Aufgaben des Schriftführers

Aufgaben des Schriftführers im Verein: Protokollant, Ordner, Vereinssprecher & Journalist

Ein Schriftführer im Verein ist nicht nur die Person, die während Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen Protokoll führt. In Wirklichkeit hat ein Schriftführer jedoch viel weitreichendere Aufgaben als die eines reinen Protokollanten. So muss die entsprechende Person zum Beispiel dafür sorgen, dass die Vereinsordnung, Vereinssatzung sowie weitere Richtlinien ordnungsgemäß geführt werden. Welche zusätzlichen Aufgaben ein Schriftführer im Verein hat, welche Fähigkeiten und Eigenschaften die Person mitbringen sollte und wie jemand ins Amt gewählt wird, erfährst du im folgenden Artikel.

Wie wird ein Schrift- & Protokollführer bestimmt?

In der Regel gibt die Vereinssatzung vor, wer das Protokoll während Versammlungen führen soll. Damit ist nicht eine spezielle Person gemeint. Die Satzung schreibt oft eher vor, welche Voraussetzungen diese mitbringen muss oder wer nicht Protokoll führen darf. Wenn dieser Punkt in deinem Verein nicht fest geregelt ist, kann während einer Mitgliederversammlung über die oder den Kandidaten abgestimmt werden. Alternativ kann auch der Vereinsvorstand einen dauerhaften Schriftführer bestimmen.

Wenn du jetzt meinst, dass ja eigentlich der Versammlungsleiter das Protokoll führen könnte, solltest du Folgendes bedenken. Der Versammlungsleiter hat eine Vielzahl von Aufgaben und Verantwortungen inne. Diese machen es ihm oder ihr so gut wie unmöglich, ordnungsgemäß Protokoll zu führen. Die Trennung von Protokoll- oder Schriftführer und Versammlungsleiter ist daher immer sinnvoll.

Welche Eigenschaften braucht ein Schriftführer?

Das erste Auswahlkriterium für deinen oder euren neuen Schriftführer ist eine neutrale Haltung. In jedem Verein entwickeln sich mit der Zeit bestimmte Lager mit Meinungen, wie und wohin sich die Gemeinschaft entfalten sollte. Das Amt des Vereinsschriftführers sollte von einer möglichst neutralen Person ausgeführt werden.

Wenn kein entsprechendes Vereinsmitglied für den Posten zur Verfügung steht, kann auch ein Nicht-Mitglied für den Posten eingesetzt werden. Über diese Maßnahme muss selbstverständlich im Vorfeld bei einer Mitgliederversammlung abgestimmt werden. Dies ist allerdings nur möglich, wenn die Vereinssatzung dies nicht explizit ausschließt.

Das nächste Auswahlkriterium ist die Zuverlässigkeit oder Gewissenhaftigkeit dieser Person. Ein Mitglied, welches zeitlich nur beschränkt einsatzfähig ist, kommt daher nicht infrage. Die entsprechende Person muss die notwendige freie Zeit aufbringen können, den Posten gewissenhaft auszuführen.

Welche Kenntnisse sollte ein Schriftführer mitbringen?

Um zu verstehen, was die Person an Kenntnissen mitbringen muss, solltest du die Aufgaben eines Schriftführers im Verein kennen. Zu diesen gehören:

• Protokollführung bei Vereinssitzungen, Versammlungen & Vorstandssitzungen
• Erstellung öffentlicher& vereinsinterner Schreiben
• Pressemitteilungen erstellen
• Versand & Weiterleitung von Mitteilungen an Presse & Medien
• Übernahme der Vereinskorrespondenz
• Gestaltung von Werbemitteln
• Erstellen von Blog- & Newsbeiträgen für die Vereins-Webseite
• Erstellen und Posten von Social Media Beiträgen

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Wie sehen die Aufgaben des Schriftführers im Verein aus?

Nachdem du einen ersten Überblick bekommen hast, schauen wir uns die verschiedenen Aufgabenbereiche ein bisschen näher an. Generell lässt sich sagen, dass der Schriftführer für sämtliche geschriebenen Texte des Vereins verantwortlich ist oder sein kann. Hier kommt es auf deinen individuellen Verein und dessen Größe an. Dazu gehören sowohl die Versammlungs- und Sitzungsprotokolle sowie Pressetexte und die Kommunikation mit Außenstehenden, Dienstleistern und Medien. Außerdem muss der Schriftführer auch vereinsinterne Maßnahmen, Planungen und Beschlüsse abfassen und verbreiten.

Die Person sollte gut und diplomatisch formulieren können, denn nicht selten sind Vereinsrundschreiben, Protokolle und Beschlüsse Anlass zur Auseinandersetzung. Generell ist das Gedächtnis von Menschen oftmals sehr parteiisch ausgeprägt. Wer bei einer Versammlung was gesagt hat und wann was gesagt oder beschlossen wurde, sind häufig Punkte, über die sich Mitglieder beim Protokollführer beschweren. Genau deshalb ist eine diplomatische und auch durchsetzungsfähige Person für diesen Job gefragt.

Als Nächstes sollte die Person im Amt sich mit Neuen Medien auskennen, wenn die Verwaltung und Gestaltung dieser mit zum Aufgabenbereich gehört. Viele Vereine pflegen eine eigene Homepage mit zahlreichen Unterseiten. Besonders große Vereinigungen verteilen die Medienpflege daher gerne auf verschiedene Personen. Die Onlineseiten kleinerer Vereine können aber durchaus von einer Person gepflegt werden.

Der Schriftführer sollte sich dann darum kümmern, dass die Internetseite stets aktuell und eventuell marketingtechnisch optimiert ist. Ein Blog oder ein Newsbereich sind schöne Möglichkeiten, Mitglieder und Außenstehende über die Vereinstätigkeit zu informieren. Der Schriftführer kann zudem einen Leitfaden für den Online-Auftritt des gesamten Vereins festlegen.

Wenn die PR- und Medienarbeit des Vereins sich besonders umfassend gestaltet, können weitere Vereinsmitglieder den Schriftführer unterstützen. Sie können als IT-Fachpersonal, Grafiker, Mediengestalter, Fotografen, Copywriter oder SEO-Spezialisten den Verein unterstützen und dessen Reichweite und Medienpräsenz optimieren.

Was sollte ein Schrift- und Protokollführer können?

Jeder Verein teilt seinem Schriftführer unterschiedliche Aufgabenbereiche zu. Bei einem kann es die reine Protokollführung sein, bei anderen muss auch die externe Kommunikation sowie der Werbe- und PR-Bereich übernommen werden. Dabei hilft eine Vereinssoftware. Genau deshalb sollte das Vereinsmitglied eine Vielzahl an verschiedenen Kenntnissen mitbringen. Zuerst muss sich die Person mit den Werten und Zielen deines Vereins identifizieren. Das gilt vor allem, wenn jemand Außenstehendes als dauerhafter Schriftführer eingesetzt wird.

Sehr gute Deutschkenntnisse in Schrift und Sprache sind ebenfalls eine wichtige Voraussetzung. Darüber hinaus sollte der Amtsträger solide Computerkenntnisse mitbringen. Ist dein Verein groß und vor allem auch online aktiv, benötigt die Person zusätzliche Kenntnisse. Sie sollte PR-Texte formulieren können und sich mit der Suchmaschinenoptimierung (SEO) auskennen.

Da eventuell Plakate oder Flyer erstellt werden müssen, sind Kenntnisse im Bereich Mediengestaltung ebenso von Vorteil. Auch das Planen und Erstellen von Marketingstrategien sollte der Person, falls notwendig, möglich sein. Letzteres selbstverständlich immer in Absprache mit dem Vereinsvorstand.

Wann es sinnvoll ist die Aufgaben des Schriftführers zu splitten

Je größer der Verein ist, desto mehr Arbeit hat der Schriftführer im Verein. Wenn die Mitgliederanzahl die Hunderte oder Tausende übersteigt, kann eine Person alleine unmöglich Schriftführer sein. Sie sollte in diesen Fällen ein eigenes Team haben, die den Amtsträger in seiner Arbeit unterstützen. Darüber hinaus kann der Protokollführer auch mit entsprechender Software ausgestattet werden. Sie erlaubt es, zeitsparend und effizient zu arbeiten. Vor allem die Korrespondenz mit Außenstehenden kann durch ein Programm unterstützt werden, welches sich Textbausteine und Textfragmente merkt. Mithilfe dieser Datenbank können Texte schneller und einfacher erstellt werden.

Dokumenten können zudem nicht nur einer Cloud, sondern auch in speziellen Dokumentenboxen hinterlegt werden. Pressetexte, die als EXCEL- oder WORD-Dokumente erstellt wurden, lassen sich in diesen ablegen und sortieren. Mit wenigen Klicks können sie zudem speziellen Kontakten zugewiesen werden. So findet der Schriftführer schnell und einfach die entsprechende Korrespondenz.

Eine weitere Möglichkeit sind Protokollmodule. Mit diesen kann die Person im Amt schnell und einfach die Anwesenheit checken, das zu erstellende Protokoll strukturieren und im Anschluss direkt versenden. Das Programm speichert und sortiert alle erstellten Protokolltexte. Bei Fragen, Beschwerden oder Differenzen sind diese also schnell zur Hand.

Verantwortlichkeiten eines Protokoll- & Schriftführers

Wie du gesehen hast, können die Aufgaben des Schriftführers im Verein sehr umfangreich sein. Doch deshalb trägt die Person nicht alleine die Verantwortung für die Korrektheit von Protokollen und anderen Texten. Der Versammlungsleiter besitzt eine Mitverantwortlichkeit für die entstehenden Schriftstücke. Damit müssen der erste oder zweite Vorsitzende darauf achten, dass das Protokoll ordnungsgemäß erstellt und geführt wird.

Dabei muss darauf geachtet werden, dass der Text die Geschehnisse so realitätsnah wie schriftlich möglich darstellt. Vor allem, wenn es um das Protokollieren von Beschlüssen oder Abstimmungen geht, muss der Leiter kontrollieren, ob diese auch korrekt protokolliert und der exakte Wortlaut festgehalten wurde. Um spätere Beanstandungen auszuschließen, muss der Vorstand gemeinsam mit dem Schriftführer im Verein überprüfen, dass das Protokoll den genauen Ablauf wiedergibt.

Wie du also sehen kannst, erfüllt der Schriftführer wichtige Aufgaben innerhalb des Vereins. Das Amt sollte daher stets mit dem notwendigen Respekt ausgeführt und behandelt werden.

Tipps für den Schriftführer

Die Rolle des Schriftführers ist von entscheidender Bedeutung für das reibungslose Funktionieren eines Vereins. Hier sind einige praktische Tipps, um das Amt effektiv und effizient auszuführen:

1. Ordnung und Struktur
   Halte alle Dokumente, Protokolle und Korrespondenzen gut organisiert. Nutze digitale Tools wie Cloud-Speicher oder spezielle Vereinssoftware, um den Überblick zu behalten.

2. Protokollvorlagen verwenden
   Erstelle oder nutze bereits bestehende Protokollvorlagen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte und Formalitäten abgedeckt sind.

3. Klar und präzise formulieren
   Achte darauf, dass deine Protokolle und Schreiben klar, präzise und frei von Missverständnissen sind. Verwende einfache und verständliche Sprache.

4. Fristen im Blick behalten
   Viele Aufgaben eines Schriftführers sind zeitkritisch, wie etwa das Versenden von Einladungen oder das Einreichen von Dokumenten. Erstelle einen Kalender oder eine To-Do-Liste, um wichtige Fristen nicht zu verpassen.

5. Kontinuierliche Weiterbildung
   Bleibe auf dem Laufenden, was gesetzliche Vorgaben und neue Technologien betrifft, die deine Arbeit erleichtern könnten. Nimm an Schulungen oder Workshops teil, um deine Fähigkeiten kontinuierlich zu verbessern.

6. Gute Kommunikation
   Halte regelmäßig Rücksprache mit dem Vorstand und anderen Vereinsmitgliedern, um sicherzustellen, dass du über alle relevanten Informationen und Entscheidungen informiert bist.

7. Neutralität bewahren
   Als Schriftführer ist es wichtig, in deinen Aufzeichnungen und Mitteilungen stets neutral zu bleiben. Dies fördert das Vertrauen der Mitglieder und trägt zu einer objektiven Vereinsführung bei.

8. Effiziente Zusammenarbeit
   Arbeite eng mit dem Vorstand und anderen Verantwortlichen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben reibungslos erledigt werden und die Kommunikation innerhalb des Vereins effektiv ist.

"Der Schriftführer ist das Gedächtnis des Vereins – seine Worte sind nicht nur Protokoll, sondern das Fundament für Transparenz, Ordnung und Kommunikation."