Der Tätigkeitsbericht im Verein

Der Tätigkeitsbericht im Verein – die unverzichtbare Vereinschronik

Im Vereinsleben spielt der Tätigkeitsbericht eine ungemein wichtige Rolle. Gemäß Anwendungserlass zum § 63 der Abgabenordnung (AO) muss ein Tätigkeitsbericht erstellt werden. Die Finanzämter verlangen dies, um nachvollziehen zu können, ob ein als gemeinnützig anerkannter Verein noch immer diesen Status verdient.

Rechenschaftsbericht oder Tätigkeitsbericht im Verein

Der Rechenschaftsbericht und der Tätigkeitsbericht im Verein werden häufig miteinander verwechselt. Dabei haben beide ihren ureigenen Sinn und Zweck. Generell gilt, dass der Rechenschaftsbericht für die Vereinsmitglieder erstellt wird, der Tätigkeitsbericht für das zuständige Finanzamt.

Der Rechenschaftsbericht wird für gewöhnlich einmal im Kalenderjahr vom Vorstand eines Vereins erstellt. Dieser Bericht enthält alle Geschehnisse aus dem vergangenen Kalenderjahr. Der Inhalt wird den Mitgliedern offengelegt, damit diese wissen, was in ihrem Verein geschehen ist. Genau hierfür ist er eigentlich auch konzeptioniert. Sinn des Rechenschaftsbericht ist es, den Vereinsmitgliedern alle Informationen an die Hand zu geben, damit diese bei der Mitgliederversammlung den Vorstand und den Kassenwart entlasten können. Sollte einmal etwas schief gelaufen sein, so gehört in den Rechenschaftsbericht auch jede Unstimmigkeit oder der Ablauf einer satzungswidrigen Handlung sowie der Verstoß gegen geltendes Recht. In solchen Fällen wird von der Mitgliederversammlung für gewöhnlich die Entlastung des Vorstandes verweigert. Die Entlastung des Vorstandes und des Kassenwartes bescheinigt diesen, dass für den Entlastungszeitraum keine Schadensersatzansprüche gegen sie bestehen.

Der Rechenschaftsbericht ist an keine vorgeschriebene Form gebunden. In der Regel wird chronologisch aufgelistet, welche bemerkenswerten Ereignisse und Aktionen im vergangenen Kalenderjahr im Verein eine Rolle gespielt haben.  

Bei kleineren Vereinen kann der Rechenschaftsbericht in Absprache mit dem Finanzamt auch als Ersatz für einen Tätigkeitsbericht dienen, denn dieser ist deutlich aufwendiger zu erstellen. Außerdem kann der Rechenschaftsbericht interessant sein für Banken, wenn der Verein ein Konto eröffnen oder einen Kredit aufnehmen will.

Der dritte wichtige Bericht im Vereinsleben ist der Kassenbericht bzw. der Kassenprüfbericht. Das Resultat des Kassenberichts ist immer Bestandteil des Rechenschaftsberichts für die Vereinsmitglieder und des Tätigkeitsberichts für das Finanzamt.

Das Wesen und der Inhalt eines Tätigkeitsberichtes

Im Regelfall werden Vereine etwa alle drei Jahre aufgefordert, beim Finanzamt eine Steuererklärung vorzulegen. Zu dieser gehören eine Buchführung mit Einnahmen und Ausgaben, eine Übersicht über das Sach- und Geldvermögen, eine separate Aufstellung der Rücklagen und der Entwicklung dieser Rücklagen und eben ein Tätigkeitsbericht. Nutzen Sie dafür eine Vereinssoftware.

Mit der Einsicht in den Tätigkeitsbericht entscheidet das Finanzamt, ob ein Verein steuerlich anders eingestuft werden muss und ob er den Status der Gemeinnützigkeit weiterhin beibehält, sofern dieser gewährt wurde. Deshalb ist es notwendig, dass im Tätigkeitsbericht detaillierte Angaben über alle Veranstaltungen, Aktionen, Seminare, Lehrgänge und sonstige Aktivitäten aufgelistet sind.

Der Tätigkeitsbericht im Verein wird also nur und ausschließlich zur Vorlage beim Finanzamt erstellt. Es ist eine der wenigen Unterlagen für das Finanzamt, für welche es keine Formulare gibt und für die auch keine bestimmte Form vorgeschrieben ist. Insofern sind deiner Kreativität bei der Erstellung des Tätigkeitsberichtes keine Grenzen gesetzt. Bewährt haben sich allerdings zwei Grundformen. Entweder werden alle Arten von Ereignissen separat chronologisch aufgeführt oder der gesamte Tätigkeitsbericht im Verein entspricht einem chronologischen Ablauf des Kalenderjahres. So können beispielsweise alle Lehrgänge, Fortbildungen und Seminare eine Gruppe bilden, während die Teilnahme an Wettkämpfen eine weitere Gruppe bildet.

In der Praxis hat es sich als vorteilhaft erwiesen, wenn der Tätigkeitsbericht im Buzz-Stil verfasst wird. Dabei wird in Kurzform, quasi nur in Stichpunkten berichtet, was geschehen ist. Beispielsweise:

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Teilnahme an den Stadtmeisterschaften vom 17. bis 22 Mai 2022.

Startende Sportler Jugend A 12,  Erwachsene Herren 41, Erwachsene Damen 27,  

Trainer und Begleitpersonal 9,

geleistete ehrenamtliche Stunden 135,

Kostenaufwand 2.245 Euro,

gewonnene Stadtmeisterschaften 3,

2. und 3. Plätze 4

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Wichtig hierbei ist, dass Einnahmen separat aufgeführt werden und dies eventuell in einzelnen Punkten. Dies trifft insbesondere bei Seminaren, Kursen oder Lehrgängen zu, die auch von Nichtvereinsmitgliedern besucht werden. Im Normalfall werden derartige Fortbildungsveranstaltungen für Vereinsmitglieder zu einem vergünstigten Preis angeboten. So könnte beispielsweise der Yoga-Kurs in einem Sportverein für Mitglieder 20 € kosten, für Personen außerhalb des Vereins 30 €. Genau dann sind die Einnahmen aufgeschlüsselt im Tätigkeitsbericht aufzuführen, damit für das Finanzamt ersichtlich ist, welche Einnahmen einen wirtschaftlichen Hintergrund haben.

Was im Tätigkeitsbericht für das Finanzamt stehen muss

Darüber hinaus ist es ungemein wichtig, dass alle Aktionen, Tätigkeiten und Veranstaltungen hervorgehoben werden, sofern diese dem gemeinnützigen Vereinszweck dienen. Eher gesellige Höhepunkte im Vereinsleben sollten dementsprechend in den Hintergrund treten.

Es darf zu keiner Zeit der Eindruck entstehen, dass der gemeinnützige Verein mehr Wert auf Geselligkeit, weniger auf Gemeinnützigkeit legt. Wurde beispielsweise den gesamten Sommer über an jedem Wochenende eine Grillparty veranstaltet, dann darf dies im Tätigkeitsbericht gerne ausgelassen oder nur sehr kurz am Rande erwähnt werden. Im Gegensatz dazu darf der Stundenaufwand an gemeinnütziger Arbeit im Verein durchaus deutlich hervorgehoben werden. Hierzu zählen auch Ausbildungszeiten, Schulungen und Kurse, die von ehrenamtlichen Mitarbeitern des Vereins besucht wurden, um im Verein besser arbeiten zu können.

Diese Informationen sollte der Tätigkeitsbericht im Verein enthalten

Es ist wichtig, dass sich ein Verein für eine bestimmte Form beim Tätigkeitsbericht entscheidet. Da Vereine in der Regel nur alle drei Jahre zur Steuererklärung herbeigerufen werden, werden mit den Steuerunterlagen drei Tätigkeitsberichte vorgelegt, für jedes der vergangenen Kalenderjahre einer. Das Finanzamt muss in der Lage sein, aus dem Tätigkeitsbericht ablesen zu können, wie sich der Verein im Prüfzeitraum entwickelt hat. Werden drei Tätigkeitsberichte mit jeweils unterschiedlichen Format vorgelegt, lässt sich dies kaum mehr prüfen. Entscheidend ist, dass die drei Tätigkeitsberichte nebeneinander liegend auf den ersten Blick eine gute Vergleichsmöglichkeit bieten.

Will ein Verein, aus welchem Grunde auch immer, das Format seines Tätigkeitsberichts ändern, sollte abgewartet werden, bis ein neuer Prüfzeitraum beginnt. Es spricht nichts dagegen, direkt nach einer erfolgten Steuerprüfung bzw. der Vorlage der Steuererklärung beim Finanzamt für das laufende Kalenderjahr ein neues Format für den Tätigkeitsbericht zu wählen. Dieses Format muss dann beibehalten werden, bis die nächste Steuererklärung vom Finanzamt verlangt wird.

Gliederung für den Tätigkeitsbericht im Verein

Der Tätigkeitsbericht für das Finanzamt sollte sich zumindest in zwei große Abschnitte unterteilen. Der erste Abschnitt behandelt die allgemeinen Angaben zum Verein. Dazu gehören:

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Namen des Vorstandes und Kassenwarts

Zahl der Mitglieder

Austritte aus dem Verein

Zahl der neuen Mitglieder

Liste und grobe Details zu Sponsoren sowie Förderern

Abteilungen, Gruppen, Mannschaften im Verein

Zahl der geleisteten ehrenamtlichen Stunden für die gemeinnützige Arbeit

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Im zweiten Abschnitt werden alle Aktivitäten gleich welcher Art chronologisch oder nach Gruppen chronologisch aufgelistet.  

Kurse, Lehrgänge für aktive Vereinsmitglieder

Fortbildungsmaßnahmen und Grundkurse für ehrenamtlich tätige Mitglieder

Veranstaltungen

Wettkämpfe

Gesellige Veranstaltungen

Ausflüge und Besichtigungen

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Jede Aktivität sollte diese Informationen enthalten:

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Titel der Aktion

War es eine eigen initiierte Veranstaltung

wie wurde diese finanziert (öffentliche Mittel, Eintrittsgelder, Sponsoring, Spenden etc.)

Gab es einen Kooperationspartner (anderer Verein, Unternehmen, Stadtverwaltung…)

Wie viele Vereinsmitglieder waren ehrenamtlich tätig und wie viele Stunden haben sie geleistet.

Eventuelle Besonderheiten, beispielsweise neue Rekorde oder sehr positiver Zuspruch in der Öffentlichkeit.

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