Pressemitteilung verfassen - Eine Anleitung für den Verein!

Eine korrekte Pressemitteilung zu verfassen, ist für einen Verein sehr wichtig. Durch eine gesteuerte Veröffentlichung von Informationen, die von den Journalisten in bearbeiteter Form der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, werden bestimmte Zielgruppen über die Tätigkeiten des Vereins und seine Ziele informiert. Durch die Öffentlichkeitsarbeit erhält der Verein deine größere Reichweite und kann neue Mitglieder generieren. Im Gegensatz zu der Vereinskommunikation, die über die Vereinssoftware geführt werden kann, gilt es hier den Fokus auf andere Zielgruppen zu legen.

Öffentlichkeitsarbeit Definition

Öffentlichkeitsarbeit wird auch als Public Relation bezeichnet. Das Ziel der Öffentlichkeitsarbeit besteht darin, den Verein und sein Image positiv zu präsentieren und die Bekanntheit des Vereins zu steigern. Eine Pressemitteilung zu verfassen, ist ein wichtiger Teil der Öffentlichkeitsarbeit. Damit die Journalisten die Pressemitteilung auch beachten und weiter verbreiten müssen allerdings einige Regeln beim Verfassen der Pressemitteilung beachtet werden. Denn der Weg zu einem breiteren Publikum ist nur über die Medien möglich.

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Warum verspricht eine Pressemitteilung mehr Erfolg als eine Anzeige?

Artikel in einer Tageszeitung, einem Wirtschaftsblatt oder einem Magazin sind für die Leser der Zeitungen glaubwürdiger als bezahlte Anzeigen. Durch die neutrale Berichterstattung durch einen Journalisten erhält der Verein ein positives Image. Seine Integrität wird in den Vordergrund gerückt.
Die Artikel in den Zeitungen erreichen ein größeres Publikum als ein Flyer oder eine Anzeige im Inseratenteil, da sie von einer größeren Anzahl von Lesern gelesen werden.

Was ist eine Pressemitteilung eigentlich?

Die Pressemitteilung ist ein Text, der das Interesse eines Journalisten wecken soll. Der Text muss die Botschaft verständlich transportieren. In welcher Form der Artikel veröffentlicht wird, entscheidet der Journalist, der den Text öffentlichkeitswirksam weiterverarbeitet.

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Wie sollte eine Pressemitteilung aufgebaut sein?

Der erste Satz sollte immer das Hauptthema der Pressemitteilung enthalten. Er dient dazu, das Interesse des Journalisten zu wecken. Danach folgen weitere Informationen, durch die die sieben W-Fragen beantwortet werden. In welcher Reihenfolge die W-Fragen gestellt werden, hängt von dem Inhalt der Pressemitteilung ab.
Den besten Einstieg bieten die Fragen Wer?, Wo? und Was?. Danach folgen Wann?, Wie?, Woher? und Warum?.

Wie lang soll eine Pressemitteilung sein?

Eine Pressemitteilung ist immer eine kurze Information oder eine Anregung, ein bestimmtes Thema aufzugreifen. Alle Aussagen sollten daher knapp und kurz gehalten werden.
Der angesprochene Journalist kann die Pressemitteilung in kurzer Zeit lesen und sich eine Meinung über den Verein bilden. Für den Artikel wird er den Text in seinen eigenen Worten ausformulieren.
Die Pressemitteilung wird nur dann von dem Journalisten beachtet werden, wenn sie sich von der großen Menge an anderen Pressemitteilungen abhebt. Um das zu erreichen, muss der Verfasser immer ein interessantes Thema ansprechen.

Was unterscheidet die Pressemitteilung von einem Werbeartikel?

In einem Werbeartikel werden immer der Name des Vereins, seine Adresse und ähnliche Informationen aufgezählt. Das ist bei einer Pressemitteilung anders. Vielleicht erwähnt der Journalist nur die im Text beschriebene Veranstaltung oder den Spendenaufruf ohne den Namen des Vereins zu nennen.
Damit der Verein in der Pressemitteilung namentlich genannt wird, sollten immer auch die Motive des Vereins in dem Text angeführt werden.
Natürlich hat der Journalist das Recht, andere Worte zu verwenden, oder Informationen, die seiner Meinung nach nicht relevant sind, wegzulassen. Er verwendet die Anregung einfach, um über das Thema eine eigene Geschichte zu verfassen.

Tipps, um die perfekte Pressemitteilung zu verfassen

1. Das Interesse an dem Inhalt kann durch die passende Wortwahl gesteigert werden.

Anstelle von Wortwiederholungen können Synonyme verwendet werden, die verschiedene Leute ansprechen. Generell sollten in den Sätzen starke Verben enthalten sein, da sonst die Aussage des Textes abgeschwächt wird. Die Verben sollen oder können sind nicht optimal.

2. Eine leichte Lesbarkeit ist wichtig.

Durch klare Aussagen wird ein Text leichter verständlich. Kurze Sätze mit exakten Formulierungen, die Vermeidung von Fremdwörtern und einfache Verben machen die Erfassung des Textinhaltes einfacher.

3. Durch Sachlichkeit werden Informationen übermittelt.

Eine Pressemitteilung soll nur eine kurze Zusammenfassung der Fakten enthalten. Die Ausschmückung des Themas wird durch den Journalisten vorgenommen. Eine neutrale Formulierung überlässt dem Leser die Interpretation des Textes.

4. Aktive Formulierungen sind besser als passive Formulierungen

Damit der Text dynamisch und interessant wirkt, sind aktive Formulierungen wichtig. So wirkt zum Beispiel das Wort "man" zu neutral und zu wenig aussagekräftig. In der Pressemitteilung sollte der Verein aktiv in den Vordergrund gerückt werden. Ein Zitat des Obmanns übermittelt einen persönlicheren Eindruck, weil eine reale Person hinter den Worten steht.

5. Positive Redewendungen

Um einen positiven Eindruck von dem Verein zu übermitteln, müssen auch positive Redewendungen eingesetzt werden. Negative Formulierungen verleiten zu einem "Nein".

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Was sollte am Ende der Pressemitteilung stehen?

Eventuelle Zusatzinformationen finden sich immer am Ende des Textes. Dazu gehören der Name eines Ansprechpartners bei auftretenden Fragen, eine Kontaktmöglichkeit und der Verweis auf Bildmaterial und die Rechte für den Abdruck des Bildmaterials.
Auf einer Pressemitteilung muss immer auch das Datum angeführt werden. Besonders bei der Ankündigung von Veranstaltungen ist das Timing wichtig, damit das Datum im Gedächtnis der Leser haftet. Eventuell kann der Journalist auf eine Sperrfrist bis zu der Veröffentlichung des Artikels hingewiesen werden.

Warum sind Keywords wichtig?

Durch die SEO-Optimierung eines Textes, die richtige Nutzung von Keywords, wird der Text leichter von den Suchmaschinen gefunden. Um bei der Google-Suche an den ersten Stellen aufzuscheinen, muss der Text immer auch neue und interessante Inhalte anbieten. Je mehr Klicks die Texte erreichen, umso stärker verbessert sich das Ranking.

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Wie kann ein Verein eine Pressemitteilung veröffentlichen?

Um eine Pressemitteilung verfassen und versenden zu können, benötigt der Verein einen Presseverteiler. In diesem sollten alle Journalisten, die den Verein bereits persönlich kennen, aufgelistet werden. Ebenso wichtig sind Kontakte zu den Redaktionen von lokale Zeitungen oder Fachzeitschriften.
Vor der Veröffentlichung muss noch eine weitere Entscheidung getroffen werden: Soll der Text nur in Print-Medien oder auch online erscheinen.
Auf einigen Online-Presseportalen können Pressemitteilungen kostenlos hochgeladen werden. Bezahlte zusätzliche Leistungen erlauben es, den Text an einer besser sichtbaren Stelle zu platzieren.
Zusätzlich sollte die Pressemitteilung immer auch auf der eigenen Webseite des Vereins veröffentlicht werden, damit die Vereinsmitglieder die nötigen Informationen erhalten. Sucht jemand im Internet nach dem Verein, erhält er durch die Pressemitteilung auch die neuesten Informationen.
Optimal für das Einstellen einer Pressemitteilung sind die Wochentage Dienstag, Mittwoch und Donnerstag. Dadurch vermeidet man die Kollision mit wichtigen Nachrichten am Montag und die geringere Bereitschaft für Veröffentlichungen kurz vor dem Wochenende.
Pressemitteilungen, die vor Uhr eingestellt werden, wecken eher das Interesse der Journalisten als Pressemitteilungen, die kurz vor Arbeitsschluss eintreffen.
Die Veröffentlichungen finden immer zu jeder vollen Stunde statt. Einsendungen sollten daher immer zur halben Stunde erfolgen.
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Eine Pressemitteilung verfassen Beispiel

Eine Pressemitteilung verfassen macht in den verschiedensten Situationen Sinn. Neue Mitglieder des Vereins können vorgestellt werden, ein neuer Vorstand wurde gewählt oder es finden spezielle Veranstaltungen statt.
1. Attraktive Überschrift eventuell mit Nennung einer Person
2. Information über die Veranstaltung, Wahl etc.
3. Nachfolgende Informationen kurz zusammengefasst
4. Ansprechpartner, Kontaktdaten, Link zu Bildern

Wie kann man den Erfolg einer Pressemitteilung überprüfen?

Um die Reichweite einer Pressemitteilung zu überprüfen, können Tracking-Informationen genutzt werden. Im Dashboard sind die Zahlen zu den Klicks, der Zahl der Leser und die Verweilzeiten auf dem Text gespeichert.
Die Möglichkeit einer kostenlosen Überprüfung bietet Google-Alerts. Das System arbeitet mit Keywords.

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