Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Verein

In den wenigsten Organisationen ist die Buchhaltung eine beliebte Aufgabe. Dennoch muss sie ordentlich und sorgfältig ausgeübt werden. Was es bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Verein zu berücksichtigen gilt und welche Tipps bei der Erstellung helfen, zeigt dieser Artikel.

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Was ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

In vielen Vereinen und anderen Körperschaften muss keine Bilanz erstellt werden. Vielmehr reicht eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) - auch gern "Einnahmen-Ausgaben-Rechnung" genannt - aus. Dabei handelt es sich um eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung, bei der Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden.

Bei einer EÜR handelt es sich um ein gesetzliches Formular des Finanzamts zur Gewinnermittlung im Rahmen einer vereinfachten Buchführung. In der Regel erstellen Vereine am Ende eines Kalenderjahres ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

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Ab wann müssen Vereine eine Bilanz erstellen?

Solange der Jahresumsatz im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb nicht mehr als 600.000 Euro bzw. der Gewinn nicht mehr als 60.000 Euro beträgt, ist keine Bilanz verpflichtend. Geregelt ist dies in §§238 ff. HGB. Für Vereine in dieser Größenordnung reicht eine einfache Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben aus.

Wenn ein Verein obendrein den Status eines Kleinunternehmens hat, da seine steuerpflichtigen Jahresumsätze 22.000 Euro nicht übersteigen und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro erwirtschaftet werden, kann er mit Bruttobeträgen arbeiten. Die gezahlte Umsatzsteuer muss nicht separat ausgewiesen werden. Allerdings kann er dann auch keine Vorsteuer geltend machen. Am Jahresende wird eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemäß §4 Abs. 3 EstG (Einkommensteuergesetz) erstellt.

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Welche Steuerbereiche muss ein Verein bei seiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung berücksichtigen?

Gemeinnützige Vereine müssen folgende Steuerbereiche bei ihrer EÜR beachten:

• ideeller Bereich: Dazu zählen die Aufgaben, die der gemeinnützige Verein gemäß seiner Satzung erfüllen muss.
• Zweckbetrieb: Der Zweckbetrieb ist für die Erreichung der Vereinsziele gemäß der Satzung nötig.
• wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Hierunter fallen die Aufgaben und Aktivitäten, die nicht in den ideellen oder Zweckbetrieb eingeordnet werden können. Meist handelt es sich um Betriebe, die Mittel beschaffen.
• Vermögensverwaltung: Einnahmen, die aus der Übertragung von Rechten oder Vermögen des Vereins an Dritte resultieren, für die ein Entgelt berechnet wird oder die aus langfristigen Vermietungen erzielt werden, gehören zur Vermögensverwaltung.

Wenn der gemeinnützige Verein beispielsweise Spenden erhält, muss er diese in der Rubrik "ideeller Bereich" als Einnahmen verbuchen.

Damit sich Vereine einen ersten Überblick über die Einnahmen und Ausgaben der jeweiligen Steuerbereiche machen können, haben wir von Campai eine Übersicht mit einigen Beispielen erstellt. Selbstverständlich ist die Liste noch viel länger, da Vereine in den unterschiedlichsten Bereichen tätig sein können. Des Weiteren kann bei manchen Einnahmen und Ausgaben eine Mischform vorliegen.

In jedem Fall ist es wichtig, dass der Schatzmeister alle Buchungen fortlaufend erfasst und gleich den entsprechenden Steuerbereichen zuordnet. Vereinssoftware wie Campai hilft dabei, stets den Überblick und die Kontrolle zu behalten.

Einnahmen und Ausgaben im ideellen Bereich

Einnahmen:

• Spenden
• Beiträge von Mitgliedern
• Aufnahmegebühren
• Umlagen
• Schenkungen, Erbschaften
• Zuschüsse / Fördermittel
• Ersatzleistungen, zum Beispiel für nicht geleistete Arbeitsstunden

Ausgaben:

• Honorare, Löhne, Gehälter
• Geräte, Vereinskleidung
• Raummieten und -pachten
• Ehrungen
• Vereinsjubiläen
• Investitionen, Instandhaltungen
• Beiträge, Gebühren, Versicherungen
• Kosten des Vereinsbetriebs
• Reise- und Aufenthaltskosten
• Verwaltungs- und Betriebskosten
• Tilgungen und Zinsen

Einnahmen und Ausgaben im Zweckbetrieb

Einnahmen:

• Eintrittsgelder für Kurs- und Teilnahmegebühren
• Start- und Meldegelder für Wettkämpfe
• Brauchtumspflege, sofern Satzungszweck entsprechend
• kurzfristige Vermietung von Sportanlagen
• Vereinszeitschriften ohne Werbung
• Verkauf von Vereinsabzeichen an Mitglieder
• Lotterien, sofern der Erlös nur satzungsgemäßen Zwecken zugutekommt
• Verkaufserlös des Programms bei Veranstaltungen

Ausgaben:

• Kosten für satzungsgemäße Veranstaltungen
• Honorare für Übungsleiter und Trainer in Kursen
• Kosten für Kurse
• Kosten für Lotterien
• Kosten für Vereinsabzeichen
• Kosten für Brauchtumspflege
• Kosten für Programmhefte

Was gehört zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb?

Einnahmen:

• Verkauf von Speisen und Getränken
• Verkauf von Gegenständen und Geräten
• Einnahmen durch Sponsoren
• Einnahmen durch Werbung
• Eintrittsgelder für Veranstaltungen
• Einnahmen durch Basare, Straßenfeste usw.
• Einnahmen aus dem selbst bewirtschafteten Vereinsheim
• kurzfristige Vermietung von Vereinsanlagen

Ausgaben:

• Einkauf von Speisen und Getränken
• Ankauf von Handelsware
• Herstellungskosten der Werbung
• Gebühren für Genehmigungen
• Kosten für Veranstaltungen, Basare, Straßenfeste usw.
• Kosten für die Bewirtschaftung des Vereinsheims
• GEZ, GEMA
• Kosten für kurzfristige Vermietung der Vereinsanlagen

Vermögensverwaltung - Einnahmen und Ausgaben

Einnahmen:

• Miet- und Pachteinnahmen für Vereinsheim, Sportanlage usw.
• Zinseinnahmen aus Sparguthaben, Wertpapieren
• Einnahmen aus der Vergabe von Rechten (Verkauf, Vermarktung, Werbung)
• Einnahmen aus dem Verkauf von Vermögen

Ausgaben:

• Energiekosten
• Instandhaltungskosten
• Pflege und Wartung
• Kosten für die Vermietung oder Verpachtung
• Aufwendungen, die mit dem Verkauf von Vermögen zusammenhängen
• Zinsen und Gebühren
• Zinsaufwendungen für Darlehen
• Grundbesitzabgaben

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Was ist das Zu- und Abflussprinzip in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Vereine?

Ein wichtiger Begriff der Vereinsbuchhaltung ist das "Zu- und Abflussprinzip". Wenn die Buchführung ordnungsgemäß erfolgt, werden die Einnahmen und Ausgaben nach ihrem Zu- und Abfluss gebucht. Was bedeutet das konkret?

Zuflussprinzip

Gemäß dem Zuflussprinzip fließen Einnahmen dem Verein dann zu, wenn er darüber verfügen kann. Somit sind Einnahmen dem Kalenderjahr zuzuordnen, in dem sie bei dem Verein angekommen und auf dem Konto verbucht worden sind.

Wenn wiederkehrende Einnahmen kurz vor oder nach dem Ende des Kalenderjahres zufließen, werden sie dem Kalenderjahr zugeordnet, zu dem sie nach wirtschaftlicher Sicht gehören. Bei einem Zufluss bis 10 Tage vor oder nach Ablauf des Kalenderjahres gehören sie noch in das jeweilige Jahr.

Abflussprinzip

Ausgaben müssen nach dem Abflussprinzip in dem Jahr erfasst werden, in dem sie abgeflossen sind. Das heißt, dass Ausgaben steuerlich nicht mit dem Rechnungsdatum erfasst werden, sondern erst bei Abfluss des Geldes. Das ist der Tag, an dem eine Überweisung von der Bank getätigt oder das Geld vom Konto abgebucht wird.

In folgenden Fällen findet das Zufluss-Abfluss-Prinzip in der Buchführung des Vereins keine Anwendung:

• Abzuschreibende Wirtschaftsgüter: Hier werden die Kosten auf mehrere Jahre aufgeteilt.
• Laufende Lohnzahlung: Selbst wenn der Dezember-Lohn im Januar gezahlt wird, gilt der Zufluss im Dezember.
• 10-Tages-Regel: Wenn regelmäßig wiederkehrende Einnahmen bis zu 10 Tage vor oder nach Ende des Kalenderjahres zufließen, gehören sie zum wirtschaftlich zugehörigen Jahr.

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Jahresabschluss in der Buchhaltung von Vereinen

Grundsätzlich muss der Schatzmeister die Finanzen des Vereins stets im Blick haben. Spätestens jedoch am Ende des Jahres stellt sich heraus, ob er gut und richtig gewirtschaftet hat oder ob der Vereins ins Minus gerutscht und ein Verlust entstanden ist. Man spricht hierbei auch von der Rechenschaftspflicht: Vereinsmitglieder haben das Recht, über die Finanzen des Vereins in Kenntnis gesetzt zu werden und der Vorstand muss Rechenschaft ablegen.

Um eine Erkenntnis darüber zu gewinnen, muss ein Jahresabschluss angefertigt werden. Mit einem Vereinsverwaltungsprogramm geht das besonders schnell und einfach. Dabei werden die vorgenommenen Buchungen automatisch zu einem Jahresabschluss zusammengeführt. Das ist ein guter Grund dafür, in Vereinssoftware wie Campai zu investieren.

Wichtig: Wenn der Verein im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb über 45.000 Euro Umsatz erzielt hat, muss der Jahresabschluss auf dem offiziellen EÜR-Formular erstellt werden.

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Aufbau einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist recht simpel aufgebaut. Wenn man sich einmal damit befasst hat, ist es auch gar nicht mehr schwierig, die EÜR zu erstellen. Grundsätzlich finden Vereine darin alle vier Steuerbereiche wieder. Die Einnahmen und Ausgaben können also ohne viel Aufwand erfasst werden. Für jeden der Bereiche ergibt sich schlussendlich ein Saldo und am Ende wird das Gesamtergebnis angezeigt.

Umsatzsteuer

Wenn die Einnahmen aus dem Zweckbetrieb, dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und der Vermögensverwaltung insgesamt über 22.000 Euro betragen, wird der Verein im Folgejahr umsatzsteuerpflichtig.

Das bedeutet, dass nicht mehr rein mit Bruttobeträgen, sondern mit Nettobeträgen gearbeitet werden muss. Die Umsatzsteuer wird gesondert aufgeführt. Wer ein gutes Verwaltungsprogramm verwendet, bekommt davon jedoch nur wenig mit, da das meiste ganz automatisch läuft.

Je nachdem, was das Finanzamt dem Verein mitteilt, muss monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung gemacht werden. Zudem ist eine Umsatzsteuerjahreserklärung nötig.

Steuererklärung

Vereine sind dazu verpflichtet, ihre Steuererklärung entweder jährlich oder alle drei Jahre beim Finanzamt einzureichen. In der Regel übermitteln sie es elektronisch über ELSTER. Neu gegründete Vereine müssen direkt nach Abschluss des ersten Geschäftsjahres eine Steuererklärung machen. Somit muss man unmittelbar nach der Vereinsgründung tätig werden.

Wenn das Finanzamt nun feststellt, dass die tatsächliche Geschäftsführung den Erfordernissen der Gemeinnützigkeit entspricht, ist nur noch alle drei Jahre eine Steuererklärung fällig. Wenn Vereine jedoch einen umfangreichen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhalten, ist jährlich eine Steuererklärung zu übermitteln. Genau genommen gibt es eine finanzielle Grenze: Wer mehr als 45.000 Euro Umsatz in einem Jahr erwirtschaftet, verpflichtet sich zur jährlichen Abgabe.

Folgende Unterlagen müssen Vereine als Nachweis für die Steuererklärung dem Finanzamt übermitteln:

• Steuerformular KSt1
• Anlage Gem
• Jahresabschluss für jedes Jahr des Veranlagungszeitraums - ggf. offizielles EÜR-Formular
• Vermögensaufstellung
• evtl. Umsatzsteuerjahreserklärung
• evtl. Gewerbesteuererklärung
• Rücklagenspiegel, falls erforderlich
• Tätigkeitsbericht für jedes Jahr

Bis auf die letzten beiden Punkte werden die Formulare durch moderne Verwaltungsprogramme automatisch generiert. Eine Schnittstelle zu ELSTER lässt sie direkt elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Wie viele Steuern der Verein letztendlich noch zahlen muss, wird ihm mit einem Steuerbescheid mitgeteilt.

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Fazit

Die vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung, die auch als Einnahmen-Überschuss-Rechnung bekannt ist, ermöglicht Vereinen eine schnelle, ordentliche und einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben in allen 4 Steuerbereichen. Dabei kommt das Zu- und Abflussprinzip zum Einsatz. Zudem ist eine Steuererklärung entweder jährlich oder alle drei Jahre Pflicht. Die Buchführung in Vereinen darf nicht unterschätzt werden. Vereins- und Verwaltungssoftware unterstützt Vereine dabei.

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