Die Jahreshauptversammlung im Verein

Die Jahreshauptversammlung bzw. Mitgliederversammlung ist ein wichtiger Termin in Vereinen. Mitglieder haben hier die Möglichkeit, Anträge zu stellen und Beschlüsse zu fassen. Für Entscheidungen über Vereinsangelegenheiten ist die Versammlung essenziell. Doch wann und wie häufig findet sie statt, wie läuft eine Jahreshauptversammlung ab und was gibt es bei der Organisation zu berücksichtigen? Diese und weitere Fragen klärt folgender Artikel.

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Was ist eine Jahreshauptversammlung im Verein?

Die Jahreshauptversammlung ist eine Mitgliederversammlung im Verein. Man unterscheidet zwei Arten:

• ordentliche Mitgliederversammlung
• außerordentliche Mitgliederversammlung

Die ordentliche Mitgliederversammlung findet in der Regel einmal jährlich statt. Bei diesem Anlass werden wichtige Entscheidungen rund um Vereinsangelegenheiten getroffen. So werden beispielsweise Geschäfts- und Kassenbericht präsentiert, potenzielle Satzungsänderungen werden vorgenommen und über Beschlüsse wie die Entlastung des Vorstands wird abgestimmt.

Eine außerordentliche Mitgliederversammlung wird gemäß §37 BGB nur dann einberufen, wenn sie von mehr als 10 % aller Mitglieder des Vereins schriftlich und unter Angabe des Zwecks angefordert wird. Eine konkrete Regelung kann aber auch in die Satzung aufgenommen werden.

Der Vorstand muss sowohl die ordentliche als auch die außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen. Die ordentliche Jahreshauptversammlung ist sogar verpflichtend. Auch die Organisation zählt zu den Aufgaben des Vorstands.

Wann findet die Jahreshauptversammlung im Verein statt?

Die Jahreshauptversammlung findet in Vereinen regelmäßig statt. Wann sie genau abgehalten wird, ist in den meisten Fällen der Satzung zu entnehmen. Selten kommt es vor, dass ein konkreter Kalendertag wie der zweite Freitag im April eines Jahres angegeben wird. Vielmehr finden sich Formulierungen wie "im ersten Quartal eines Kalenderjahres" wieder.

Wenn nichts dergleichen in der Satzung festgelegt ist, kann das Vereinsorgan, dessen Aufgabe es ist, die Mitgliederversammlung einzuberufen, das Datum und die Uhrzeit bestimmen. Der Termin muss so festgelegt werden, dass alle Mitglieder teilnehmen können. Was bedeutet das konkret?

Wenn alle Mitglieder eines Vereins berufstätig sind, ist es nicht zumutbar und auch nicht üblich, dass die Jahreshauptversammlung unter der Woche vormittags stattfindet. Damit ist dieser Termin auch nicht zulässig. Die Mitglieder können demnach erwarten, dass der Termin so stattfindet, dass sie auch daran teilnehmen können.

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Verschieben der Jahreshauptversammlung im Verein

Die Mitgliederversammlung ist ein wichtiger Termin im Verein. Zudem muss sich der Vorstand nach den in der Satzung festgelegten Zeiten richten. Kann man daher eine Jahreshauptversammlung auch einfach verschieben?

Allzu einfach ist die Verschiebung nicht. Liegt allerdings ein dringender Grund vor, ist es machbar, den Termin auf einen anderen Tag zu legen. Zu solchen Gründen zählt zum Beispiel die Erkrankung der Organmitglieder oder ihrer Vertreter. Aber auch wegen anderweitiger Belegung des Versammlungsraums lässt sich die Versammlung verschieben. Übrigens: Wenn der Großteil der Vereinsmitglieder nicht teilnehmen kann, liegt ebenso ein dringender Grund vor.

Damit sich die Jahreshauptversammlung verschieben lässt, ist der Vorstand dazu verpflichtet, die Vereinsmitglieder unter genauer Angabe der Gründe unverzüglich schriftlich zu informieren. Zudem muss in dem Schreiben gleichzeitig der neue Termin angegeben werden. Dieser muss möglichst nah am ursprünglichen Termin liegen. Er kann bis zu 4 Wochen in der Zukunft liegen.

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Jahreshauptversammlungen verhindern - geht das?

Wenn die Vergangenheit gezeigt hat, dass es für den Verein nicht nötig ist, Jahreshauptversammlungen in dem Turnus abzuhalten, der in der Satzung festgelegt ist, lässt sich dies ändern. Eine Änderung muss immer über eine Satzungsänderung erfolgen. Dazu wird in der nächsten Mitgliederversammlung ein Antrag auf Satzungsänderung gestellt. Wenn die neue Regelung im Vereinsregister eingetragen ist, ist sie gültig. Geregelt ist dieser Prozess in §33 Abs. 1 Satz 1 und §32 Abs. 1 Satz 2 BGB.

Doch kann eine Jahreshauptversammlung auch komplett verhindert werden? Dies sehen Satzungsänderungen nicht vor. Dafür gibt es auch eine eindeutige gesetzliche Grundlage: Nach §27 Abs. 3 BGB ist der Vorstand dazu verpflichtet, den Mitgliedern gegenüber Rechenschaft abzulegen. Genauer ist die Rechenschaftspflicht in §§259-260 BGB geregelt.

Zudem ist die Jahreshauptversammlung auch im Interesse des Vorstands: Er muss eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben des Vereins vortragen. Wenn er auf diese Weise Rechenschaft ablegt, kann eine Entlastung des Vorstands durch die Mitgliederversammlung erfolgen.

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Anwesende einer Jahreshauptversammlung

Welche Vereinsmitglieder eine Einladung zur Mitgliederversammlung erhalten, ist in aller Regel in der Vereinssatzung geregelt. Wenn nichts dergleichen festgehalten wurde, haben alle Mitglieder das Recht, der Versammlung beizuwohnen. Wichtig: Sie haben nicht die Pflicht dazu.

Dazu gehören alle aktiven Mitglieder und Gäste wie Ehren- und Fördermitglieder. Zudem können diejenigen, deren Mitgliedschaft bereits gekündigt wurde, aber noch nicht erloschen ist, teilnehmen. Des Weiteren können Vereinsorgane, die mit Nichtmitgliedern besetzt sind, zur Mitgliederversammlung eingeladen werden.

Juristische Personen bei der Jahreshauptversammlung

Falls es sich bei einem Mitglied um eine juristische Person handelt - zum Beispiel um einen anderen Verein - nimmt der gesetzliche Vertreter ihre Mitgliedsrechte wahr. Im Falle eines Vereins ist das gemäß §26 BGB der Vorstand. Die Einladung zur Mitgliederversammlung geht demnach beispielsweise dem Verein XY zu - vertreten durch Herrn Mustermann. Eine Vertretung ist nur rechtens, wenn dies in der Satzung ausdrücklich erlaubt ist.

Minderjährige Teilnehmer einer Mitgliederversammlung

Eine häufig gestellte Frage zur Mitgliederversammlung im Verein ist, ob auch minderjährige Teilnehmer erlaubt sind. Grundsätzlich werden minderjährige Vereinsmitglieder über ihre gesetzlichen Vertreter - also meist die Eltern - eingeladen. Die Satzung bestimmt, ob diese Teilnehmer auch ein Stimmrecht haben. Häufig ist dort angegeben, dass erst ab der Volljährigkeit ein Stimmrecht besteht.

Häufig werden dadurch die Belange der Jugendlichen nicht ausreichend berücksichtigt. Deshalb sehen viele Satzungen eine Jugendordnung vor. Darin kann beispielsweise festgelegt werden, dass die jugendlichen Mitglieder einen Sprecher aus ihren Reihen wählen können, der sowohl einen Sitz im Vorstand als auch eine Stimme hat.

Anwälte von Mitgliedern bei der Versammlung

Wenn gegen ein Mitglied ein Vereinsstrafverfahren läuft, darf es einen Rechtsanwalt zur Versammlung mitbringen. Wichtig: Der Gast darf nur zum entsprechenden Tagesordnungspunkt (TOP) anwesend sein. Natürlich obliegt es der Versammlungsleitung, dass er auch zu anderen TOPs zugelassen wird. Die Mitgliederversammlung hat aber immer noch das Recht, dies durch einen Beschluss abzulehnen.

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Einladung zur Mitgliederversammlung

Die Jahreshauptversammlung ist ein fester Termin. Dennoch tun Vereine gut daran, frühzeitig Einladungen an die Mitglieder zu verschicken. Dadurch kann jeder seine Teilnahme einplanen und die Chance steigt, dass viele Vereinsmitglieder anwesend sein werden. Empfohlen werden 4 Wochen Vorlaufzeit. Vereine können dazu eine Frist in der Satzung festlegen. Der Anfahrtsweg und die Realisierbarkeit der Mitglieder muss dabei berücksichtigt werden.

Die Einladung zur Mitgliederversammlung im Verein muss den Ort und die Zeit angeben. Zudem müssen ihr die Tagesordnungspunkte (TOPs) entnommen werden können, die an diesem Tag abgearbeitet werden sollen.

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Ablauf der Mitgliederversammlung

Die ordentliche Jahreshauptversammlung ist grundsätzlich dafür da, dass die Mitglieder des Vereins über die wesentlichen Sachverhalte des Vereins entscheiden können. Es werden Beschlüsse aller Art festgesetzt, doch auch eine Änderung der Satzung oder sogar des Vereinszwecks ist möglich.

Ein weiterer wichtiger Tagesordnungspunkt der Jahreshauptversammlung sind die Vorstandswahlen. Die Mitgliederversammlung entscheidet demnach darüber, wer die Position des Vorstands innehat. Hinzu kommt, dass der Vereinsvorstand Auskunft gegenüber den Mitgliedern des Vereins gibt.

Folgendermaßen läuft eine Jahreshauptversammlung im Verein ab:

1. Festlegung der Versammlungsleitung
2. Bekanntgabe, Genehmigung und Aufruf der Tagesordnung und Aufnahme von Meldungen
3. Eröffnung der Mitgliederversammlung
4. Ehrung von Vereinsmitgliedern
5. Präsentation des Kassenberichts des Schatzmeisters, des Geschäftsberichts des Vorstandes und des Berichts des Kassenprüfers
6. Diskussionen der Berichte
7. Entlastung des Vorstands für das letzte Geschäftsjahr
8. Genehmigung des neuen Haushaltsplans
9. Vorstellung der Vereinsziele für das kommende Jahr
10. Diskussionen der Vereinsziele
11. Neuwahlen der Vereinsorgane
12. Sonstiges: Tagesordnungspunkte der Mitglieder, Anträge usw.
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Rechenschaftsbericht der Jahreshauptversammlung

Die Jahreshauptversammlung ist unter anderem dafür da, dass der Vorstand vor den Mitgliedern Rechenschaft ablegen kann. Dazu wird ein sogenannter Rechenschaftsbericht vorgelegt. Er versetzt die Mitgliederversammlung über die Lage des Vereins in Kenntnis. Demnach muss er alle wesentlichen Ereignisse des abgelaufenen Berichtszeitraums beinhalten.

Derjenige, der den Rechenschaftsbericht erstellt, hat folgende Aufgaben:

• Zusammenfassung von Einnahmen und Ausgaben des Vereins
• Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben mittels Belegen
• Darstellung der Vermögenssituation des Vereins
• Erstellung einer Übersicht über den Mitgliederbestand
• Berichterstellung über die Aufnahme neuer Mitglieder
• Mitteilung über die Beendigung von Mitgliedschaften
• Berichterstattung bei außergewöhnlichem Mitgliederschwund (ggf. auch mit Angabe der Gründe)
• Bekanntgabe der zu erwartenden Ausgaben und Einnahmen

Jedes Vereinsmitglied hat das Recht, den Vorstand über die rechtlichen oder tatsächlichen Verhältnisse im Verein zu befragen. Wenn bei den vorgelegten Berichten Unklarheiten bestehen, dürfen selbstverständlich auch dazu Fragen gestellt werden. Mitglieder können auch um eine Erläuterung der Vorgänge bitten. Wenn es sich um wirtschaftlich bedeutsame Vorgänge handelt, hat der Vereinsvorstand kein Auskunftsverweigerungsrecht.

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Protokoll der Jahreshauptversammlung

Beschlüsse, die in der Jahreshauptversammlung getroffen werden, sind nur dann gültig, wenn sie in Form von Protokollen beurkundet werden. Auch hier gilt es, einen Blick in die Vereinssatzung zu werfen: Es ist meist klar festgelegt, wie das Protokoll inhaltlich und formal aussehen soll. Außerdem geht daraus hervor, ob eine notarielle Beurkundung nötig ist.

Die Protokollführung muss folgende Elemente berücksichtigen:

• Name des Vereins
• Datum und Uhrzeit
• Bezeichnung der Versammlung
• Auskunft zu Versammlungsleiter und Protokollführer
• Feststellung der Beschlussfähigkeit, der Tagesordnung, zu Einladungen und zur Eröffnung der Versammlung
• Auflistung von Anträgen, Art der Abstimmung und Ergebnissen
• Erklärung zur Annahme der Wahl
• Ende der Mitgliederversammlung

Zuletzt wird das Protokoll von Versammlungsleiter und Protokollführer unterzeichnet. Da mindestens einmal jährlich ein Protokoll benötigt wird, empfiehlt es sich, eine Vorlage abzuspeichern. Eine Vereinssoftware wie Campai hilft dabei, stets Zugriff auf das Dokument zu haben, um eine satzungsgemäße Form zu gewährleisten.

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Tipps für die Jahreshauptversammlung - was muss beachtet werden?

Damit die Jahreshauptversammlung einerseits korrekt abgehalten und andererseits zum Vorteil der Beteiligten gerecht wird, müssen einige Dinge berücksichtigt werden. Zunächst einmal geht es um die Mitgliederrechte: Es ist wichtig, diese stets zu berücksichtigen, wozu es gehört, Meldungen aufzunehmen und zu thematisieren.

Für einen geordneten Ablauf sollte vorab eine Redezeitbegrenzung festgelegt werden. Wenn die Versammlungsleitung jedoch unzulässig in eine Wortmeldung eingreift, droht der Beschluss unzulässig zu werden. Die Prinzipien-Angemessenheit und Verhältnismäßigkeit müssen während einer Mitgliederversammlung stets gewahrt werden.

Bevor die Jahreshauptversammlung stattfindet, sollte das Organ des Vereins genauestens prüfen, ob alle Vereinsmitglieder eingeladen wurden. Wenn jemand vergessen wurde, können alle Beschlüsse der Versammlung rechtlich ungültig werden. Ein Ausschluss von der Versammlung ist nur bei einer Störung möglich. Außerdem muss der Ausschluss vorab angekündigt werden.

Anträge sollten präzise formuliert werden. Die Abstimmung erfolgt gemäß einem Ja-Nein-Prozedere. Die Versammlungsleistung hat zudem zu überprüfen, ob der Antrag dem Tagesordnungspunkt entspricht und ob er mit den Rechtsvorschriften und Satzungsregeln zu vereinbaren ist. Nur dann kann ein Antrag für gültig erklärt werden.

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Fazit

Die Jahreshauptversammlung ist im Interesse des Vereins und der Vereinsorgane. Im Zuge der Veranstaltung werden wichtige Berichte vorgelegt, sodass alle Mitglieder einen tiefen Einblick in Vereinsangelegenheiten bekommen. Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist die Beschlussfassung. Viele Informationen zur Jahreshauptversammlung finden Vereine in der Vereinssatzung. Auch das Vereinsrecht sieht einige Punkte vor. So steht der korrekten Durchführung einer Mitgliederversammlung im Verein nichts mehr im Weg.