Geschäftsführer Verein

Insbesondere bei größeren Vereinen bietet es sich teilweise an, einen Geschäftsführer zu bestellen. Die Person kann diese Aufgabe als Ehrenamt übernehmen, aber auch hauptberuflich den Aufgaben des Geschäftsführers nachgehen. Zudem gibt es verschiedene Wege, einen Geschäftsführer im Verein zu verankern, was sich rechtlich auf den Arbeitsbereich und die Befugnisse des Geschäftsführers auswirkt.

Der Geschäftsführer in der Satzung des Vereins

Auf die Satzung bezogen gibt es drei Möglichkeiten, einen Geschäftsführer in einem Verein zu etablieren.

Geschäftsführer ohne Erwähnung in der Vereinssatzung

Geschäftsführer muss nicht zwingend in der Vereinssatzung genannt werden. Ist dies der Fall, ist der Geschäftsführer kein Organ des Vereins. Er gilt damit lediglich als Hilfe des Vorstandes, von welchem ihm bestimmte Befugnisse übertragen werden. In der Folge ist der Vereinsvorstand für den Geschäftsführer und seine Tätigkeit im Verein in vollem Umfang verantwortlich.

Ein solcher Geschäftsführer gilt rechtlich als Erfüllungsgehilfe des Vorstandes. Er ist lediglich auf der Basis des Arbeitsvertrages tätig. Dies bedeutet zugleich, dass ein Geschäftsführer ohne Nennung in der Vereinssatzung den Verein nach außen hin nicht vertreten darf. Es besteht aber die Möglichkeit, dass der Vorstand dem Geschäftsführer für einzelne Vorhaben einen schriftlichen Auftrag erteilt, beispielsweise für den Kauf eines Grundstückes oder das Erstellen einer Werbekampagne. Zu beachten ist hier, dass das Oberlandesgericht [OLG] München mit dem Urteil vom 27.9.1989 unter Az: 7 U 24389/89 entschieden hat, dass eine Prokura für einen solchen Geschäftsführer unzulässig ist.

Geschäftsführer mit unspezifischer Nennung in der Vereinssatzung

Ist in der Vereinssatzung lediglich vermerkt, dass der Vorstand einen Geschäftsführer bestellen kann, ist dieser zwar satzungsmäßig verankert, allerdings ist die rechtliche Stellung unklar. Trotzdem kann dieser Weg ausreichend sein, beispielsweise dann, wenn der Geschäftsführer zeitgleich Mitglied des Vorstandes ist. Es spielt hierbei dann keine Rolle, ob die Aufgabe des Geschäftsführers als Ehrenamt oder hauptberuflich ausgeführt wird.

Verankerung des Geschäftsführers in der Vereinssatzung

Ein Verein kann seinen Geschäftsführer fest in der Vereinssatzung verankern und ihn somit zum besonderen Vertreter nach Paragraf 30 bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) machen. Auf diese Weise wird die rechtliche Stellung des Geschäftsführers im Verein definiert, denn dann basiert diese auf der Grundlage des BGB. Während ein Geschäftsführer eines Vereins als Arbeitnehmer nicht dazu befugt ist, den Verein nach außen zu vertreten, steht dem in der Satzung als besonderen Vertreter verankerten Geschäftsführer dieses Recht zu. Grund dafür ist, dass ein Geschäftsführer als besonderer Vertreter eines Vereins eine Organfunktion innehält. Der Geschäftsführer in der Satzung nicht verankert, trifft dies nicht zu, selbst wenn der Geschäftsführer zeitgleich Mitglied des Vorstandes ist. Davon unberührt bleibt, ob die Position als Geschäftsführer als Ehrenamt oder hauptamtlich ausgeführt wird.

Diese Aufgaben kann der Vorstand auf den Geschäftsführer übertragen

Der Geschäftsführer in einem Verein dient der Entlastung des Vorstandes. Dies ist besonders bei größeren Vereinen ratsam, aber auch dann, wenn spezielles Fachwissen gefordert ist, welches im Vorstand nicht vorhanden ist. Die Übertragung von Aufgaben vom Vorstand auf einen Geschäftsführer entbindet den Vorstand nicht von seinen Pflichten oder seiner Verantwortung dem Verein und seinen Mitgliedern gegenüber – rechtlich sowie finanziell.

Bestimmte Aufgaben kann der Vorstand nicht auf einen Geschäftsführer übertragen. Dazu gehört beispielsweise die gesetzliche Verpflichtung zur Anmeldung von Insolvenz oder der Antrag zur Eröffnung eines Konkursverfahrens, ist der Verein überschuldet oder zahlungsunfähig.

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Aufgaben, die durchaus von einem Geschäftsführer übernommen werden können. Wichtig ist dabei, dass die Erfüllung der Aufgaben vom Vorstand kontrolliert und die Arbeitsweise überwacht wird. Im Rahmen einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung lassen sich folgende Aufgaben auf einen Geschäftsführer übertragen:

Einhaltung und Durchführung der Meldepflichten gegenüber dem Vereinsregister. Dazu gehören auch die Meldungen zur Änderung der Satzung bei Änderung des Vorstandes oder die Abmeldung des Vereins bei Auflösung.

die Verwaltung des Vereinsvermögens.

die Verwaltung der Mitglieder.

die Personalverwaltung, sprich die Verwaltung der vom Verein angestellten oder beschäftigten Personen.

Die Kontrolle der ordnungsgemäßen Buchführung.

die Rechnungserstellung.

die Kommunikation mit den Finanzbehörden, inklusive der termingerechten Vorlage der Steuererklärungen beim Finanzamt.

die Vertretung des Vereins im Falle von Rechtsstreitigkeiten.

Die Vorstandshaftung bei der Berufung eines Geschäftsführers beachten

Für den Vorstand ist es ungemein wichtig, dass er bei der Berufung eines Geschäftsführers genau darauf achtet, inwieweit er weiterhin haftbar ist. Für die Fehler eines Geschäftsführers kann ein Vorstand vollständig haftbar gemacht werden, wenn die Eignung und Qualifikation der Person als Geschäftsführer nicht ausreichend geprüft und bestätigt wurde. Dies gilt übrigens im übertragenen Sinne für alle Angestellten des Vereins. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob der Vorstand gegenüber dem Verein haftbar gemacht wird oder gegenüber Dritten. Übt der Vorstand seine Tätigkeit als Ehrenamt aus, stehen ihm gewisse Haftungsprivilegien nach Paragraf 31a BGB zu. Denen zufolge tritt eine rechtliche Haftung nur dann ein, wenn der Vorstand grob fahrlässig oder vorsätzlich gehandelt hat. Wurde vom Vorstand ein Geschäftsführer bestellt und dieser handelt grob fahrlässig oder vorsätzlich und fügt so dem Verein oder Dritten einen Schaden zu, gleich welcher Art, kann es im ungünstigen Fall dazu kommen, dass der Vorstand in Mithaftung genommen wird.

Beauftragt ein Vorstand einen Geschäftsführer mit dem Tagesgeschäft und der allgemeinen Führung des Vereins, so sollte dieser unbedingt in der Satzung verankert sein. Wird dies versäumt, kann es im Schadensfall dazu kommen, dass dem Vorstand Organisationsversagen vorgeworfen wird, was generell als grob fahrlässig gehandelt wird.

Vom Arbeitnehmer-Geschäftsführer zum besonderen Vertreter des Vereins

Beschäftigt ein Verein einen Geschäftsführer als Arbeitnehmer, also ohne Nennung in der Satzung oder ohne Berufung als besonderer Vertreter, ändert sich das Arbeitsverhältnis, sobald der Geschäftsführer tatsächlich zum besonderen Vertreter des Vereins ernannt wird. In solchen Fällen ist ein neuer Arbeitsvertrag aufzustellen. Wird dieser unterschrieben, wird der alte Arbeitsvertrag automatisch ungültig, denn das neue Papier hebt dessen Wirkung auf.

Der neue Geschäftsführer als besonderer Vertreter nach § 30 BGB sollte sich aber bewusst sein, dass er mit dieser Art von Beförderung seine Rechte als Arbeitnehmer aufgibt, insbesondere seinen Kündigungsschutz. Fakt ist, dass Geschäftsführer als besondere Vertreter eines Vereins laut Gesetz keine Arbeitnehmer sind. Deshalb gibt es für diese Personen sogenannte Geschäftsführerdienstverträge, die sich inhaltlich deutlich von den regulären Arbeitspapieren unterscheiden. Ein solcher Geschäftsführer kann jederzeit und ohne Einhaltung von Fristen von seinen Aufgaben abberufen werden, egal ob der Geschäftsführer hauptamtlich arbeitet oder den Posten als Ehrenamt bekleidet.