Die Aufwandsspende - ein umfassender Leitfaden

Vereinen können verschiedene Arten von Spenden zukommen. Meist ist nur die Rede von Sachspenden oder Geldspenden. Doch was hat es mit der sogenannten „Aufwandsspende“ auf sich und wie wird sie steuerlich behandelt? Dieser Artikel gibt die Antwort.

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Was ist eine Aufwandsspende?

Von einer Aufwandsspende spricht man dann, wenn ein Spender auf die Erstattung seines bestehenden Aufwandsanspruchs verzichtet. Damit handelt es sich streng genommen um eine Form der Geldspende und nicht um eine Sachspende. Aufwandsspenden werden häufig auch als „Rückspenden“ bezeichnet. Gemeint ist jedoch ein und derselbe Vorgang.

Mitglieder können auf verschiedene Weise für einen Verein tätig werden. Wenn es im Vorfeld so festgelegt wurde, erhalten sie für ihren Aufwand eine Erstattung. Das kann beispielsweise das Honorar eines Redners für einen Vortrag sein. Aber auch die Gage für einen Musiker auf einer Vereinsveranstaltung oder die Vergütung des Übungsleiters fallen darunter.

Verzichtet jemand freiwillig auf seine Aufwendungserstattung, spendet er dem Verein zwar nicht aktiv Geld. Jedoch erlässt er ihm die geschuldete Summe. Der Verein genießt einen finanziellen Vorteil.

Wichtig: Wenn vorher keine Vergütung vereinbart wurde, geht man von einer unentgeltlichen Leistung aus. Daher darf der Verein in diesem Fall keine Zuwendungsbescheinigung (Spendenquittung) ausstellen. Zudem ist es gemäß § 10 Abs. 3 EStG nicht zulässig, dass der „Anspruch unter der Bedingung des Verzichts eingeräumt“ wird.

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Sind Aufwandsspenden steuerlich absetzbar?

Generell werden nur Geld- und Sachzuwendungen als Spenden in der Steuer berücksichtigt. Nutzungen und Leistungen sind im Gegensatz dazu nicht absetzbar. Jedoch gibt es eine Ausnahme: die Aufwandsspende. Folgende Aufwendungen sind in der Regel erstattungsfähig:

• Fahrtkosten zu Trainings, Wettkämpfen oder Tagungen
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Internetkosten
• Telefongebühren
• Telefaxkosten
• Kosten für Arbeitskleidung, beispielsweise für den Schiedsrichter
• Kosten für Büromaterial
• Portokosten

Spender vergessen gerne einmal, den Honoraranspruch in der eigenen Steuererklärung als Einnahme anzugeben. Selbst dann, wenn darauf verzichtet wird, ist er einzutragen. Andernfalls entsteht ein unberechtigter Steuervorteil, da nur die Spende berücksichtigt wird.

Übrigens: Damit eine Spendenbescheinigung anerkannt wird, muss sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Es liegt in der Verantwortung des Vereins, eine gültige Bescheinigung auszustellen.

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Voraussetzungen für die Aufwandsspende

Damit eine Aufwandsspende als solches gilt und entsprechend steuerlich geltend gemacht werden kann, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt werden. Einige Aspekte wurden bereits genannt: Der Verzicht auf den Anspruch einer Vergütung oder Aufwendungsersatz muss freiwillig erfolgen. Zudem muss es einen Aufwendungsersatzanspruch geben – dieser ist durch einen Vertrag, die Satzung oder einen rechtsgültigen Vorstandsbeschluss zu vereinbaren.

Eine weitere Voraussetzung für die Aufwandsspende besteht darin, dass der Anspruch nicht unter der Bedingung des Verzichts eingeräumt wurde. Hinzu kommen folgende Punkte:

• Der Aufwendungsersatz muss angemessen und verhältnismäßig sein.
• Bei Aufwendungen darf es sich nicht um eine Arbeitsleistung handeln
• Die Aufwendungen dürfen nicht in der Nutzung von Wirtschaftsgütern bestehen.
• Der Verein muss Aufwendungsersatzansprüche finanziell gesehen bedienen können.

Ordnungsgemäße Aufzeichnungen sind im Verein das A und O. Nur auf diese Weise lassen sich Aufwendungsersatzansprüche entsprechend nachweisen. Zudem können die Zahlungsansprüche nur dann ausgebucht werden, damit eine Aufwandsspende entrichtet werden kann. Mit Vereinssoftware wie Campai haben Vereine den vollen Überblick über alle Vorgänge. So geht keine relevante Information verloren.

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Wie handhabt der Schatzmeister eine Aufwandsspende?

Da es sich bei einer Aufwandsspende um einen Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen handelt, ist vielen zunächst nicht klar, dass es sich um eine Geldspende handelt. Sie sind verwirrt – immerhin fließt tatsächlich kein Geld. Es reicht für eine Aufwandsspende jedoch bereits, wenn der Anspruch belegt ist.

Spender erhalten eine Zuwendungsbescheinigung über eine Geldzuwendung. Dieses Dokument gilt als Nachweis dafür, dass ein Aufwandsverzicht vorliegt. Der Schatzmeister verwendet dafür das Formular für Geldzuwendungen und kreuzt das entsprechende Feld an.

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Details zur Aufwandsspende

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat sich eingehend mit der Thematik befasst und einige Regeln bezüglich der Aufwandsspende aufgestellt. Das BMF-Schreiben vom 07.06.1999 sowie das vom 24.08.2016 enthalten einige wichtige Details rund um die Aufwandsspende. Diese sind vor allem deshalb so relevant, da es viele Besonderheiten zu berücksichtigen gilt:

• Reisekosten gelten als Aufwendungen, die als Aufwandsspende zurück gespendet werden können. Allerdings muss dafür eine Grundlage in der Vereinssatzung gegeben sein. Zudem müssen Vereine auf die Regeln in der Reisekostenordnung achten, sofern es eine gibt.
• Die Vereinbarung muss vor dem Aufwand getroffen werden. Zuerst schreibt der Vorstand einen Auftrag aus, dann vergibt er ihn, anschließend verzichtet der Auftragnehmer auf die Aufwendungen und anschließend erhält er die Spendenbescheinigung.
• Damit eine Aufwandsspende überhaupt möglich ist, darf die Satzung ihn nicht ausschließen.
• Ein Verzicht auf Erstattung muss zeitnah erklärt werden – genau genommen innerhalb von drei Monaten nach Entstehen des Anspruchs bei einem einmaligen Anspruch. Bei einer regelmäßigen Tätigkeit muss der Verzicht alle drei Monate erklärt werden.
• Der Ersatzanspruch des Spenders gilt nur für Aufwendungen, die zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke erforderlich sind.
• Wenn der Verein wirtschaftlich nicht dazu in der Lage ist, die eingeräumten Ansprüche zu erfüllen, gilt der Verzicht auf Erstattung nicht als freiwillig. Es handelt sich nicht um eine Spende.
• Wenn sich die wirtschaftliche Lage des Vereins drastisch verschlechtert, darf er zu diesem Zeitpunkt keine Zusagen für Aufwandsentschädigungen machen. Schließlich ist davon auszugehen, dass die Ansprüche nicht erfüllt werden können.

Wer auf diese Tipps und Fakten achtet, macht bei der Aufwandsspende im Verein nichts mehr falsch. Wichtig ist, immer alle Details zu prüfen, damit sowohl Spender als auch Verein auf der sicheren Seite sind.

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Fazit

Die Aufwandsspende ist eine besondere Form der Spende an Organisationen oder Vereine. Damit sie als solches gilt, müssen einige Voraussetzungen berücksichtigt werden. Wichtig ist vor allem, dass der Zuwendende für seine Tätigkeit normalerweise eine Erstattung erhalten würde. Verzichtet er freiwillig darauf, kann der Schatzmeister eine entsprechende Spendenbescheinigung ausstellen.