Jahresabschluss im Verein

Wann muss im Verein eine Bilanz erstellt werden – wann reicht eine einfache Einnahme-Überschussrechnung?

Regelung für den Jahresabschluss im Verein

Vereine, insbesondere solche mit dem Status der Gemeinnützigkeit, betreiben in der Regel kein Handelsgewerbe. Aus diesem Grund gibt es keinerlei handelsrechtliche Vorschriften zur Rechnungslegung für Vereine.

Allerdings ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass eine Bilanzierung zu verfolgen hat, verbunden mit einer doppelten Buchführung, wenn der Gewinn eines Vereins in einem Kalenderjahr 60.000 Euro überschreitet oder der Umsatz höher als 600.000 Euro ist.

Rechenschaftspflicht des Vorstandes

Grundlage für die Rechenschaftspflicht des Vorstandes ist das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Hier ist der § 27 (3) BGB maßgebend, gefolgt von den §§ 259-270. Dem folgend, ist der Vorstand ein Beauftragter der Mitglieder und demnach verpflichtet, diesen gegenüber einmal im Jahr mindestens Rechenschaft abzulegen. Bei kleineren Vereinen kann eine einfache Einnahme-Überschussrechnung als Jahresabschluss ausreichend sein. Wichtig ist dabei immer, dass zwischen dem Rechenschaftsbericht gegenüber den Mitgliedern und dem Jahresabschluss, der beim Finanzamt vorzulegen ist, unterschieden wird. Willigt das Finanzamt ein, kann ein einfacher Rechenschaftsbericht ausreichend sein, um auch für die Steuererklärung vorgelegt zu werden. Dies ist allerdings selten der Fall und kommt fast immer nur bei kleinen oder sehr kleinen Vereinen vor. Bedingung hierfür ist aber immer, dass alle Unterlagen in einer sinnvollen Reihenfolge vorgelegt werden und absolut vollständig sind. Allerdings sind die Finanzämter angehalten, bei einem kleinen Verein die Anforderungen für die Jahresabschluss auf ein Mindestmaß zu beschränken. Dies entschied das Brandenburgische Oberlandesgericht im Urteil vom 28.05.2008 unter dem Aktenzeichen 7 U 176/07.

Jahresabschluss im Verein mit Vermögensverzeichnis

Der § 260 (1) BGB schreibt vor, dass zum Jahresabschluss im Verein ein Bestandsverzeichnis mit allen Vermögensgegenständen gehört. Dieses Bestandsverzeichnis entspricht in etwa der üblichen Aufstellung der Bankkonten und der Kassenbestände, wie es bei gängigen Buchhaltungssystemen vorgesehen ist. Allerdings ist diese Aufstellung zu ergänzen, denn bei Vereinen kommen zumeist Bestände an Waren und Verbrauchsgütern hinzu. In der Folge muss ein solches Bestandsverzeichnis sowohl alle Passiva als auch Aktiva enthalten, wozu der Bundesgerichtshof (BGH) einschlägige Urteile gefällt hat. Nur wenn diese Voraussetzungen vollständig erfüllt sind, kann der Vorstand eines Vereins von den Mitgliedern rechtswirksam entlastet werden.

Hier ist es wichtig zu wissen, dass der Vorstand gemäß § 42 (2) BGB unverzüglich die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens zu beantragen hat, ist der Verein zahlungsunfähig oder überschuldet. Deshalb ist es zwingend notwendig, dass der Vorstand zu jedem Zeitpunkt über die Vermögenslage des Vereins in seiner Gesamtheit informiert ist. Dazu gehört immer, dass alle Einnahmen sowie Ausgaben vollständig in der Buchführung erfasst sind und diese nicht miteinander verrechnet werden. Es ist also nicht erlaubt, einzelne oder mehrere Punkte zu saldieren, denn der BGH hat das Saldierungsverbot mehrfach bestätigt.

Kurios in diesem Punkt ist, dass die Pflicht zur Buchführung gemäß BGB eingeschränkt oder erweitert werden kann, wozu lediglich eine Änderung der Vereinssatzung notwendig ist. Im Prinzip kann in der Satzung sogar festgelegt werden, dass der Vorstand von seinen Rechenschaftspflichten befreit ist. Rechtlich bedeutet dies, dass die Regelungen zur Buchführung in der Vereinssatzung höher bewertet werden als die Vorschriften des BGB.

Jahresabschluss für gemeinnützige Vereine

Als gemeinnützig anerkannte Vereine genießen bestimmte Privilegien und steuerliche Vergünstigungen. Bei jeder Steuererklärung prüft das zuständige Finanzamt automatisch, ob die Voraussetzungen für die Gemeinnützigkeit auch weiterhin gegeben sind. Dazu gehören:

gemäß § 5 (1), Nr. 9 KStG die Befreiung von der Körperschaftsteuer

gemäß § 4 UStG die Befreiung von der Umsatzsteuer bis zu einer bestimmten Umsatzgrenze

gemäß § 12 (2), Nr. 8 UStG ist die Anwendung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes gestattet.

gemäß § 3, Nr. 6 GewStG die Befreiung von der Gewerbesteuer

Die Gewährung dieser Steuervergünstigungen kann nur erfolgen, wenn gemäß § 59 Abgabenordnung (AO) die geschäftliche Führung des Vereins absolut und ausschließlich unmittelbar auf die Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke fokussiert ist. Dazu ist es notwendig, dass die Satzung des Vereins diese Ziele detailliert definiert.

Darüber hinaus ist im § 63 (3) AO geregelt, dass jeder Verein einen Nachweis der Gemeinnützigkeit erbringen muss, was spätestens mit der Vorlage der Steuererklärung zu erfolgen hat. Wichtig hierbei ist im Jahresabschluss im Verein unbedingt:

dass die Unterlagen vollständig vorgelegt werden.

dass die Beläge in einer nachvollziehbaren Reihenfolge sortiert sind.

dass bei einem Steuerprüfungszeitraum von gewöhnlich drei Jahren die Steuerunterlagen in einem identischen System vorgelegt werden.

Allerdings gibt es einen relativ großzügigen Spielraum, denn für den Jahresabschluss im Verein ist weder ein Formular vorgesehen noch ist eine spezielle Form verlangt. Deshalb ist es opportun, alle eindeutig gemeinnützigen Aktivitäten eines Vereins im Jahresabschluss deutlich hervorzuheben, während Vereinsfeste oder Grillabende eher im Hintergrund erwähnt werden. Auf diese Weise kann der ideelle Bereich eines Vereins vom wirtschaftlichen Teil getrennt werden, ohne dass der Verein in Bezug auf die Gemeinnützigkeit Nachteile zu befürchten hat. Wird ein Jahresabschluss auf dieser Basis erstellt, bietet es sich förmlich an, diese Aufstellung auch bei der Mitgliederversammlung vorzulegen. Auf dieser Basis ist es für die Mitglieder deutlich einfacher und transparenter, soll der Vorstand entlastet werden.

Was die Aufzeichnungen im Jahresabschluss enthalten sollten

Zumeist bietet es sich an, den Jahresabschluss in chronologischer Form anzufertigen. Generell muss der Jahresabschluss klar aufzeigen, in welchem gemeinnützigen Bereich der Verein aktiv ist. Engagiert sich ein Verein in mehreren Bereichen, muss ersichtlich sein, wie diese zueinander stehen. Alle Anforderungen zum Status der Gemeinnützigkeit sind besonders hervorzuheben, also Selbstlosigkeit, Unmittelbarkeit und Ausschließlichkeit.

In der Folge ist für jede Einnahme und jede Ausgabe klar zu definieren, wann und wofür diese getätigt wurde. Dabei ist die Nennung des Tätigkeitsbereichs unverzichtbar. Dies betrifft übrigens auch alle Wirtschaftsgüter im Verein, die der Abschreibung unterliegen. Lassen sich einzelne Tätigkeitsbereiche eines Vereins nicht klar voneinander trennen, ist ausnahmsweise eine Schätzung erlaubt. Bevor dies geschieht, sollte der Sachverhalt mit dem zuständigen Sachbearbeiter beim Finanzamt abgestimmt werden. Vereine, die sich nicht an diese Grundregeln halten, laufen in die unbedingte Gefahr, ihren Status der Gemeinnützigkeit zu verlieren.

Die Haftungspflicht des Vorstandes beim Jahresabschluss im Verein

Das deutsche Recht schreibt unmissverständlich vor, dass der Vorstand eines Vereins dessen gesetzlicher Vertreter ist. Damit obliegt dem Vorstand die Erfüllung der Verpflichtung zur Rechnungslegung, sowohl gegenüber dem Finanzamt als auch gegenüber der Mitgliederversammlung.

Kommt ein Vorstand dieser Verpflichtung nicht nach, kann die Mitgliederversammlung beschließen, zivilrechtlich gegen den Vorstand vorzugehen. Wird die Rechnungslegung gegenüber dem Finanzamt nicht erfüllt und es werden keine oder unvollständige Steuererklärungen vorgelegt,  stehen dem Finanzamt mehrere Wege offen.

Auf Basis der vorangegangenen Steuerjahre oder der Steuererklärungen vergleichbarer Vereine kann eine Steuerschätzung erfolgen. Außerdem ist das Finanzamt befugt, Säumniszuschläge zu erheben. Darüber hinaus kann das Finanzamt alle Mitglieder des Vorstandes oder einzelne Vorstandsmitglieder in Haftung nehmen, sofern es sich um einen eingetragenen Verein handelt. Bei nicht im Vereinsregister eingetragenen Vereinen können zudem auch die Mitglieder in ihrer Gesamtheit oder einzelne Mitglieder in Haftung genommen werden. Die Folgen für einen Steuerbetrug oder eine Steuerhinterziehung im Verein können drakonisch sein, denn Steuerverkürzungen durch unvollständige oder unrichtige Angaben in der Steuererklärung eines Vereins werden mit Freiheitsstrafen von bis zu 5 Jahren geahndet. Wer leichtfertig oder fahrlässig eine Steuerverkürzung verursacht, muss zumindest mit einem empfindlichen Bußgeld im Rahmen eines Ordnungswidrigkeitsverfahren rechnen.

Liegen grobe Fahrlässigkeit oder gar Vorsatz bei der Verletzung der Steuerrechts vor, kann das Finanzamt den Vorstand in Haftung nehmen und die Steuerschulden über deren Privatvermögen eintreiben. Dies ist übrigens auch möglich, wenn bereits vergangene Amtsperioden betroffen sind oder ein Vorstandsmitglied das Amt niedergelegt hat, selbst dann, wenn der Vorstand nur ehrenamtlich tätig war.

Aus diesen Gründen ist es jedem Vorstandsmitglied angeraten, sich intensiv mit der finanziellen Führung eines Vereins auseinanderzusetzen. Überdies sollte jeder, der im Vorstand eines Vereins tätig ist, eng mit dem Kassenwart zusammenarbeiten und auf die Einhaltung regelmäßiger Kassenprüfungen achten. Wird dies beachtet, steht einem marklosen und positiven Jahresabschluss im Verein nichts entgegen.

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Jahresabschluss mit Hilfe einer Vereinssoftware

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Aufgrund der Komplexität greifen viele Vereine auf die Möglichkeit zurück ihre Buchhaltung und den damit verbundene Jahrabschluss mit Hilfe einer Vereinssoftware mit integrierter Vereinsbuchhaltung zu tätigen. Die Unterlagen können dann digitalierst aufbereit und jederzeit exportiert werden. Gerade für den Kassenwart ist das ein großter Vorteil, weil sie schnell alle Unterlagen bereitstehend haben und für restlichen Vorstand ist es hilfreich, da sie sich jederzeit einen Überblick verschaffen können.