Wheels over Frankfurt e.V.

 Herausforderung

- Administrative Aufgaben des Vereins mit Hilfe einer Vereinssoftware zeitsparend, effizient und kostengünstig erledigen.

- Digitale, moderne Plattform, die von jedem bedient werden kann.

- Cloudbasierte Software, die die Daten jederzeit speichert.

- Einfache Mitgliederverwaltung

- Entlastung des Kassenwartes

- Ganzheitliches System

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Lösung

- Die cloudbasierte, digitale Vereinsverwaltungssoftware campai, dank der Dateien sicher gespeichert werden.

- Hohe Transparenz und hohe Benutzerfreundlichkeit

- Einfache und starke Mitgliederverwaltung mit hoher Benutzerfreundlichkeit

- Spürbare Reduzierung des Aufwandes für den Kassenwart

- Digitaler Mitgliedsausweis

- automatisierte Nachrichten zur Vereinfachung der Mitgliederkommunikation

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Ausgangslage

Wheels over Frankfurt Radsport e.V. ist ein abfahrtsorientierter Mountainbikeverein mit zwei offiziellen Trails am Feldberg im Taunus. Als Mountainbiker mit Herz und Seele betreibt der Verein nicht nur die beiden Trials, sondern versucht auch, die Jugendarbeit zu fördern. Das erklärte Ziel ist es, den Mountainbikesport in der Rhein-Main-Region nach vorne zu bringen und weiter zu etablieren. Hierfür sollen beispielsweise neue Trails legalisiert werden.

Der Verein besteht seit 2006 und hat derzeit (November 2022) 113 Mitglieder. Alle Vorstandsmitglieder sind im Mountainbikesport zu Hause. Die Vereinsverwaltung wird vom Vorstand selbst gestemmt. Hierbei zeichneten sich insbesondere für den Kassenwart hohe Belastungen ab. Gleichzeitig sorgte man sich um die Datenspeicherung und wollte eine hohe Transparenz in der Vereinsverwaltung erreichen.

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Problemstellung

Mit derzeit 113 Mitgliedern zählt der Verein Wheels over Frankfurt Radsport e.V. noch zu den etwas kleineren Vereinen. Dennoch fallen auch hier eine Vielzahl an Aufgaben in der Vereinsverwaltung an. Diese reichen von der Buchhaltung über die Mitgliederverwaltung bis hin zum Jahresabschluss.

Die Vereinsverwaltungsaufgaben werden vom Vorstand übernommen und belasten die Mitglieder teilweise sehr. Gerade die Buchhaltung, aber auch die Mitgliederverwaltung verschlingen viel Zeit, die der Verein lieber in die Jugendarbeit und die Entwicklung und Legalisierung neuer Trails investieren möchte.

Der Verein wünschte sich ein Vereinsverwaltungsprogramm, das alle notwendigen Funktionen beinhaltet, um Zeit zu sparen und den Vorstand zu entlasten. Gleichzeitig sollte das Programm möglichst einfach bedienbar sein, um für den gesamten Vorstand übersichtlich und nutzbar zu sein.

Auch eine effizientere Mitgliederkommunikation war ein wichtiger Punkt für den Verein, um alle Mitglieder auf dem Laufenden halten und schneller neue Mitglieder gewinnen zu können.

Lösung

In den ersten Gesprächen mit den Entwicklern von Campai wurden die Bedürfnisse und Wünsche des Vereins geäußert. Es wurde sehr deutlich, dass der Verein sich eine benutzerfreundliche, ganzheitliche Software wünscht, die die Daten sicher speichert. Zudem sollten die Vorstandsmitglieder durch die Einführung der Verwaltungssoftware entlastet werden.

campai konnte sehr schnell mit seiner modernen und benutzerfreundlichen Oberfläche überzeugen. Dank dieser ist es allen mit Vereinsaufgaben betrauten Mitgliedern möglich, ihre Aufgaben schnell, papierlos und remote an jedem Ort zu erledigen. Auch die Tatsache, dass die Software cloudbasiert ist, war für den Verein ein echter Pluspunkt. So werden die Daten jederzeit sicher gespeichert.

In der Mitgliederverwaltung selbst überzeugte auch insbesondere das Feature des digitalen Mitgliedsausweises. Der Verein kann jetzt schneller Mitglieder gewinnen und verwalten. Auch die automatisierten Nachrichten waren ein echter Volltreffer. Egal ob Newsletter oder Einladungen zu Veranstaltungen – so können alle Mitglieder ganz einfach zukunftsfähig informiert werden.

In Sachen Buchhaltung war der Kassenwart schnell vom Mehrwert der digitalen Verwaltungssoftware überzeugt. Die vielen Möglichkeiten, Beiträge zu erheben und die Beitragszahler einzustellen, machen die Buchhaltung schneller und transparenter. Das zusätzliche Tool zur Erstellung des Jahresabschlusses ist dabei ein weiteres Highlight.

Auch der freundliche Kundensupport war ein ausschlaggebendes Argument für den Verein, sich für campai zu entscheiden. Die stets sehr gute Kommunikation und die Berücksichtigung der Vereinsstrukturen liefern dem Verein eine Software, die genau zu den Bedürfnissen passt. Dabei wird die Software zudem immer weiterentwickelt, um den Anforderungen der Vereine gerecht zu werden.

Für die Zukunft des Vereins bietet campai viele weitere moderne Features. Mit dem Formenbuilder können ansprechende Newsletter und Flyer erstellt werden, die mit vielen Designelementen versehen werden können. Der Messenger ermöglicht unter den Mitgliedern eine zeitgerechte, schnelle Kommunikation. Mit dem Tool zur Erstellung des Jahresabschlusses können zukünftig die Bilanz und Einnahme-Überschuss-Rechnungen erstellt werden.

campai war dank seiner hochwertigen, modernen Features die richtige Lösung, um die Vereinsverwaltung des Wheels over Frankfurt e.V. digital aufzustellen. Die hohe Benutzerfreundlichkeit sorgte für eine hohe Akzeptanz unter den Vorstandsmitgliedern. Die Transparenz der Funktionen erleichtert die Vereinsarbeit enorm. Bei Fragen oder Problemen steht der Kundenservice dem Verein zudem mit Rat und Tat zur Seite.

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Fazit

Dank campai wurden die Vorstandsmitglieder, insbesondere auch der Kassenwart, deutlich entlastet. Das ganzheitliche System überzeugt mit allen hochwertigen Funktionen, die die Vereinsverwaltung komplett digital möglich machen. Besonders hervorgehoben wird auch die hohe Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung. So konnte schnell eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern erzielt werden.

Die automatisierten Mails und weiteren Kommunikationswege geben dem Verein neue, moderne Möglichkeiten, mit ihren Mitgliedern in Kontakt zu treten. Auch der digitale Mitgliedsausweis wird den Aufwand für die Vereinsarbeit deutlich reduzieren und es zudem neuen Mitgliedern einfacher machen, dem Verein beizutreten.

Da alle Funktionen von campai ineinander übergreifen und leicht zu verstehen sind, wurde auch die Transparenz der Vereinsarbeit deutlich erhöht. Das ganzheitliche System kann in allen Punkten überzeugen. Auch der freundliche Support und die Kommunikation mit den Entwicklern war für den Verein ein Grund, sich für campai zu entscheiden.

Wheels over Frankfurt e.V. spart dank campai viel Zeit und Aufwand und kann wieder mehr Zeit in die eigentlichen Vereinsaufgaben stecken. Damit können sich alle Mitglieder auf das Ziel, neue Trails zu legalisieren und die Jugendarbeit zu fördern, konzentrieren. 

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