Vereinsarbeit in modernen Vereinen

In Zeiten der Digitalisierung und der „digital natives“ sehen sich Vereine immer öfter mit der Frage konfrontiert, welche Anforderungen an moderne Vereinsarbeit gestellt werden. Dabei geht es nicht nur darum, wie man neuen Mitgliedern einen schnellen Einstieg in den Verein ermöglicht. Es muss auch betrachtet werden, wie die Vereinsarbeit sicherer und schneller digital erledigt werden kann. In diesem Artikel werden wir uns der Frage annehmen, wie die Vereinsarbeit modern aufgestellt werden kann und welche Punkte zu berücksichtigen sind. Dabei betrachten wir insbesondere folgende Themen:

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·       Vereinsarbeit remote 

·       Moderne Kommunikation

·       Features für eine unkomplizierte Buchhaltung

·       Neue Mitglieder schnell und einfach gewinnen

·       Digitaler Mitgliedsausweis

Vereinsarbeit remote – papierlos von jedem Ort aus

Während der COVID-19-Pandemie hat sich in allen Bereichen gezeigt, dass digitales Arbeiten grundsätzlich in der heutigen Zeit kein Problem mehr sein darf. Auch Vereine müssen von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren, um sich zukunftsfähig aufzustellen. Dabei gibt es einige Rahmenbedingungen, die unbedingt eingehalten werden müssen:

 ·       Sichere Datenspeicherung

·       Konformität mit der Datenschutzgrundverordnung

·       Papierloses Arbeiten von allen Geräten an jedem Ort

Egal, wie man die Vereinsarbeit aufstellt und welches Programm man dafür nutzen möchte: Die Daten müssen jederzeit sicher gespeichert werden. Am besten funktioniert das mit einem cloudbasierten System. Dieses bietet zusätzlich die Möglichkeit, jederzeit von jedem Ort aus zu arbeiten. Das Einzige, was benötigt wird, ist ein internetfähiges Endgerät – Laptop, Rechner, Tablet oder Smartphone.

Dabei muss das gewählte Programm mit der Datenschutzgrundverordnung vereinbar sein. Der Datenschutz stellt in Deutschland ein hohes Gut dar, das sogar mit einem eigenen Grundrecht, dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung, unterlegt ist. Die sichere Speicherung, Verwendung und Bearbeitung der Mitgliederdaten müssen daher unbedingt gewährleistet sein.

Moderne Vereinsarbeit sollte, soweit es geht, papierlos erfolgen. Die Zeiten, in denen Vereine unzählige Akten und Belege in Ordnern aufbewahrt haben, ist eindeutig vorbei. Heute muss ein System in der Lage sein, alle Belege, Buchungen und weitere Dokumente sicher zu speichern und zu verwalten. Dabei muss der Zugriff zu jedem Zeitpunkt möglich sein.

Moderne Kommunikation ist das A und O

Die meisten Menschen nutzen zur täglich Kommunikation Smartphones und E-Mails. Das Festnetztelefon hat – gerade in der Freizeit – als Kommunikationsmittel ausgedient. Zwar haben noch 84 Prozent der Haushalte einen Festnetzanschluss, genutzt wird dieser jedoch gerade von den jüngeren Generationen kaum noch. Per Messenger Nachrichten, Bilder und Einladungen verschicken ist heute Standard.

Auch Vereine müssen in der Kommunikation auf moderne Mittel zurückgreifen. Nicht nur, um ihre Mitglieder zeitgemäß zu erreichen, sondern auch, um sich selbst Arbeit zu ersparen. Einladungen zu Mitgliederversammlungen oder Veranstaltungen, beziehungsweise Newsletter, können einfach per Mail oder Messenger verschickt werden. Ein Vereinsverwaltungsprogramm sollte diese Features anbieten. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, automatisierte Nachrichten zu verschicken. Damit können mit wenigen Klicks alle Mitglieder schnell und einfach erreicht werden.

Egal, ob Beitragsänderungen, Einladungen oder Neuigkeiten aus dem Verein – die Zusendung per Brief oder händisch per Mail ist nicht mehr zeitgemäß. Bei der Verwendung einer Verwaltungssoftware sollten Vereine darauf achten, dass ihnen moderne Kommunikationsmöglichkeiten an die Hand gegeben werden. Auch Umfragen oder Formulare sollten einfach und schnell erstellt werden können. So können auch Sponsoren und Partner besser gewonnen werden.

Ein Verein ist eine Gemeinschaft. Genau dies sollte sich in der Kommunikation widerspiegeln. Dank eines Messengers funktioniert die Kommunikation untereinander einfach per Chat. Auch eine Community ist eine gute Möglichkeit, um die Kommunikation einfacher und schneller zu gestalten.

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Features für eine unkomplizierte Buchhaltung

Neben der reinen Mitgliederverwaltung nimmt die Buchhaltung eines Vereins oft viel Zeit und viele Personen in Anspruch. Auch Vereine müssen jährlich eine Steuererklärung abgeben. Zudem wird der Jahresabschluss von den Kassenprüfern und der Vereinsversammlung geprüft. Die Unterlagen hierfür nahmen oft mehrere Ordner Papier ein, was die Erstellung und Prüfung erschwerten.

Moderne Vereinsarbeit muss hier leichter vonstatten gehen. Die Buchhaltung eines Vereins sollte eng mit der Mitgliederverwaltung korrespondieren, damit die Daten übertragen und genutzt werden können. Ein modernes Vereinsverwaltungsprogramm muss mit diesen Schnittstellen arbeiten können und Rechnungen und Belege zudem sicher speichern. Gleichzeitig müssen die Buchungen den richtigen Kostenstellen zugewiesen werden, damit der Jahresabschluss am Ende korrekt ist.

Vereine sichern sich durch ihre Mitgliedsbeiträge einen Großteil ihrer Finanzierung. Hierbei gibt es unzählige unterschiedliche Beitragsarten, die abgerechnet werden müssen. Moderne Vereinsarbeit sollte beinhalten, dass diese Abrechnung mit wenigen Klicks korrekt erfolgen kann. Dabei ist insbesondere sicherzustellen, dass abweichende Zahler eingestellt werden können – falls beispielsweise im Verein Kinder und Jugendliche vertreten sind, deren Eltern die Beiträge bezahlen.

Gleichzeitig muss ein modernes Vereinsverwaltungsprogramm eine einfache Rechnungserstellung und die Nutzung von Online-Banking ermöglichen. In der heutigen Zeit müssen Vereine in der Lage sein, ihre Rechnungen online zu überweisen, ohne dass ein Bankbesuch notwendig ist.

Alle Zahlen, Einnahmen, Ausgaben und weiter Aufwendungen, müssen sich am Ende des Jahres korrekt im Jahresabschluss wiederfinden. Die Software sollte zudem in der Lage sein, aus den Zahlen die Bilanz und/oder Einnahme-Überschuss-Rechnung zu erstellen. Das erleichtert nicht nur dem Kassenwart die Arbeit, sondern auch den Kassenprüfern. Ein transparentes System ist damit unbedingt erforderlich.

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Einfach neue Mitglieder gewinnen – dank moderner Technologien

Die Mitgliedergewinnung in der heutigen Zeit ist auf der einen Seite schwierig, weil Menschen gerade in den Binnenräumen über eine Vielzahl von Angeboten verfügen, kann aber auch dank moderner Technologien deutlich erleichtert werden. Ein wichtiger Punkt ist, Neumitgliedern über die eigene Website die Möglichkeit zu bieten, einen Aufnahmeantrag zu stellen.

Ein gutes Vereinsverwaltungsprogramm sollte dabei neue Mitglieder einfach in die Mitgliederverwaltung übernehmen können. Es ist wichtig, dass alle notwendigen Daten – insbesondere auch die Bezahlweise des Mitgliedsbeitrages – mit wenigen Klicks übernommen werden können. So erspart man sich ein händisches, zeitaufwendiges Eingeben.

Mitgliedsanträge sollten heutzutage digital möglich sein, um den Verein attraktiver zu machen und die Vereinsarbeit zu erleichtern. Anmeldungen, Ummeldungen, aber auch Abmeldungen müssen schnell erfasst werden können und sowohl in der Mitgliederverwaltung als auch der Buchhaltung vermerkt werden. 

Genauso wichtig ist es, Umfragen erstellen zu können, um das Feedback der Mitglieder zu erheben. Sei es eine Meinungsabfrage über spezielle Veranstaltungen oder über generelle Vereinstätigkeiten, Menschen wollen sich in Vereinen einbringen. Das Gemeinschaftsgefühl ist mit eins der wichtigsten Güter, die für Vereine sprechen. Neben einer offenen Kommunikation zählt dazu auch eine regelmäßige Meinungsabfrage. Ein reger Austausch unter den Mitgliedern muss auch abseits von Vereinsversammlungen gefördert werden.

Wie bereits unter der Kommunikation geschildert, sind moderne Technologien exzellent geeignet, um Vereinen hier neue Möglichkeiten zu eröffnen. Eine eigene Website dürfte heute bereits Pflicht sein, um sich als Verein zu vermarkten. Auch Vereinsarbeit ist in diesem Sinne ein Produkt, das beworben werden sollte. Die Integration eines digitalen Mitgliedsantrages sollte mithilfe eines Vereinsverwaltungsprogramms einfach möglich sein.

Digitale Mitgliedsausweise – schnell, einfach, sicher

Neben der Notwendigkeit, neuen Mitgliedern digital einen schnellen Einstieg in den Verein zu ermöglichen, muss auch der Mitgliedsausweis zeitgemäß ausgestellt werden können. Viele Menschen nutzen auf ihrem Smartphone bereits die Wallet, um Flugtickets, Bankkarten und vieles mehr immer griffbereit zu haben. Ideal ist es, wenn Vereine dieses Feature aufgreifen und den Mitgliedsausweis so digital zur Verfügung stellen. Im besten Fall unter Nutzung der bereits vorhandenen Wallet auf dem Smartphone, ohne dass eine weitere App notwendig ist.

Die papierlose Variante des Mitgliedsausweises spart Zeit und Papier. Wichtig dabei ist, dass das Vereinsverwaltungsprogramm ein ganzheitliches System ist, indem die vorhandenen Daten mit allen Features der Mitgliederverwaltung, Buchhaltung und vielen mehr verknüpft sind. Wenn ein Mitglied aus dem Verein ausscheidet, sollte das Programm selbstständig in der Lage sein, auch den digitalen Ausweis zu löschen.

Der digitale Mitgliedsausweis ist dabei nicht die einzige Verwendungsmöglichkeit für digitale „Karten“. Auch Tickets zu Veranstaltungen und ähnlichen Events können so unproblematisch an die Mitglieder übersendet werden – direkt auf ihr Smartphone. Sowohl für den Verein als auch für die Mitglieder bietet diese papierlose Variante unzählige Vorteile. Die Mitglieder müssen kein physisches Dokument mehr bei sich tragen – das eigene Smartphone ist vollkommen ausreichend.

Fazit

Es bleibt festzustellen, dass an moderne Vereinsarbeit eine Vielzahl von Ansprüchen gestellt wird. Ein Vereinssoftware muss:

·       Cloudbasiert arbeiten und Daten sicher im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung speichern.

·       Viele unterschiedliche Funktionen beinhalten, die ganzheitlich ineinander übergreifen.

·       Mitgliederverwaltung, Kommunikation, Buchhaltung und vieles mehr benutzerfreundlich mit wenigen Klicks möglich machen.

·       Digitale Möglichkeiten bieten, von denen die Mitglieder profitieren.

Die Entwickler von campai haben als echte Vereinsmenschen all diese Punkte und weitere berücksichtigt und campai entwickelt. Das cloudbasierte Vereinsverwaltungsprogramm überzeugt mit vielen modernen Funktionen und Kommunikationsmöglichkeiten, die ineinander übergreifen. Zudem wird die Software ständig weiterentwickelt, um allen Vereinen immer eine moderne Oberfläche zum Arbeiten zu bieten.

campai wird heute schon von vielen Vereinen unterschiedlicher Größenordnungen genutzt. Auch Verbände haben sich für die Anschaffung des Vereinsverwaltungsprogramms entschieden. Die Entwickler kennen damit die Bedürfnisse von Vereinen und ihre unterschiedlichen Strukturen. 

Besonders hervorzuheben ist neben den vielen Kommunikationsmöglichkeiten (Mail, Brief, Messenger, automatisierte Nachrichten) auch der digitale Mitgliedsausweis, der mit den bereits vorhandenen Wallets auf Smartphones verknüpft ist. Die Buchhaltung bietet neben vielen weiteren umfassenden Funktionen auch die Möglichkeit, mit wenigen Klicks den Jahresabschluss zu erstellen. Der Formenbuilder zur Erstellung unterschiedlicher Formulare mit Designelementen rundet das Bild perfekt ab.

campai bietet für sein Vereinsverwaltungsprogramm einen vierzehntägigen Testzeitraum an, indem Vereine die Funktionen nach Lust und Laune ausprobieren können. Es stehen zudem unterschiedliche Preispakete zur Auswahl, sodass alle Vereine von den modernen Funktionen profitieren können. Bei weiteren Fragen steht der Kundenservice jederzeit zur Verfügung.

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Ein Finanzplan ist eine finanzielle Prognose. Zugleich werden die Ziele des Vereins abgesteckt, die vom Vorstand definiert wurden. Dabei kann es sich um Mitgliederzahlen, Werbung von neuen Mitgliedern, Teilnahme an Wettbewerben oder um bauliche Maßnahmen handeln, abhängig von der Art und Größe des Vereins. Ziel dabei ist es, dass ein solcher Liquiditätsplaner zu jeder Zeit in der Zukunft aufzeigt, wie sich die finanzielle Situation des Vereins darstellen wird. So lässt sich eine Verschuldung des Vereins ebenso vermeiden, wie die Gefahr, bei zu hohen Einnahmen Steuern zahlen zu müssen, ist der Verein als gemeinnützig anerkannt.