Datenschutzbeauftragter im Verein - 2025

Jeder Verein, der persönliche Daten nutzt, sollte schauen, ob er einen Datenschutzbeauftragten (DSB) braucht. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sagt, wann das nötig ist. Ein DSB ist wichtig, wenn der Verein oft und geordnet viele Daten bearbeitet oder spezielle Daten wie Gesundheitsdaten verwaltet. Ein DSB wird auch benötigt, wenn mehr als 20 Mitarbeiter im Verein regelmäßig Daten automatisch verarbeiten. Bei bestimmten Datenverarbeitungen, die eine spezielle Prüfung erfordern, muss ebenfalls ein DSB da sein. Falls der Verein keine dieser Bedingungen erfüllt, kann er trotzdem freiwillig einen DSB haben, um sicher zu sein, dass alle Regeln eingehalten werden.

‍Wann braucht ein Verein einen Datenschutzbeauftragten?

Gesetzliche Grundlage: DSGVO und BDSG

Die DSGVO und das BDSG legen fest, wann ein Datenschutzbeauftragter nötig ist. Vereine müssen einen DSB haben, wenn ihre Haupttätigkeit die umfangreiche Verarbeitung personenbezogener Daten einschließt. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Verein kommerziell oder ehrenamtlich arbeitet. Jede Organisation, die mit sensiblen Daten umgeht, wie z. B. Mitgliederdaten, Gesundheitsinfos oder Kinderdaten, ist betroffen.

Das BDSG bestimmt zudem, dass ein Datenschutzbeauftragter ernannt wird, wenn der Verein mehr als 20 Mitarbeiter hat, die regelmäßig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten. Vereine mit vielen Mitgliedern oder intensiver digitaler Datenverwaltung sind oft zur Benennung verpflichtet.

Ab wann greift die Pflicht zur Benennung?

Die Verpflichtung, einen Datenschutzbeauftragten im Verein zu benennen, hängt von der Art und dem Umfang der Datenverarbeitung ab. Vereine, die etwa Mitgliederlisten pflegen, Veranstaltungen organisieren oder Gesundheitsdaten von Mitgliedern erheben, müssen prüfen, ob sie unter die Anforderungen der DSGVO fallen. Besonders bei Vereinen mit einem hohen Maß an Öffentlichkeitsarbeit oder umfangreicher Dokumentation von Teilnehmern, wie Sportvereinen oder kulturellen Organisationen, wird die Benennung oft erforderlich sein.  

Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter im Verein

Was sind die Unterschiede?

Ein interner Datenschutzbeauftragter wird aus den eigenen Reihen des Vereins benannt. Diese Lösung kann sinnvoll sein, wenn der Verein eine engagierte Person mit Fachkenntnissen hat, die bereit ist, diese Aufgabe zu übernehmen. Ein interner DSB kennt die internen Abläufe und Strukturen gut, was die Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen erleichtert. Allerdings müssen interne DSB entsprechend geschult werden, was Zeit und Kosten verursacht. Zudem genießen sie einen besonderen Kündigungsschutz, was in kleineren Vereinen problematisch sein kann.  

Ein externer Datenschutzbeauftragter hingegen wird von einem spezialisierten Dienstleister gestellt. Diese Lösung bietet den Vorteil, dass der Verein auf ein hohes Maß an Fachkompetenz und Erfahrung zugreifen kann, ohne interne Ressourcen zu belasten. Ein externer DSB ist besonders geeignet für Vereine, die keine internen Kapazitäten haben oder sich die regelmäßige Weiterbildung eines internen Mitarbeiters sparen möchten. Die Kosten sind jedoch oft variabel und richten sich nach dem individuellen Aufwand.

Welche Lösung passt zum Verein?

Die Entscheidung hängt von den Bedürfnissen und Möglichkeiten des Vereins ab. Ein kleiner Verein mit begrenztem Budget könnte einen internen Datenschutzbeauftragten in Betracht ziehen, während größere Organisationen mit komplexen Strukturen oft von einem externen DSB profitieren. Eine gründliche Abwägung der Vor- und Nachteile beider Optionen ist essenziell, um die bestmögliche Lösung zu finden.

Pflichten eines Datenschutzbeauftragten im Verein

Überwachung der Datenverarbeitung

Der Datenschutzbeauftragte ist dafür verantwortlich, dass alle datenschutzrechtlichen Vorgaben im Verein eingehalten werden. Dies umfasst die Prüfung, ob personenbezogene Daten sicher verarbeitet werden und ob alle organisatorischen und technischen Maßnahmen getroffen wurden, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Dazu gehört auch die regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Software und der internen Prozesse.

Beratung und Schulung der Mitglieder

Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich ist die Beratung der Vereinsmitglieder. Der Datenschutzbeauftragte steht allen Beteiligten bei Fragen rund um den Datenschutz zur Verfügung und organisiert Schulungen, um ein Bewusstsein für Datenschutzthemen zu schaffen. Gerade in Vereinen, in denen viele Ehrenamtliche tätig sind, ist es wichtig, dass alle Beteiligten verstehen, wie sie mit sensiblen Daten umgehen müssen.

Erfüllung der Dokumentationspflichten

Die DSGVO schreibt vor, dass sämtliche Datenverarbeitungsprozesse im Verein dokumentiert werden müssen. Der DSB trägt dafür Sorge, dass diese Dokumentation aktuell und vollständig ist. Diese Dokumentation dient nicht nur der internen Kontrolle, sondern auch als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden.

Haftung und Konsequenzen: Datenschutzbeauftragter im Verein

Wer haftet bei Verstößen?

Die Haftung liegt in erster Linie beim Verein. Wenn ein Datenschutzbeauftragter nicht ordnungsgemäß benannt wurde oder seinen Pflichten nicht nachkommt, können hohe Geldstrafen drohen. Laut DSGVO sind Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes möglich. Auch wenn diese Beträge bei Vereinen in der Regel geringer ausfallen, können sie dennoch eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen.

Persönliche Haftung des Datenschutzbeauftragten

Ein Datenschutzbeauftragter ist grundsätzlich nicht persönlich haftbar, wenn er seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllt. Es besteht jedoch die Möglichkeit einer Haftung, wenn er fahrlässig oder vorsätzlich gegen seine Pflichten verstößt. Daher ist es wichtig, dass der DSB regelmäßig geschult wird und über alle aktuellen Entwicklungen im Datenschutz informiert ist.

Interessenkonflikte vermeiden: Was ist zu beachten?

Darf der Vereinsvorsitzende Datenschutzbeauftragter sein?

Laut DSGVO darf keine Person zum Datenschutzbeauftragten ernannt werden, die gleichzeitig in einer Position tätig ist, die einen Interessenkonflikt darstellt. Der Vereinsvorsitzende ist daher nicht geeignet, diese Rolle zu übernehmen, da er Entscheidungen trifft, die vom Datenschutzbeauftragten überprüft werden müssten.

Wie bleibt der Datenschutzbeauftragte unabhängig?

Der DSB muss unabhängig arbeiten können, ohne Druck von Vorstand oder anderen Entscheidungsträgern. Vereine sollten darauf achten, dass der Datenschutzbeauftragte keine Aufgaben übernimmt, die seine Objektivität beeinträchtigen könnten, wie z. B. die Leitung der Mitgliederverwaltung.

Fazit

Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist für viele Vereine nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance, den Datenschutz professionell und zukunftssicher zu gestalten. Ob intern oder extern – die Wahl des richtigen Datenschutzbeauftragten hängt von den individuellen Anforderungen des Vereins ab. Klare Strukturen, umfassende Schulungen und eine offene Kommunikation helfen dabei, Datenschutz effizient umzusetzen und gleichzeitig Risiken zu minimieren.

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