslagen können erstattet werden?
- Fahrtkosten: 0,30 € pro Kilometer oder Tankquittung
- Verpflegungskosten: Bis zu 12 € pro Tag
- Übernachtungskosten: Tatsächliche Kosten mit Beleg
Kombination von Aufwandsentschädigungen – Ist das möglich?
Ja, es ist möglich, verschiedene Aufwandsentschädigungen zu kombinieren. Beispielsweise kann eine Person sowohl die Übungsleiterpauschale als auch die Ehrenamtspauschale erhalten, wenn sie in verschiedenen Tätigkeitsbereichen tätig ist. Ein Trainer, der gleichzeitig als Kassenwart fungiert, könnte also beide Pauschalen nutzen – allerdings muss dies klar voneinander getrennt werden.
Muss man eine Aufwandsentschädigung versteuern?
Grundsätzlich sind die Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale steuerfrei – bis zu den genannten Höchstbeträgen. Wird die Vergütung überschritten, muss der überschüssige Betrag regulär versteuert werden. Auch das Jobcenter berücksichtigt eine Aufwandspauschale als Einkommen, wenn jemand Hartz IV bezieht. Hier gilt eine Freibetragsgrenze von 200 € pro Monat.
Wichtige Hinweise für die Vereinsbuchhaltung
- Dokumentation: Alle Aufwandsentschädigungen müssen dokumentiert werden.
- Satzungsregelung: Die Entlohnung muss in der Vereinssatzung festgehalten sein.
- Nachweise für Auslagen: Quittungen und Belege sind erforderlich.
Mit einer Vereinssoftware wie Campai lassen sich Aufwandsentschädigungen einfach erfassen und an den Steuerberater weiterleiten.
Fazit: Aufwandspauschale sinnvoll nutzen
Eine Aufwandsentschädigung im Verein ermöglicht es, ehrenamtliches Engagement fair zu kompensieren, ohne dass Steuern anfallen. Wichtig ist, die geltenden Regeln einzuhalten, um Probleme mit dem Finanzamt oder der Gemeinnützigkeit zu vermeiden. Die richtige Nutzung der Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale und des Auslagenersatzes hilft Vereinen, ihre Mitglieder optimal zu unterstützen.
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