Für den Verein Finanzplan erstellen – so geht's!

Jederzeit und bei allen Vorhaben den finanziellen Überblick behalten: Dies ist die Aufgabe für den Liquiditätsplaner. Wie und wann du für deinen Verein einen Finanzplan erstellen solltest und was dieser beinhalten sollte, ist nicht wirklich kompliziert.

Warum ein Finanzplan wichtig ist

Ein Finanzplan ist eine finanzielle Prognose. Zugleich werden die Ziele des Vereins abgesteckt, die vom Vorstand definiert wurden. Dabei kann es sich um Mitgliederzahlen, Werbung von neuen Mitgliedern, Teilnahme an Wettbewerben oder um bauliche Maßnahmen handeln, abhängig von der Art und Größe des Vereins. Ziel dabei ist es, dass ein solcher Liquiditätsplaner zu jeder Zeit in der Zukunft aufzeigt, wie sich die finanzielle Situation des Vereins darstellen wird. So lässt sich eine Verschuldung des Vereins ebenso vermeiden, wie die Gefahr, bei zu hohen Einnahmen Steuern zahlen zu müssen, ist der Verein als gemeinnützig anerkannt.

Welche Liquiditätsplaner gibt es für Vereine?

Generell ist es immer dann ratsam, einen Finanzplan zu erstellen, wenn entweder regelmäßig relevante Geldmengen bewegt werden oder Gelder ein spezielles Projekt abdecken sollen. Deshalb werden Liquiditätsplaner für ein allgemeines Budget und solche für ein Projektbudget unterschieden.

Allgemeines und spezifisches Budget

Abhängig von der Mitgliederzahl, der Summe der zu bewegenden Gelder und der Häufigkeit von Geldbewegungen ist das Erstellen eines Finanzplans für einen bestimmten Zeitraum notwendig. In der Regel wird das Budget mit allen Einnahmen und Ausgaben für ein Kalender- oder Wirtschaftsjahr erstellt. Bei größeren Vereinen und Verbänden kann es notwendig sein, Finanzpläne halb- oder vierteljährlich, mitunter sogar monatlich zu erstellen.

Darüber hinaus ist es ungemein vorteilhaft, wenn ein Verein über einen Finanzplan verfügt, der die zukünftigen fünf oder zehn Jahre abdeckt. Mit einem solchen Plan ist es möglich, die Weiterentwicklung des Vereins besser zu steuern und diesen auf einen modernen Stand zu bringen.

Hinzu kommen projektbezogene Finanzpläne, die immer Teil des allgemeinen Liquiditätsplanes sind. Hier wird der Finanzplan bereits zu Beginn der Planungsphase begonnen, während der Planung ergänzt und erhält seine gültige Fassung, sobald das Projekt begonnen wird. Dabei kann es sich um das Budget für den Neubau einer Sporthalle, die Grundrenovierung des Vereinsheims oder die Anschaffung eines Computersystems neuesten Standes handeln.

Was ist im Finanzplan zu berücksichtigen?

Die Aufstellung eines Budgets für den Verein wird einfacher, wenn du die nachfolgenden Rubriken und Regeln beachtest:

– vergleiche die tatsächlichen Einnahmen und Kosten mit den Zahlen des letzten Jahres.

– bleibe realistisch. Ein unrealistisches Budget kann demotivieren und die Wahrscheinlichkeit, dass es bei der Verwaltung der Clubfinanzen aktiv genutzt wird, ist gering. Zudem: Sind die Einnahmen des Clubs zu hoch und die Kosten zu niedrig angesetzt, kann der Verein schnell in finanzielle Schwierigkeiten geraten.

– beteilige die richtigen Personen. Die Verantwortung für die Aufstellung und Überwachung des Vereinsbudgets liegt in der Regel beim Schatzmeister. Es ist jedoch wichtig, dass alle Mitglieder des Vorstands mit dem Budget vertraut sind, um die Transparenz der Vereinsfinanzen zu gewährleisten. Es lohnt sich, darüber nachzudenken, wie der gesamte Verein einbezogen werden kann, um alle Mitglieder auf dem Laufenden zu halten.

– Kostenmanagement. Ein wichtiger Teil der Einhaltung des Clubbudgets ist die Verwaltung der Kosten und Ausgaben. Alle festen Kosten sind einzubeziehen. Zudem entstehen variable Kosten. Dazu gehört eventuell die Abführung von Steuern, was sich durch den Status des Vereins und durch seine Einnahmen ergibt.

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Tipp: Immer parallel laufen dazu interne Kontrollen. Der Vorstand sollte sicherstellen, dass Richtlinien vorhanden sind, die den Verein vor Betrug oder Diebstahl schützen. Diese Richtlinien werden als interne Kontrollen bezeichnet. Ein wichtiger Aspekt der internen Kontrollen ist die Aufgabentrennung. Die meisten Menschen sind ehrlich und halten sich an ihre Loyalitätspflicht gegenüber einer Organisation. Allerdings braucht es nur eine unehrliche Person, um einen Verein zu betrügen.

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Mithilfe der Buchhaltung Finanzplan erstellen

Die Buchhaltung des Vereins sollte immer die Grundlage sein, wird ein Finanzplan erstellt. Dies gelingt umso einfacher, ist ein modernes digitales Buchhaltungssystem vorhanden. Eine solche Buchhaltungssoftware ist im besten Fall in einer Vereinssoftware integriert. Es ist unbedingt wichtig, dass der Zugriff eingeschränkt werden kann. Bestimmten Personen kann erlaubt werden, Buchungen vorzunehmen, andere dürfen sich die Buchhaltung lediglich ansehen, ohne sie verändern zu können. Die wichtigsten Basisaufgaben der Buchhaltung sind:

– Dateneingabe in das Buchhaltungssystem.

– Bearbeitung von Rechnungen und Vorbereitung von Schecks zur Unterschrift.

– Erledigung von Bankeinzahlungen.

– Bearbeitung der Gehaltsabrechnung.

– Führen des Hauptbuchs.

– Erstellung von Monats- und Jahresendberichten.

– Stimmt alle Bankkonten ab.

– Versendet Schecks an Lieferanten.

– Führt die zu zahlenden Steuern ab.

– Verwaltet die Debitorenbuchhaltung

Was der Finanzplan für den Verein beinhalten sollte

Einen Finanzplan erstellen bedeutet nicht, dass Wunschvorstellungen in Zahlen ausgedrückt werden. Jeder einzelne Punkt im Budget-Plan ist gewissenhaft zu prüfen, insbesondere auf seine Realitätsnähe.

Auf der Kostenseite wichtige Einzelposten

– Energiekosten

– Kosten für Zu- und Abwasser

– Miete

– Leasing

– Löhne und Gehälter

– regelmäßige Aufwandsentschädigungen

– Erstattung von Reisekosten

– Preisgelder

– Kosten für Kommunikation, Internet, Telefon

– Kosten für Computer, Software, Updates

– Bau- oder Renovierungsvorhaben

– Wartung und Instandhaltung

– Dienstleistungen (beispielsweise Wäscherei, Gebäudereinigung, Steuerberater, Schiedsrichter)

– Eigenwerbung

Auf der Einnahmenseite wichtige Einzelposten

– Mitgliedsbeiträge

– Beitragszuwachs durch Neumitglieder

– Sponsoring

– Werbeeinnahmen (Bandenwerbung, Fremdwerbung auf der Webseite des Vereins)

– gewonnene Preisgelder

– Vermietung

– Abschreibung von Vermögenswerten

Finanzplan erstellen – Cashflow-Prognose erhalten

Mithilfe von Cashflow-Prognosen können Einbrüche oder Steigerungen bei den Einnahmen eines Clubs vorhergesehen und entsprechend eingeplant werden. Schwanken die Einnahmen des Vereins, bedeutet eine gute Prognose, dass der Club in der Lage sein wird, die Ausgaben zu decken.

Eine Cashflow-Prognose über den Finanzplan erstellen

Verwende historische Muster von Ein- und Auszahlungen, um den zukünftigen Zeitpunkt des Cashflows vorherzusagen. Nutze das vorhergehende Budget, um die Höhe der Ein- oder Auszahlungen vorherzusehen. Möglicherweise sind im Budget auch Steuerzahlungen, Darlehensrückzahlungen oder der Kauf von Anlagegütern nicht enthalten, welche in der aktuellen Cashflow-Prognose zu berücksichtigen sind. Dies gilt ebenso für saisonal wiederkehrende Ereignisse, beispielsweise die Kosten für die jährliche Weihnachtsfeier des Vereins. Es empfiehlt sich, den Cashflow auf monatlicher Basis prognostizieren. Die Cashflow-Bewegungen sollten immer mit dem Kontoauszug für den betreffenden Zeitraum übereinstimmen.

Mit dem Liquiditätsplaner und der Cashflow-Prognose einen Verein führen

Ist der Finanzplan erstellt, lässt sich auf einen Blick erkennen, ob die Einnahmen die Ausgaben decken können. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorstand einzelne Punkte aufgreifen und Ziele neu definieren. Ist beispielsweise ein Rückgang der Mitgliederzahlen zu befürchten, kann der Verein mit der Werbung von neuen Mitgliedern rechtzeitig gegensteuern. Fällt ein Sponsor weg, sieht der Vorstand weit im Voraus, wann mit neuen Werbepartnern verhandelt werden sollte. Oder die Kosten für die Gebäudereinigung sind nicht mehr tragbar, weshalb diese Dienstleistung zukünftig vereinsintern übernommen wird.

Der Liquiditätsplaner hilft also dem Vorstand dabei, sehr gezielt Kosten dort zu senken, wo es notwendig ist und Einnahmen zu steigern, wo dies möglich ist. Parallel dazu zeigt die Cashflow

-Prognose auf, welche Gelder wann wohin transferiert werden. Gemeinsam machen der Finanzplan und die Cashflow-Prognose das gesamte Vereins-Budget überschaubar und transparent.

Einen Verein ohne Liquiditätsplan und Cashflow-Prognose führen

Bei sehr kleinen Vereinen mit geringer Mitgliederzahl und niedrigem Budget ist es in der Tat möglich, ohne Finanzplan auszukommen. Je mehr Mitglieder ein Verein hat und je größer die zu bewegenden Geldsummen sind, desto dringlicher ist es, einen Finanzplan zu erstellen.

Der Vorstand ist nicht nur das Gesicht des Vereins nach außen, er ist auch für das finanzielle Überleben des Vereins verantwortlich. Bei einem Verein mit mehr als 100 Mitgliedern ist es erfahrungsgemäß ungemein schwierig, ohne einen Finanzplan den Überblick über die Vermögenswerte und das Barkapital zu behalten. Zudem wird es Betrügern so erheblich leichter gemacht, Gelder zu veruntreuen oder Vermögenswerte verschwinden zu lassen.