Aufbewahrungsfristen im Verein

So wie in einem Unternehmen, so müssen auch im Verein bestimmte Unterlagen für eine vorgegebene Zeit aufbewahrt werden. Wichtigste Regel dabei ist, dass alle steuerlich relevanten Papiere für mindestens zehn Jahre vorgehalten werden müssen. In unserer Zeit kommt hinzu, dass sehr viele Unterlagen und Dokumente nicht mehr physisch in Papierform, sondern lediglich digital vorhanden sind. Wie derartige Dokumente aufbewahrt werden sollten und wie lange, ist oft bei Vorständen nicht bekannt. Das wichtigste Dokument für den eingetragenen Verein kennt übrigens keine Frist zur Aufbewahrung. Solange ein Verein besteht, sind die Eintragung ins Vereinsregister und die originale Satzung aufzubewahren – zeitlich unbegrenzt.

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Der Hintergrund zur Aufbewahrung von Dokumenten im Verein

Jeder aktiver Verein übt Handlungen aus, was in der Regel auf einem Dokument nachlesbar ist. Insofern ist jedes Dokument der Beweis dafür, dass etwas stattgefunden hat. Um im Detail nachvollziehen zu können, was im Einzelnen tatsächlich passiert ist, müssen die dazugehörigen Unterlagen aufbewahrt werden. Die Wichtigkeit der Aufbewahrung wird allerdings häufig unterschätzt. Dabei geschieht es regelmäßig, dass Dokumente verloren gegangen oder nicht auffindbar sind, wenn vom Finanzamt eine Revision oder Steuerprüfung nach § 147 der Abgabenordnung durchgeführt wird oder wenn der Zoll bzw. die Finanzbehörde eine Überprüfung nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Europäischen Union durchführt.

Folgen der Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen

Kann ein Verein bei einer Steuerprüfung die erforderlichen Unterlagen nicht oder nur teilweise vorlegen, kann dies fatale Folgen nach sich ziehen. In derartigen Fällen ist es dem Finanzamt erlaubt, Einnahmen, Ausgaben und Werte zu schätzen. Zwar müssen sich die Finanzbeamten bei ihren Schätzungen an gewisse Grundregeln halten, allerdings ist der Spielraum bei einer solchen Steuerschätzung recht hoch. Es passiert nicht selten, dass sich ein Verein nach einer Steuerschätzung unvermutet jenseits der relevanten Umsatzgrenzen wiederfindet. Diese liegen derzeit beim wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb bei 35.000 Euro Umsatz pro Jahr und im Zweckbetrieb von Sportvereinen bei 45.000 Euro jährlich.

In der Folge können hohe Steuernachzahlungen auf den Verein zukommen. Bei gemeinnützigen Vereinen besteht zudem die Gefahr, dass die geschätzten Gewinne derart üppig ausfallen, dass eine Überprüfung des Status der Gemeinnützigkeit durchgeführt werden muss.

Es kommt noch schlimmer, denn das Finanzamt verlangt in solchen Fällen nicht nur eine Steuernachzahlung, sondern obendrein auch noch Verzugszinsen. Dabei zeigen sich die Finanzbehörden deutlich großzügiger als jede gute Bank, denn es werden 6 % Zinsen per Anno berechnet.

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Arten von Aufbewahrungsfristen

Fällt der Terminus Aufbewahrungsfristen, denken wir fast immer sogleich an das Finanzamt. Allerdings gibt es neben der Finanzbehörde weitere Institutionen, die für bestimmte Unterlagen eigene Fristen vorschreiben. Auch für einen Verein kann diesbezüglich das Archivgesetz, das Bürgerliche Gesetzbuch, die Bildungs- und Steuergesetzgebung und insbesondere das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten relevant werden. Zu den bei Vereinen eher seltenen Verpflichtungen zur Aufbewahrung gehören unter anderem:

– arbeitsrechtliche Unterlagen wie Arbeitszeugnisse, Beförderungen, Belobigungen, Abmahnungen – 3 Jahre

– gerichtliche Dokumente wie Mahnbescheide, Prozessakten oder Urteile – 30 Jahre

– ärztliche, auch sportärztliche Unterlagen, EKG-Auswertungen, Lungenfunktionstest, Röntgenbilder – 10 Jahre

– Resultate genetischer Untersuchungen – 10 Jahre

– Gesundheitscheck zur Früherkennung von Erkrankungen – 10 Jahre

– Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen – 3 Jahre

– Dokumentation, wurden Blutprodukte oder künstlich hergestellte Plasmaproteine angewendet – 30 Jahre

– Lohnnachweise, gezahlte Arbeitsentgelte, Stundennachweise – 5 Jahre

– Bewerbungsunterlagen von Arbeitssuchenden – maximal 6 Monate – sollen die Unterlagen länger aufbewahrt werden, weil der Bewerber vielleicht in naher Zukunft eingestellt werden soll, ist dessen schriftliche Genehmigung zur verlängerten Aufbewahrung unerlässlich.

Wie sich Aufbewahrungsfristen berechnen

Generell maßgebend für die Dauer der Aufbewahrung eines Dokuments ist nicht das Datum auf dem selbigen. Im Grundsatz gilt hier das Geschäftsjahr, weshalb die meisten Dokumente mit 10 Jahren Aufbewahrungsverpflichtung oftmals länger als 11 oder 12 Jahre gelagert werden müssen. Erhält beispielsweise ein Verein im November 2010 eine Rechnung mit dreimonatigem Zahlungsziel, taucht diese erst in der Jahresbilanz 2011 am Ende des Kalenderjahres auf. Die Bilanz ist am 25. März 2012 fertiggestellt. Damit läuft die Aufbewahrungsfrist bis zum 24. März 2022. Erst danach kann die Rechnung vernichtet werden.

H2: Steuerliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen, Belegen, Rechnungen und Dokumenten

Der Vorstand eines Vereins ist gesetzlich dazu verpflichtet, die steuerlich relevanten Finanzunterlagen des Vereins für 6 oder 10 Jahre gesichert aufzubewahren.

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Tipp: Erhält ein Verein für einen Einkauf lediglich einen Kassenstreifen, sollte sofort geprüft werden, ob es sich bei dieser Quittung um einen Thermodruck handelt. Kassenbons im Thermodruckverfahren verblassen sehr schnell und sind nach wenigen Jahren vollkommen unlesbar. Deshalb sollte hier eine Fotokopie angefertigt werden, um auch nach 10 Jahren einen lesbaren Einkaufsnachweis vorlegen zu können.

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Steuerlich relevante Unterlagen mit 10 Jahren Aufbewahrungsfrist:

– die gesamte Buchhaltung

– Inventarverzeichnisse

– Jahresabschlüsse

– Lageberichte

– Eröffnungsbilanz

– Arbeitsanweisungen zur Kassenführung

– sonstigen Organisationsunterlagen

– Buchungsbelege

– Rechnungen

– Unterlagen und Dokumente nach Artikel 15 Absatz 1 sowie Artikel 163, den Zollkodex der Europäischen Union betreffend

Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsverpflichtung

– die gesamte geschäftliche Korrespondenz, sowohl eingehende als auch ausgehende Briefe, E-Mails oder sonstige Nachrichten. Streng genommen gehören auch mit dem Handy versendete Kurznachrichten oder MMS dazu.

– alle weiteren Unterlagen, Belege und Dokumente, die für die Besteuerung des Vereins relevant sein könnten.

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Tipp: Viele Vereine akzeptieren nur die 10-jährige Verpflichtung zur Aufbewahrung und ersparen sich damit eine umständliche, oft arbeitsaufwendige Sortiererei. Sind die 10 Jahre abgelaufen, werden einfach alle Unterlagen vernichtet, auch diejenigen, die eigentlich nur 6 Jahre aufzubewahren sind.

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Aufbewahrungsfristen im digitalen Zeitalter

Alle E-Mails an einen Verein, egal ob diese direkt adressiert sind oder an ein Vorstandsmitglied, müssen archiviert werden (z.B. durch eine Vereinssoftware. Sind diese elektronischen Nachrichten steuerlich relevant, kommt die zehnjährige Verpflichtung zur Aufbewahrung zum Tragen. Dies bedeutet in der Praxis, dass die gesamte digitale Korrespondenz eines Vereins unter die gesetzliche Aufbewahrungsfrist fällt. Das Finanzamt behandelt jede E-Mail wie ein originales Dokument aus Papier. Inzwischen verfügen die meisten Finanzämter über Spezialisten, die bei einer Steuerprüfung sehr genau nachweisen können, ob und wann E-Mails gelöscht oder verändert wurden.

Aufbewahrungsfristen für physische Unterlagen

Unterlagen, Belege, Rechnungen und Dokumente eines Vereins sollten für jedes Steuerjahr separat in Aktenordnern aufbewahrt werden. Da diese Dokumente in der Regel über viele Jahre weder bewegt noch geöffnet werden, kann es ratsam sein, Beutel mit einem Trockenmittel in den Ordnern anzubringen. So kann wirkungsvoll verhindert werden, dass sich Schimmel in den Unterlagen bildet und diese unleserlich und unbrauchbar macht. Die Gefahr der Schimmelbildung besteht vor allem in selten genutzten Räumen und in solchen, die von ihrer Eigenschaft her eine hohe Luftfeuchtigkeit halten.

Aufbewahrung von digitalen Steuerunterlagen für den Verein

Um es deutlich zu sagen: Es ist nicht ausreichend, alle E-Mails und Steuerabrechnungen in einem eigenen Folder auf der Festplatte des Vereins-Computers abzuspeichern. Es gibt drei Möglichkeiten, alle digitalen und steuerlich relevanten Unterlagen sicher zu archivieren.

– Abspeichern aller Unterlagen auf einer externen Festplatte.

– Abspeichern aller Unterlagen auf einem USB-Stick oder einer DVD.

– Nutzung einer Cloud, um alle relevanten Unterlagen fortlaufend zu speichern und zu archivieren.

Es gibt einige Vorbehalte gegenüber der Cloud, denn es liegt in der Natur der Sache, dass wir unsere Daten nicht an unbekannte Dritte zur Aufbewahrung abgeben wollen. Allerdings hat die Vergangenheit gezeigt, dass die großen Anbieter mit den ihnen anvertrauten Daten in der Cloud ungemein vorsichtig und seriös umgehen. Insofern ist die Cloud derzeit das einfachste und sicherste Mittel zur Datenarchivierung und zur Einhaltung der Ausbewahrungsfristen. Zudem ist die Cloud datenschutzrechtlich unbedenklich.