Transparenzregister Vereine: Was muss der Vereinsvorstand wissen?

Transparenz ist in vielen Geschäftsbereichen essenziell. Unternehmen haben sich demnach in das Transparenzregister einzutragen. Doch gilt das auch für Vereine? Was Vereine und Verbände hinsichtlich der Eintragung in das Transparenzregister berücksichtigen müssen und was es über das Lobbyregister zu wissen gibt, zeigt dieser Artikel.

‍

Was ist ein Transparenzregister für Vereine?

Seit 2017 gilt das Transparenzregister als die offizielle Plattform der Bundesrepublik Deutschland, auf der Unternehmen und andere Körperschaften bestimmte Daten offenlegen müssen. Relevant ist vor allem die Angabe der wirtschaftlich Berechtigten.

Der Zweck des Transparenzregisters ist - wie der Name bereits andeutet - die Schaffung von Transparenz. Die Personen, die für juristische Firmen-, Verbands- und Vereinsstrukturen verantwortlich sind, werden kenntlich gemacht.

Das Transparenzregister wurde vor allem deshalb ins Leben gerufen, um Geldwäsche und die Finanzierung von Terrorismus zu verhindern. Vereine sind gemäß §20 Abs. 1 GwG (Geldwäschegesetz) dazu verpflichtet, die wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister anzugeben.

So wie der Vereinsvorstand jederzeit einen Blick in die Mitgliederliste werfen kann, kann man aus dem Transparenzregister jederzeit entnehmen, wer in Vereinsstrukturen eine wichtige Rolle spielt. Gerade bei gemeinnützigen Vereinen ist diese Information relevant.

Tatsächlich gab es in der Vergangenheit bereits Versuche, Organisationen und Gewerbetreibende durch falsche Gebührenscheine zu betrügen. Die "Bundesanzeiger Verlag GmbH" ist eine offizielle Anlaufstelle, die das Transparenzregister führt. So können sich Betroffene sicher sein, dass der Gebührenbescheid von einer autorisierten Stelle kommt. Die Rechtsgestaltungen haben somit den Schutz der Allgemeinheit im Sinn.

‍

Wer darf im Transparenzregister Einsicht nehmen?

Wer hat eigentlich Zugang zu den Daten, die im Transparenzregister angegeben werden? Die offizielle Plattform teilt Berechtigte in drei Gruppen ein:

1. Behörden, Gerichte und in §2 Abs. 2 GwG genannte Stellen können im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung vollen Zugang zum Datenbestand des Transparenzregisters erhalten.
2. Verpflichtete haben nur einen fallbezogenen Zugang im Rahmen ihrer Sorgfaltspflichten.
3. Mitglieder der Öffentlichkeit haben nur einen eingeschränkten Einblick, sofern berechtigtes Interesse besteht.

Damit keine Rechte Dritter verletzt und die Daten sorgfältig geschützt werden, kann somit nicht jeder einen Transparenzregisterauszug beantragen. Zur dritten Personengruppe gehören folglich vor allem Personen, die die eigenen Angaben prüfen möchten - Stichwort: Selbstauskunft. Doch auch beispielsweise Journalisten können einen Auszug aus dem Transparenzregister erhalten, wenn sie zu den Themen Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung recherchieren.

‍

Wen müssen Vereine im Transparenzregister angeben?

Wer sind in einem Verein eigentlich die "wirtschaftlich Berechtigten"? Im Grunde genommen sind es die Personen, die im Verein das Sagen haben. Das GwG gibt an, dass jeder, der über 25 % der Kapitalanteile hält, über 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle über eine juristische Person ausübt, als wirtschaftlich berechtigt gilt.

In einem Verein ist eine solche Kontrolle in der Regel nicht gegeben. Daher gelten laut Gesetz die gesetzlichen Vertreter als wirtschaftlich berechtigt. Damit gilt, dass der Vereinsvorstand beim Transparenzregister gemeldet werden muss.

‍

Entlastung gemeinnütziger Vereine

Gemeinnützige Vereine sollten besonders entlastet werden, wenn es um das Transparenzregister geht. Der Bundestag hat dazu Mitte 2021 einem Gesetzesentwurf zugestimmt, der besagt, dass gemeinnützige Vereine von der Eintragungspflicht befreit werden.

Damit sich dennoch die nötigen Daten im Transparenzregister befinden, sollen sie direkt vom Vereinsregister an das Transparenzregister übermittelt werden. Nur in Ausnahmefällen ist das nicht gültig - beispielsweise dann, wenn die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder ihren Wohnsitz im Ausland haben.

Wann müssen Vereine trotzdem aktiv werden?

Nur in Ausnahmefällen müssen sich Vereine daher selbst aktiv darum kümmern, dass die wirtschaftlich Berechtigten ihrer Organisation in das Transparenzregister eingetragen werden. Diese Fälle sollte man jedoch kennen. Folgende Voraussetzungen machen es nötig, dass Vereine die Meldung selbst vornehmen:

• Eine Änderung des Vorstands wurde nicht unverzüglich zur Eintragung in das Vereinsregister angemeldet.
• Mindestens ein wirtschaftlich Berechtigter gehört nicht zum Vorstand, sondern ist aus anderen Gründen wirtschaftlich berechtigt.
• Ein wirtschaftlich Berechtigter hat seinen Wohnsitz außerhalb von Deutschland oder eine andere als die deutsche Staatsbürgerschaft.
• Ein wirtschaftlich Berechtigter hat neben der deutschen Staatsangehörigkeit noch eine andere Staatsangehörigkeit.

Somit müssen Vereine Änderungen im Vorstand unverzüglich beim Vereinsregister anmelden. Wer das versäumt, riskiert ein Bußgeld und andere negative Konsequenzen.

‍

Welche Angaben gehören in das Transparenzregister?

Damit eine Eintragung in das Transparenzregister erfolgen kann, müssen die Angaben vollständig sein. Folgende Angaben müssen gemäß §19 Abs. 1 GwG in der Meldung enthalten sein:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Wohnort
• Wohnsitzland
• alle Staatsangehörigkeiten
• Typ des wirtschaftlich Berechtigten
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses

Die vollständige Adresse sowie eine E-Mail-Adresse unterliegen nicht der Mitteilungspflicht - auch wenn dies oftmals so verstanden wird.

Wie viel kostet die Eintragung in das Transparenzregister für Vereine?

Als registerführende Stelle erhebt die Bundesanzeiger Verlag GmbH jährlich eine Gebühr für die Führung des Transparenzregisters. Gemeinnützige Vereine profitieren von einem erheblichen Vorteil: Zwar war für die Jahre 2021 bis 2023 noch ein vereinfachter Antrag auf Gebührenbefreiung beim Transparenzregister zu stellen. Ab 2024 gilt allerdings, dass keine Gebührenbescheide mehr an gemeinnützige Vereine herausgegeben werden. Eine formlose Versicherung reicht dazu aus.

Auf der offiziellen Webseite des Transparenzregisters ist eine Registrierung möglich. Hier können auch die Eintragungen beauftragt werden. Eine Gebührenbefreiung muss nicht mehr separat beantragt werden. Wer Hilfe rund um das Transparenzregister benötigt, kann den eigenen Service in Anspruch nehmen. Ein HilfeCenter gibt Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um die Eintragung in das Transparenzregister.

‍

Exkurs: Lobbyregister - was ist das und welche Vereine müssen sich eintragen lassen?

Neben dem Transparenzregister gibt es das sogenannte Lobbyregister. Es wurde 2022 eingeführt und ist für all diejenigen relevant, die organisiert Einfluss auf die Politik von Bundestag und Bundesregierung nehmen möchten. Es gibt bestimmte Verhaltensregeln und selbstverständlich eine Eintragungspflicht für Betroffene.

Der Zweck des Lobbyregisters besteht darin, die Tätigkeit von Lobbyisten zu erfassen und zu kontrollieren. Sie sollen für die Gesellschaft transparenter werden. Auch Verbände und Vereine müssen sich seit dem 01.01.2022 registrieren lassen, sofern sie Interessensvertretung betreiben.

Im Gegensatz zum Transparenzregister erfolgt ein Eintrag nicht automatisch. Vielmehr müssen Vereine selbst tätig werden, um in das Lobbyregister aufgenommen zu werden. Doch welche Vereine sind davon überhaupt betroffen?

Tatsächlich gilt die Eintragungspflicht in das Lobbyregister nur für Vereine, die tatsächlich Lobby-Arbeit betreiben. Das sind in der Regel eher große Verbände. Doch selbst kleine Vereine können eintragungspflichtig werden - es hängt davon ab, ob Interessenvertretung betrieben wird.

Interessensvertretung im Verein - woran erkennt man sie?

Ob eine Eintragung in das Lobbyregister erfolgen muss oder nicht, hängt von der Interessensvertretung ab. Ab wann liegt diese in einem Verein jedoch vor? Folgende Checkliste hilft bei der Einordnung:

• Die Interessensvertretung wird regelmäßig betrieben und ist auf Dauer angelegt. (Regelmäßigkeit besteht ab der dritten Kontaktaufnahme innerhalb recht kurzer Zeit.)
• Eine Kontaktaufnahme fand innerhalb der letzten drei Monate häufiger als 50-mal statt.
• Die Kontaktaufnahme erfolgt gegenüber Mitgliedern, Fraktionen, Organen oder Gruppen des Bundestags und deren Mitarbeitern oder der Bundesregierung selbst.
• Die Interessensvertretung erfolgt geschäftsmäßig für Dritte. Eine Gewinnerzielungsabsicht oder ein gewerbliches Tätigwerden sind aber nicht nötig.

Über welchen Kommunikationskanal die Kontaktaufnahme stattfindet, ist nicht relevant. Man spricht sowohl bei persönlichen Treffen als auch bei Anrufen oder E-Mails von einer Kontaktaufnahme. Wenn die genannten Tätigkeiten auf den Verein zutreffen, liegt eine Interessensvertretung vor und eine Eintragungspflicht in das Lobbyregister besteht.

Allerdings gibt es auch ein paar Ausnahmen:

• Ein offener Brief, zum Beispiel "an die Mitglieder des Deutschen Bundestags" adressiert, gilt nicht als Kontaktaufnahme. Genauso wenig zählen dazu öffentliche Stellungnahmen oder allgemeine Veröffentlichungen ohne Nennung eines Adressaten.
• Demonstrationen gelten nicht als Kontaktaufnahme.
• Wenn Vereine Anliegen von ausschließlich lokalem Charakter geltend machen und nicht mehr als zwei Wahlkreise betroffen sind, muss keine Eintragung erfolgen.
• Arbeitgeber- und Arbeitnehmervereinigungen, Religionsgemeinschaften und Vereine, die in Deutschland anerkannte Minderheiten fördern, müssen sich nicht eintragen lassen.
• Für Organisationen der Kultur- und Bildungspolitik mit institutioneller Förderung mit Bundesmitteln besteht keine Eintragungspflicht in das Lobbyregister.
  ‍

Fazit

Für mehr Transparenz und um Geldwäsche sowie Terrorismusfinanzierung entgegenzuwirken, sieht das Geldwäschegesetz eine Eintragung in das Transparenzregister vor. Diese ist auch für Vereine und Verbände Pflicht. Da die Informationen häufig direkt aus dem Vereinsregister übernommen werden, besteht oftmals kein Handlungsbedarf. Gemeinnützige Vereine sind zudem von den Kosten befreit. Dennoch sollten sich Vereine mit den Sonderfällen rund um das Transparenzregister befassen, um rechtlich gesehen auf Nummer sicher zu gehen.