Aufwandspauschale

Grundsätzlich erhältst du für eine ehrenamtliche Tätigkeit keine Vergütung. Wer sich in Vereinen engagiert, kann trotzdem eine Aufwandsentschädigung erhalten und muss dadurch nicht auf eine Kompensation seines Einsatzes verzichten.

Das Gute: Die Aufwandspauschale ist steuerfrei.

Erfahre in diesem Artikel, welche Arten von Aufwandsentschädigungen es gibt, wie hoch der jeweilige Steuerfreibetrag ist und worin überhaupt der Unterschied zum Auslagenersatz besteht.

Welche Aufwandsentschädigungen gibt es?

In den folgenden Abschnitten findest du Informationen zu 3 verschiedenen Aufwandsentschädigungen:

• Die Übungsleiterpauschale
• Die Ehrenamtspauschale
• Der Auslagenersatz

Die Übungsleiterpauschale:

Die Übungsleiterpauschale für einen gemeinnützigen Verein ist in Höhe von 3000 € pro Jahr steuerfrei. Sie kann für unterschiedliche Tätigkeiten in Anspruch genommen werden.

In deiner Beschäftigung trainierst du den Nachwuchs deines Vereins? Bist du als Dozent tätig und vermittelst den Mitgliedern dein Fachwissen? Auch wenn du als Ausbilder oder Betreuer in einem Verein tätig bist, kommt die Übungsleiterpauschale für dich in Frage.

Voraussetzung ist, dass dein Ehrenamt sich von deiner hauptberuflichen Beschäftigung unterscheidet. Außerdem darf deine Nebentätigkeit nicht mehr als ein Drittel der Zeit in Anspruch nehmen, die du für einen Vollzeiterwerb im gleichen Job aufbringen würdest. Nur wenn du diese beiden Voraussetzungen erfüllst, musst du die Aufwandsentschädigung nicht versteuern.

Die Ehrenamtspauschale:

Bist du für deinen Verein beschäftigt und erhältst die Ehrenamtspauschale? Diese ist bis zu einer Höhe von 720 € pro Jahr steuerfrei. Natürlich kannst du auch mehr Geld in einem Ehrenamt verdienen. Allerdings musst du dieses ab dem Betrag von 720 € versteuern.

Die Aufwandsentschädigung kommt für unterschiedliche Aufgabenbereiche infrage. Bist du zum Beispiel als Kassenwart im Vorstand deines Vereins tätig? Oder führst du als Schriftführer bei den Mitgliederversammlungen das Protokoll? Dann kannst du für deine ehrenamtliche Stelle die Ehrenamtspauschale in Anspruch nehmen.

Achtung!

Für die korrekte Abrechnung und Prüfung durch das Finanzamt ist es wichtig, die Aufwandspauschale korrekt anzuwenden. Sonst kann eurem Verein die Gemeinnützigkeit entzogen werden! Ein Entzug der Gemeinnützigkeit kann für deinen Verein fatale Folgen haben.

Satzungsgrundlage:

Ganz wichtig:

Die Aufwandsentschädigung muss in der Satzung geregelt sein! Der Vorstand erhält nur eine Entlohnung für seine ehrenamtliche Tätigkeit, wenn die Satzung dem ausdrücklich zustimmt. Grundsätzlich wird der Vereinsvorstand unentgeltlich beschäftigt – zum Zweck des Vereins.

Steht allerdings in der Satzung deines Vereins geschrieben, dass die Arbeit des Vorstands honoriert wird, kannst du dich für deine Arbeit kompensieren lassen. Die Aufwandsentschädigung muss angemessen sein. Auch das muss in der Satzung vermerkt sein.

Vielleicht müsst ihr eure Satzung anpassen, wenn ihr eine Aufwandsentschädigung geltend machen möchtet – werft also einen Blick in die Satzung eures Vereins! Euer Verein kann sonst seine Gemeinnützigkeit verlieren!

Kann man die beiden Aufwandsentschädigungen miteinander kombinieren?

Bist du für deinen Verein als Übungsleiter beauftragt und erhältst die entsprechende steuerfreie Aufwandsentschädigung von 2400 € pro Jahr, kannst du auch darüber hinaus für deinen Verein arbeiten. Dann musst du diese Vergütung allerdings versteuern.

Du kannst zusätzlich die Ehrenamtspauschale erhalten. Allerdings nur, wenn du in einem anderen Bereich deines Vereins im Ehrenamt beschäftigt bist.

Wenn du zum Beispiel für deine Stelle als Trainer die Übungsleiterpauschale erhältst, kannst du darüber hinaus als Kassenwart aktiv werden. Auch hier erhältst du dann eine Aufwandsentschädigung. Somit bekommst du zwei steuerliche Freibeträge für deine ehrenamtliche Tätigkeit.

In diesem Fall müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden:

• es sind zwei unterschiedliche Aufagbenbereiche
• beide Stellen werden nebenberuflich ausgeübt
• sie werden gesondert vergütet
• es gibt eine eindeutige Abmachung dazu

Kann man mehrere Aufwandsentschädigungen gleichzeitig erhalten?

Bist du ehrenamtlich als Betreuer in einem Verein tätig? Betreust du mehrere Personen? Dann kannst du die Aufwandspauschale für jede Betreuung einzeln erhalten. Diese sind selbstverständlich alle steuerfrei.

Aufwandspauschale und Hartz IV – was bleibt?

Eine Aufwandsentschädigung für deine ehrenamtliche Stelle steht dir auch zu, wenn du Hartz IV erhältst. Allerdings ist es so, dass das Jobcenter die Aufwandspauschale als Einkommen anrechnet.

Du kannst bis zu 200 € pro Monat anrechnungsfrei durch dein ehrenamtliches Engagement hinzuverdienen. Erhältst du jedoch eine höhere Vergütung, wird diese auf den Hartz-4-Betrag angerechnet.

Mit unserer Campai Vereinssoftware kannst du alle Aufwandsentschädigungen erfassen und deinem Steuerberater bequem exportieren.

Auslagenersatz – Unterschied zur Aufwandspauschale

Bist du für die Abrechnung der Aufwandspauschale in deinem Verein zuständig?

Als Schatzmeister musst du genau unterscheiden zwischen der Aufwandspauschale und dem Auslagenersatz. Auch wenn du als Mitglied ehrenamtlich für deinen Verein arbeitest, entstehen oftmals Kosten für dich. Du kannst dir diese durch den Auslagenersatz selbstverständlich zurückerstatten lassen.

Im Unterschied zur Ehrenamtspauschale und zur Übungsleiterpauschale wird hier nicht deine Zeit und Arbeitskraft honoriert, sondern nur die tatsächlich entstandenen Ausgaben.

Welche Auslagen gibt es?

Übernachtungskosten

Du bekommst die tatsächlichen Übernachtungskosten erstattet. Dafür solltest du immer den Beleg/die Rechnung vom Hotel aufbewahren.

Verpflegungskosten

Auf einer eintägigen Reise oder Abwesenheit von zu Hause bekommst du Kosten in Höhe von 12 € pro Tag erstattet. Eintägig bedeutet, dass deine Reise mindestens 8 Stunden und höchstens 12 Stunden dauert. Ebenso erhältst du auf einer mehrtägigen Reise oder Abwesenheit von zu Hause pro Tag 12 € pro angefangenem Tag. Pro Tag heißt pro 12 Stunden.

Fahrtkosten

Wenn du mit deinem eigenen Pkw für deinen Verein unterwegs bist, kannst du dir die Kosten zurückerstatten lassen. Dazu benötigst du eine Quittung von der Tankstelle. Du hast keine Quittung? Dann kannst du dir auch eine Pauschale von je 0,30 € pro gefahrenem Kilometer zurückerstatten lassen. Natürlich gilt das nicht für deine privaten Fahrten, sondern nur für Fahrten, die du im Auftrag des Vereins unternimmst.

Zur Buchhaltung

Denk daran alle Ausgaben immer schriftlich und digital festzuhalten, um sie später in deine Buchhaltung aufzunehmen und daraus gegebenenfalls Körperschaftsteuer als auch Umsatzsteuer zu berechnen.

Folge den Links für weitere Informationen zur Buchhaltung, Umsatzsteuer und Körperschaftsteuer.

Wichtig!

Die Größe des Auslagenersatzes darf den tatsächlichen Betrag nicht übersteigen. Manchmal ist es jedoch schwierig, den genauen Betrag im Detail zu beziffern. Das ist zum Beispiel bei Kommunikationskosten der Fall, wenn dein Verein über eine Telefonflatrate verfügt. Viele Vereine berechnen hier eine Pauschale, die die tatsächlichen Ausgaben weit übersteigt.

Belege sammeln

Alle Ausgaben muss der Schatzmeister genau belegen. Hierzu gehören Name und Anschrift des Vereinsmitglieds. Die Art der Auslage muss angegeben werden und die Kostenhöhe. Wofür benötigt dein Verein diese Auslagen? Auch den Zweck muss der Kassenwart oder Schatzmeister angeben.

Sollten ein Beleg mal verloren gehen, kann er diese aber auch selber ausstellen. Spätestens 15 Monate, nachdem du für deinen Verein in Vorkasse getreten bist, musst du deinen Anspruch auf Auslagenersatz geltend machen. Andernfalls erlischt er.

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