1. FC Lokomotive Leipzig e.V.

Wie der 1. FC Lok Leipzig zusammen mit campai die Vereinsarbeit digitalisierte und zukunftsfähig aufstellte.

Herausforderung

- Administrative Aufgaben des Vereins mit Hilfe einer Vereinsverwaltungssoftware zeitsparend, effizient und kostengünstig erledigen. 

- Digitale, moderne Plattform, um Zeit und Papier zu sparen.

- Cloudbasierte Software, die es ermöglicht, remote an jedem Ort, zu jeder Zeit, von jedem Gerät aus zu arbeiten.

- Zukunftsfähige Möglichkeit, um Formulare zu erstellen.

- Einfache Beitragsanpassungen, die nicht mehr einzeln und händisch vorgenommen werden müssen.

Lösung

- Cloudbasierte, digitale Vereinsverwaltungssoftware campai, mit der an jedem Ort und von jedem Gerät aus gearbeitet werden kann.

- Zielgerichtete Gespräche mit den Entwicklern, in denen die Wünsche und Bedürfnisse des Vereins berücksichtigt wurde.

- Formenbuilder FORMS, der moderne Designelemente enthält, die farblich an die Vereinsfarben angepasst werden können.

- Spürbare Reduzierung des Aufwandes und des Papiers für die gesamte Vereinsverwaltung. 

- Schnelle Beitragsanpassung in der Mitgliederverwaltung. 

- Digitaler Mitgliedsausweis

Ausgangslage

Die Geschichte 1. FC Lokomotive Leipzig begann 1893 mit der Gründung des „Verein für Bewegungsspiele“ (VfB). Dieser schloss sich am 15. Juni 1898 mit dem „Club Sportbrüder“ zusammen. Als offizielles Gründungsdatum für den so entstandenen „VfB-Sportbrüder“ wurde mit dem 11. November 1893 das Gründungsdatum der Sportbrüder übernommen. Aufgrund der Aktivitäten der Vereinsverantwortlichen war der Club an der Gründung des Deutschen Fußball-Bundes (DFB) am 28. Januar 1900 beteiligt.

Nach dem Ende des Zweiten Weltkrieges wurde der VfB Leipzig wie alle Vereine verboten. So entstand auf dem Stadiongelände des VfB Leipzig die SG Probstheida. Aufgrund weiterer Regelungen wechselte der Verein bis zum Jahr 1963 noch mehrfach Namen und Zugehörigkeit. 

Am 27. Februar 1963 kam es zur Gründung des SC Leipzig als Zusammenschluss des SC Rotation Leipzig und des SC Lokomotive Leipzig. Es folgten weitere Namensänderungen, bis die Mitglieder am 28. Mai 1991 unter Rückbesinnung auf die eigenen Traditionen den Verein zu VfB Leipzig beschlossen. Am 10. Dezember 2003 gründeten die Mitglieder den 1. FC Lokomotive Leipzig, bevor am 07. Oktober 2021 die Verschmelzung des VfB auf den 1. FC Lokomotive und die Änderung des Vereinsnamens in 1. FC Lokomotive Leipzig, Verein für Bewegungsspiele e.V., beschlossen wurde, um auch nach außen hin sichtbar die eigene Traditionslinie zu manifestieren. Nach dem Zusammenschluss beider Vereine beantragte der 1. FC Lokomotive Leipzig, Verein für Bewegungsspiele e.V. beim Deutschen Fußball-Bund den Meisterstern, aufgrund der errungenen Meisterschaften, über dem Clublogo auf dem Trikot tragen zu dürfen. 

Der Konzern 1. FC Lokomotive Leipzig kann auf viele Erfolge zurückblicken, unter anderem:

·       Deutscher Meister: 1903, 1906, 1913

·       Deutscher Pokalsieger: 1936

·       DDR-Pokalsieger: 1976, 1981, 1986, 1987

·       Spiele im Europapokal: 123

·       Bundesliga 1993 - 1994

·       2. Bundesliga: 1991 - 1993, 1994 - 1998

·       NOFV-Regionalliga-Meister: 2020

·       Sächsischer Pokalsieger: 1996, 2021

Im Hinblick auf all diese bereits durch den Verein überwundenen Schwierigkeiten wird deutlich, dass der 1. FC Lok Leipzig immer bestrebt war, zukunftsfähig zu arbeiten und für seine Mitglieder*innen und Spieler*innen da zu sein. Die Vereinsarbeit ist damit für alle Beteiligten eine echte Herzensangelegenheit. Nunmehr wollte der Verein diese ebenfalls modern aufstellen, um effizient gemeinschaftlich arbeiten zu können.

Problemstellung

Vor der Kommunikation mit den Entwicklern von campai verfügte der 1. FC Lok Leipzig bereits über das System SPG Verein. Die Kommunikation per Mail, Brief und Telefon war hierdurch bereits möglich. Ein moderner Messenger stand jedoch nicht zur Verfügung.

Ein Tool zur Erstellung von Formularen war nicht vorhanden. Diese wurden händisch in das alte Mitgliederprogramm eingepflegt, was zum einen nicht besonders effizient war, aber auch keine ansprechenden Formulare ermöglichte. Der 1. FC Lok Leipzig wollte unbedingt mit einem neuen Programm über ein modernes Tool verfügen, mit dem zeitgemäße Formulare erstellt und problemlos versendet werden können.

Die Beitragsverwaltung war ebenfalls ein Punkt, der viel Zeit und Kosten verschlang. Beitragsanpassungen mussten händisch durchgeführt werden. Die Eingaben erfolgten zudem nach Kontoumsätzen. Der Verein wünschte sich hier eine Software, mit der dies schnell und mit wenigen Klicks möglich ist.

Zudem wünschte sich der Verein eine Möglichkeit, Mitgliedern noch schneller die Aufnahme in den Verein zu ermöglichen und digitale Mitgliedsausweise auszustellen.

Lösung

In den ersten Gesprächen mit den Entwicklern von campai wurden die Bedürfnisse und Wünsche des Vereins geäußert. Sehr deutlich wurde, dass man eine innovative, ganzheitliche Software sucht, die die Vereinsarbeit remote ermöglicht.

Die vielen Kommunikationsmöglichkeiten, die campai in der Mitgliederverwaltung bietet, konnten schnell überzeugen. Auch die Beitragsverwaltung mit der einfachen Anpassung von Beiträgen und der damit zusammenhängenden Buchhaltung erfüllte die Ansprüche des 1. FC Lok Leipzig. Besonders begrüßt wurde auch die einfache Bedienung. Die Möglichkeit, abweichende Zahler einzustellen, war für einen Verein dieser Größenordnung ebenfalls ein überzeugendes Argument.

Die vielen Funktionen der Buchhaltung, von dem reinen Verbuchen bis zur Erstellung des Jahresabschlusses, machten für den 1. FC Lok Leipzig deutlich, dass campai ein ganzheitliches System ist, in dem alle Tools ineinander übergreifen. Änderungen in einem Bereich werden damit in allen betroffenen Softwarekomponenten übernommen.

Mit dem Formenbuilder FORMS wurde dem Wunsch des Vereins zeitgemäße, leicht anpassbare Formulare zu erstellen, ebenfalls Rechnung getragen. Die vielen Designelemente und die Möglichkeit, das Farbschema auf die Vereinsfarben einzustellen, konnten schnell überzeugen.

Die Möglichkeit, neuen Mitgliedern die Aufnahme in den Verein über die Website anzubieten, entsprach dem Wunsch des Vereins, Mitglieder schneller und einfacher gewinnen zu können. Mit dem digitalen Mitgliedsausweis entfällt zudem die händische Erstellung ebendieser. Stattdessen können Mitgliedsausweise in campai digital erstellt, an die Bedürfnisse des Vereins angepasst und sodann auf das Smartphone der Mitglieder gesendet werden. Eine Extra-App ist nicht notwendig; der Mitgliedsausweis wird mit den vorhandenen Wallets verknüpft.

Die cloudbasierte Software kann zudem jederzeit, überall, von jedem gängigen Rechner, Laptop, Smartphone oder Tablet zum Arbeiten genutzt werden. Damit wird die Vereinsarbeit unabhängiger und kann grundsätzlich von jedem Vereinsmitglied erledigt werden.

Die ganzheitliche Vereinsverwaltungssoftware campai  war aufgrund ihrer vielen modernen Funktionen und der stetigen Weiterentwicklung damit die richtige Wahl, um die vorhandenen Probleme in der Vereinsverwaltung des 1. FC Lok Leipzig zu lösen.

Fazit

campai hat die Mitgliederverwaltung des 1. FC Lok Leipzig noch digitaler gemacht als bisher. Das zeigt sich vor allem in der Anbindung der Bankkonten im System, was das lästige Ausdrucken von Bankauszügen und deren Abgleich/Zuordnung von Zahlungseingängen deutlich vereinfacht hat. Hier spart der Verein Zeit und Papier. Auch die Beitragsanpassung erfolgt jetzt benutzerfreundlich mit wenigen Klicks. 

Der digitale Mitgliedsausweis macht den Aufnahmeprozess bei neuen Mitgliedern noch schneller und effizienter, da hier keine physischen Ausweise mehr gedruckt werden müssen. Es können außerdem Rundschreiben an einen bestimmten Mitgliederkreis gesendet werden, die durch entsprechende Tags einer speziellen Gruppe zugeordnet werden können. Der Formenbuilder FORMS erfüllt die Ansprüche an hochwertige, zeitgemäße Formulare, die per Brief, Newsletter, Mail oder Messenger versendet werden können.

campai bietet dem 1. FC Lok Leipzig damit eine voll digitale Mitgliederverwaltung, die es ermöglicht, ohne Papier und insbesondere von jedem beliebigen Ort aus zu arbeiten, sodass nun auch die Vereinsarbeit im Home Office möglich geworden ist. Der Verein begrüßt ebenfalls die ständige Weiterentwicklung des Programms, die für alle Nutzer weitere Tools liefern, um die Vereinsarbeit zu erleichtern.

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