Mitgliederversammlungen - Anleitung für deinen Verein

Die ordentliche Mitgliederversammlung eines Vereins ermöglicht allen Mitgliedern, Entscheidungen auf demokratische Weise durch Abstimmung zu beeinflussen. Wie oft Mitgliederversammlungen stattfinden, wir in den Statuten des Vereins festgehalten. Während in Deutschland gesetzlich festgelegt ist, dass die Jahreshauptversammlung einmal jährlich stattfindet, muss in Österreich nur alle fünf Jahre eine Generalversammlung abgehalten werden. Üblicherweise werden aber an jedem Ende des Geschäftsjahres die Mitglieder zu einer Versammlung eingeladen. Auch wenn eine Gemeinnützigkeit der Vereine entsprechend der Abgabenordnung definiert ist, ist der Verein nicht von der Abhaltung einer Jahreshauptversammlung befreit.

Welche Aufgaben hat eine Mitgliederversammlung

Durch die Jahreshauptversammlung haben alle Mitglieder eines Vereins die Möglichkeit, sich an der Gestaltung des Vereins aktiv zu beteiligen. Bei der Versammlung wird der Rechnungsabschluss des Vereins von den Mitgliedern entgegengenommen und genehmigt. Vor allem bei der Gemeinnützigkeit von Vereinen muss bei der Jahreshauptversammlung nachgewiesen werden, dass kein Gewinn erwirtschaftet wurde. Muss der Verein einen Gewinn ausweisen, fällt er nicht mehr unter die Bestimmungen der Steuergesetze über die Gemeinnützigkeit für Vereine. Der Verein ist in diesem Fall verpflichtet, Steuern zu bezahlen. Ausgenommen davon sind zweckgebundene Gewinne, die für die Finanzierung von Räumlichkeiten oder Anschaffungen verwendet werden. Diese Kosten mindern den Gewinn in der Steuererklärung.
Der Rechnungsprüfer und weitere Mitglieder des Vorstandes werden für die folgende Periode, deren Länge in der Vereinssatzung festgelegt wird, bestätigt oder nach einer Wahl durch andere Personen ersetzt. Der erstellte Bericht wird von der Versammlung diskutiert und durch den Kassenprüfer angenommen oder abgelehnt.
Bei der Mitgliederversammlung wird die Höhe der künftigen Mitgliedsbeiträge festgelegt. Ehrenmitgliedschaften können verliehen oder aberkannt werden.
Die Mitglieder können über eine Änderung der Statuten des Vereins abstimmen, oder die Auflösung des Vereins auf freiwilliger Basis beschließen.
Ändert sich die Gemeinnützigkeit der Vereine, kann diese Änderung des Vereinszwecks ebenfalls von den Mitgliedern durch eine Abstimmung genehmigt oder abgelehnt werden.
Der Vorstand kann sich bei der Versammlung den Fragen der Mitglieder stellen und über die Tätigkeiten des vergangenen Jahres Auskunft geben.
Damit der Inhalt der Mitgliederversammlung allen Mitgliedern bereits vor Beginn der Jahreshauptversammlung bekannt ist, sollten alle Punkte auf eine Tagesordnung gesetzt und in der entsprechenden Reihenfolge abgehandelt werden.

Welche Arten von Mitgliederversammlungen gibt es?

Die ordentliche Jahreshauptversammlung wird einem Verein von dem Gesetzgeber vorgeschrieben, um alle Angelegenheiten eines Vereins oder die Zwecke gemeinnütziger Vereine zu regeln. Die Aufgaben der Versammlung können durch Beschluss der Mitglieder eingeschränkt werden. Eine vollständige Aufhebung der Rechte der Mitglieder bei der Jahreshauptversammlung durch die Vereinssatzung ist nicht möglich, da es sich bei der Generalversammlung um ein gesetzlich bestelltes Pflichtorgan handelt.
Zusätzlich zu der Generalversammlung können weitere außerordentliche Versammlungen von den Mitgliedern beantragt werden. Auf diesen außerordentlichen Treffen werden aktuell während des Jahres auftretende Probleme oder dringende Angelegenheiten des Vereins geklärt werden.
In der Satzung des Vereins wird die Anzahl der Mitglieder bestimmt, die den Vorstand zu einer außerordentlichen Versammlung auffordern können. Dabei kann es sich durchaus um eine Minderheit handeln. Die Gründe für die außerordentliche Abhaltung einer Versammlung können zum Beispiel vorgezogene Wahlen wegen des Rücktritts eines Vorstandmitglieds sein. Persönliche Anliegen eines Mitglieds sind nicht ausreichend, um eine Versammlung einzuberufen.

Durch wen und in welcher Form muss die Einladung zu der Jahreshauptversammlung erfolgen?

Die Einladung wird direkt durch ein Vorstandsmitglied ausgesprochen, das zu der Vertretung des Vereins berechtigt ist. Sobald ein Vorstandsmitglied die Wahl durch die Mitglieder angenommen hat, kann die Einladung zu Versammlungen ausgesprochen werden.
Sollen auch Nichtmitglieder zu Versammlungen einladen können, muss der Punkt ausdrücklich in den Satzungen des Vereins niedergeschrieben werden.
In der Vereinssatzung wird auch die Form der Einladung festgesetzt. Sie kann schriftlich, in Form einer Zeitungsanzeige, per E-Mail, durch Ankündigung in der Vereinszeitung oder auch an einem Schwarzen Brett erfolgen.
Einladungen der Mitglieder sind nur dann rechtsgültig, wenn die Form der Einladung der in der Vereinssatzung vorgeschriebenen Form entspricht. Die Einladung muss an alle Mitglieder ergehen, auch wenn diese kein aktives Stimmrecht ausüben können.
Gemäß einer Entscheidung des Oberlandesgerichts Zweibrücken entspricht eine Einladung per E-Mail der Schriftform, auch wenn dieser Umstand nicht ausdrücklich in den Vereinsstatuten festgehalten ist.
Bei der Veröffentlichung der Einladung in einer Zeitung muss in der Vereinssatzung der Name der Zeitung ausdrücklich genannt werden.

Welche Fristen müssen bei der Einladung zu einer Jahreshauptversammlung beachtet werden?

Die Einladung muss zu einem Zeitpunkt verschickt werden, der allen Mitgliedern eine ausreichende Vorbereitung auf die Versammlung ermöglicht. Normalerweise liegt die Frist zwischen zwei und vier Wochen. Ist in der Vereinssatzung eine Frist festgehalten, muss diese exakt eingehalten werden. Verspätete Einladungen sind Formfehler und verhindern die Gültigkeit aller Beschlüsse der Mitglieder bei der Versammlung.
Das Ende der Frist ist immer der Erhalt der Einladung durch ein Mitglied. Das Versanddatum wird für die Erfüllung der Frist nicht berücksichtigt.
Bei der Gemeinnützigkeit von Vereinen ist zu berücksichtigen, dass meistens sehr viele Mitglieder eingeladen werden müssen. Erfolgt die Ankündigung nicht durch die Bekanntmachung der Versammlung in einer Zeitung, sollte in der Satzung die Wahrung der Einladungsfrist durch die rechtzeitige Abgabe der Einladungen bei der Post festgehalten werden.

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Was ist in einer Einladung zu einer Mitgliederversammlung enthalten?

Die wichtigsten Punkte sind die Zeit, der Ort und der Grund für die Versammlung. Zusätzlich wird eine vorläufige Tagesordnung in der Einladung genannt, damit sich Mitglieder bei Bedarf auf einzelne Punkte genau vorbereiten können.

Muss die Tagesordnung eingehalten werden?

Alle Punkte der Tagesordnung müssen in der angeführten Reihenfolge abgehandelt werden. Es ist nicht möglich, neue Themen anzusprechen und darüber abzustimmen.
Handelt es sich bei einem Punkt auf der Tagesordnung nicht um eine Neufassung der Vereinsstatuten, genügt es, das Thema zu nennen. Ausführliche Erklärungen sind nicht erforderlich.
Sollen die Vereinsstatuten oder die Gemeinnützigkeit von Vereinen geändert werden, sollte die Einladung immer auch eine alte und eine neue Fassung der wichtigsten Punkte der Vereinssatzung enthalten.

Kann eine Versammlung abgesagt werden?

Sowohl ordentliche als auch außerordentliche Versammlungen, die durch einen Minderheitenbeschluss angeordnet wurden, können abgesagt werden. Ebenso ist eine zeitliche oder örtliche Verlegung der Versammlung möglich.
Die Absage darf nur durch Personen erfolgen, die gemäß den Vereinsstatuten auch zu Einladungen berechtigt sind.
Jede Absage oder Verlegung muss angekündigt werden, bevor die Versammlung durch den Vorstand eröffnet wurde. Nach der Eröffnung ist eine Absage nicht mehr möglich.
Nach der zeitlichen oder örtlichen Verlegung muss jedes Vereinsmitglied wieder innerhalb der vorgesehenen Frist eine neue Einladung erhalten.

Kann eine Versammlung virtuell stattfinden?

Damit eine Jahreshauptversammlung oder außerordentliche Versammlung virtuell abgehalten werden kann, muss diese Form der Versammlung in den Vereinsstatuten festgehalten werden. Ausgenommen davon sind Versammlungen, die in einer Zeit stattfinden, in der der Gesetzgeber aufgrund äußerer Umstände die Zusammenkünfte einer größeren Personenzahl untersagt.
Damit eine virtuelle Versammlung rechtskonform abläuft, müssen einige organisatorische Punkte beachtet werden. Alle Mitglieder müssen eine Einladung erhalten und die Möglichkeit haben, an der Versammlung virtuell teilzunehmen. Dafür bieten sich auch Vereinssoftware Möglichkeiten der Schnittstellen an.
Auch bei einer virtuellen Veranstaltung ist das Führen eines Anwesenheitsbuches erforderlich. Durch virtuelle Abstimmungen können Beschlüsse von dem Verein gefasst werden. Die Anzahl der anwesenden und abstimmenden Mitglieder muss der in den Statuten angegebenen Zahl entsprechen. Von dem Gesetzgeber können in Sonderfällen für einen befristeten Zeitraum auch Abstimmungen per E-Mail oder Fax anerkannt werden.
Virtuelle Versammlungen, bei denen alle Rechtsbestimmungen eingehalten werden, unterscheiden sich nicht von einer Jahreshauptversammlung mit präsenten Personen.

Müssen Versammlungen der Mitglieder öffentlich abgehalten werden?

Die Versammlungen von Vereinen sind nicht öffentlich. Der Vorstand kann aber die Anwesenheit von Gästen gestatten. Mit der Anwesenheit von Gästen müssen auch alle Mitglieder einverstanden sein, da sonst der Vorstandsbeschluss aufgehoben ist.