Spenden, Steuer und die Spendenquittung im Verein

Spenden sind für gemeinnützige Vereine eine willkommene Möglichkeit, die Finanzen aufzubessern. Die Spender wiederum können ihr Geschenk bei der Steuererklärung angeben. Was gibt es wichtiges zu beachten und vor allem wie sieht es das Finanzamt? Wie muss eine korrekte Spendenbescheinigung aussehen und wer darf eine solche überhaupt ausstellen? Wie ist sie im Einklang mit der Einkommenssteuer Durchführungsverordnung zu erstellen und welche Auswirkungen hat sie für gemeinnützige Vereine?

Diese und weitere Fragen beantworten wir euch in diesem Leitfaden. Die korrespondierenden Vorlagen findet ihr weiter unten ebenfalls zum Download bereit. Falls Ihr nur die Vorlagen und keine langen Erklärungen benötigt, könnt ihr direkt zum Abschnitt "Der amtliche Vordruck" springen.

Spende - Definition, Vorteile und Voraussetzungen für die Spendenquittung

Vorneweg möchten wir euch noch auf folgendes hinweisen: Wir ersetzen keine Steuerberatung, sondern geben nur Hinweise. Im Rahmen dieses Beitrags behandeln wir keine Spenden an Körperschaften des öffentlichen Rechts oder politische Parteien nach dem Parteiengesetz. Für Spenden an gemeinnützige Vereine/Einrichtungen seid ihr allerdings goldrichtig.

Spenden definieren sich durch zwei Eigenschaften: Sie erfolgen immer freiwillig und ohne eine Gegenleistung. Im zivilrechtlichen Sinn geht es sich um eine Schenkung nach § 516 ff BGB (unentgeltliche Zuwendung). Der Begriff "unentgeltlich" bezeichnet hier den o.g. Verzicht auf eine Gegenleistung in jedweder Form.

Gut zu wissen:

Die offizielle Bezeichnung für das Wort "Spende" lautet "Zuwendung". Hieraus leitet man die Fachbegriffe der Geld- oder Sachzuwendung ab.

Eine Spendenbescheinigung oder auch Spendenquittung bezeichnet man dementsprechend auch als "Zuwendungsbestätigung", den Empfänger einer Spende als "Zuwendungsempfänger".

Spendenquittung Verein - Unterschied zum Sponsoring

Bietest du einem gemeinnützigen Verein in Form einer Geld- oder Sachleistung Hilfe an, darfst du im Gegenzug dafür also nichts erwarten. Das ist der Unterschied zum Sponsoring.

Erbringt der Verein eine Leistung, um sich für die Spende zu revanchieren, wird es kompliziert. Denn dann ist die Spende keine Spende mehr. Sie muss versteuert werden - vom Verein und vom Sponsor gleichermaßen.

Ein typisches Beispiel sind Werbeleistungen für den Sponsor, z.B. durch die kostenfreie Überlassung von Trikots mit Werbeaufdrucken.

Vorteile von Geld- und Sachzuwendungen

Der erste Vorteil für den Spendenempfänger liegt klar auf der Hand. Dein Verein erhält zusätzliche Geld- oder Sachmittel, ohne eine Gegenleistung bringen zu müssen. Es kann also eine begrüßenswerte Finanzierungsmöglichkeit sein.

Des Weiteren zählen Spenden als steuerfreie Einnahmen. Die Summe ist irrrelevant. Voraussetzung ist allerdings, dass es sich beim Spendenempfänger um eine steuerbegünstigte (gemeinnützige) Einrichtung nach §5 Abs.1 Nr. 9 KStG handelt und die Spende nicht zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gezählt wird.

Mehr zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erfahrt ihr in unserem Beitrag zur Körperschaftsteuer.

Für den Spender ergeben sich Steuervorteile, weil er seine Geldzuwendung an eine solche Einrichtung steuerlich deklarieren kann. Es gibt allerdings gesetzliche Obergrenzen.

Dies ist im § 10b EStG gesetzlich verankert.

Außerdem benötigst du hierfür die titelgebende Spendenbescheinigung. Doch wer darf eine solche Zuwendungsbestätigung überhaupt ausstellen?

Gut zu wissen:

Spenden kannst du bis zu Beträgen, die 20% deiner eigenen steuerpflichtigen Einkünfte entsprechen, anrechnen lassen.

Es ist allerdings möglich den "überschüssigen" Beitrag in darauffolgenden Jahren von der Steuer abzusetzen. Du "nimmst" ihn dann gewissermaßen "mit" ins nächste Jahr.

Voraussetzungen für die Spendenbescheinigung

Wie oben bereits erläutert ist die Gemeinnützigkeit des Zuwendungsempfängers der entscheidende Faktor. Diese muss allerdings auch amtlich nachgewiesen sein. Dafür muss der jeweilige Verein über einen so genannten Freistellungsbescheid verfügen.

Einen Freistellungsbescheid und somit die offizielle Gemeinnützigkeit kann man beim örtlichen Finanzamt beantragen. Liegt ein solcher vor, kann dein Verein Zuwendungsbestätigungen ausstellen, die eine Belegung der geleisteten Spenden ermöglicht.

Bei Beantragung der Gemeinnützigkeit erteilt das Finanzamt zuerst einen vorläufigen Freistellungsbescheid. Dieser gilt für 18 Monate. Sobald die erste Steuererklärung eingereicht wurde, kann das Finanzamt einen "vollwertigen" Freistellungsbescheid erteilen. Dieser gilt dann für 5 Jahre.

Hierfür muss der Verein dann allerdings den Nachweis der Gemeinnützigkeit erbringen. Dazu sind unter anderem ein Tätigkeitsbericht und eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vonnöten, die du elektronisch an das Finanzamt übermitteln kannst.

Gut zu wissen:

Zuwendungsbestätigungen dürfen ab dem Datum des Freistellungsbescheids ausgestellt werden. Aus oben genannten Gründen darf dieses Datum aber nicht mehr als 5 Jahre zurück liegen. Achtet also darauf, rechtzeitig einen aktuellen Freistellungsbescheid zu beantragen.

‍

Steuerliche Abzugsfähigkeit von Spenden

Wie viel kann man steuerlich absetzen?

Spenden an gemeinnützige Organisationen können in der Steuererklärung als Sonderausgaben geltend gemacht werden. Der absetzbare Höchstbetrag liegt bei 20 % des Gesamtbetrags der Einkünfte. Spenden, die diesen Betrag überschreiten, können in den Folgejahren vorgetragen und ebenfalls abgesetzt werden. Zusätzlich gibt es eine Pauschale für gemeinnützige Zwecke, die ohne Spendenbescheinigung abgezogen werden kann (z.B. bei Kleinspenden bis zu einem bestimmten Betrag).

Sonderausgaben und Spenden

Spenden zählen in Deutschland zu den Sonderausgaben. Diese mindern das zu versteuernde Einkommen und können die Steuerlast deutlich senken. Es ist jedoch wichtig, dass eine ordnungsgemäße Spendenquittung vorliegt, die den steuerlichen Anforderungen genügt. Ohne eine solche Quittung kann das Finanzamt die Spende nicht anerkennen. Auch Mitgliedsbeiträge an förderungswürdige Vereine können in einigen Fällen abgesetzt werden, falls sie dem gemeinnützigen Zweck dienen.

‍

Die Spendenbescheinigung - Form und Fallstricke

Kommen wir also zum Kern des Ganzen. Wie genau muss eine angemessene Spendenbescheinigung eigentlich aussehen? Und warum ist das für dich von Interesse?

Kurz gesagt, es gibt feste Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Andernfalls wird die Spende vom Finanzamt nicht anerkannt und kann vom Spender nicht geltend gemacht werden. Ein Verein wiederum, der eine fehlerhafte Zuwendungsbestätigung ausstellt, kann dafür haftbar gemacht werden. Für mehr Details, lest einfach weiter.

Lesetipp: Unsere Vereinssoftware hilft dir dabei über die Spenden den Überblick zu behalten.

Der amtliche Vordruck

Wie bereits erläutert, sind Spenden für steuerbegünstigte Zwecke für den Spender nur von der Steuer absetzbar, wenn dieser über eine förmliche Zuwendungsbestätigung verfügt. Solche Spendenquittungen müssen seit dem 01.01.2000 nach einem vorgegebenen Muster erstellt werden. Daf existieren Vordrucke, die dem Inhalt nach verbindlich sind.

Hier könnt ihr euch die amtlichen Vorlagen der entsprechenden Formulare als Blankos im pdf-Format herunterladen:

• Bestätigung über Geldzuwendung / Mitgliedsbeitrag
• Bestätigung über Sachzuwendung
• Sammelbestätigung über Geldzuwendungen / Mitgliedsbeiträge

Oder auch, falls ihr das wollt, direkt aus dem offiziellen Formularcenter der Bundesfinanzverwaltung.

Ausstellerhaftung und Veranlasserhaftung - Vereine haften für falsch ausgestellte Zuwendungsbestätigungen

Es ist Vorsicht im Umgang mit Spenden geboten. Ihr müsst alle Vorgaben einhalten, da der Verein für falsche Spendenbescheinigungen haftet. Die Höhe liegt pauschal bei 30% des Spendenbetrages. Im schlimmsten Fall kann der Einrichtung sogar die Gemeinnützigkeit aberkannt werden.

Die sogenannte Veranlasserhaftung besteht im Zusammenhang mit falscher Verwendung der erhaltenen Spenden. Hier haften Vereinsmitglieder des Vorstands unter Umständen sogar mit ihrem Privatvermögen. Grundlegend dürfen Spenden nur satzungsgemäßen Zwecken zugutekommen.

Aufgepasst!

Falls Zweifel bestehen, empfehlen wir euch deshalb, die rechtsberatenden Berufe zu Rate zu ziehen.

‍

Die Kleinspendenregelung -Spendenbescheinigung nicht benötigt

Bis zu einem Geldbetrag von 300 Euro im Jahr spricht man von einer so genannten "Kleinspendenregelung". Der Spender benötigt hier für den Steuerabzug keine Spendenbescheinigung. Der „vereinfachte Nachweis" genügt schon.

Dies kann ein Einzahlungsbeleg deiner Bank, dein Ausdruck des Online-Bankings oder ein Kontoauszug sein. Folgendes muss aber auch aus dem vereinfachten Nachweis ersichtlich sein:

• Name und Kontonummer des Auftraggebers und des Zahlungsempfängers
• der Geldbetrag und das Datum der Buchung
• der steuerbegünstigte Zweck des Empfängers
• die Angabe, ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag geht (Art der Spende)
  ‍

Sonderregelungen für gemeinnützige Vereine

Gemeinnützige Vereine genießen besondere steuerliche Vorteile. Spenden an diese Organisationen sind nicht nur für die Spender absetzbar, sondern auch der Verein selbst profitiert von Steuervergünstigungen.

Steuerbegünstigung für gemeinnützige Vereine

Vereine, die vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt sind, unterliegen besonderen Steuerregelungen. Sie sind von der Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer befreit, wenn die Mittel ausschließlich für den gemeinnützigen Zweck verwendet werden. Um diesen Status zu behalten, müssen Vereine streng darauf achten, dass sie Spenden ordnungsgemäß verbuchen und die Zuwendungen satzungsgemäß eingesetzt werden.

Besondere Anforderungen an die Spendenbescheinigung bei gemeinnützigen Vereinen

Bei gemeinnützigen Vereinen müssen die Spendenbescheinigungen den Vorgaben des Finanzamts entsprechen. Es gibt offizielle Muster für Spendenquittungen, die verpflichtend verwendet werden müssen. Jeder Verein, der solche Bescheinigungen ausstellt, sollte sicherstellen, dass sie korrekt ausgefüllt sind, da bei fehlerhaften Quittungen Haftungsrisiken bestehen.

‍

Welche Arten von Spenden gibt es?

Die wohl bekanntesten Formen von Spenden sind die Geldspenden und die Sachspenden. Darüber hinaus gibt es noch die Aufwandsspende sowie die Rückspende. Die beiden Letztgenannten sind sich sehr ähnlich und "Sonderformen" der Geldspende. Ein kurzer Überblick:

Geldspenden

Hierzu gibt es erstmal nicht viel zu sagen. Geld wechselt den Besitzer, das war es. Den Geldbetrag übertragt ihr einfach auf die Zuwendungsbestätigung.

Dies nennt man auch eine "echte" Geldzuwendung. Selbstverständlich gelten auch hier die eingangs genannter Voraussetzung, dass die Geldzuwendung freiwillig und unentgeltlich (ohne Gegenleistung) erfolgt, damit es auch eine Spende ist.

Es wird allerdings unterschieden zwischen "echter Geldzuwendung" sowie der Aufwandszuwendung und der Vergütungszuwendung. Auf der Spendenquittung müsst ihr für die echten Geldspenden das Kästchen mit "Nein" hinter der Formulierung "Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen" ankreuzen.

‍

Aufwandsspende

Von einer Aufwandsspende ist die Rede, wenn ein Spender auf "einen zuvor vereinbarten Aufwendungsersatz" gegenüber einer gemeinnützigen Einrichtung verzichtet. Das heisst, das im Vorfeld entweder ein Vertrag oder die Satzung des Vereins genaue Regelungen enthalten müssen, welche Aufwendungen in welcher Summe erstattet werden. Außerdem darf der Verzicht erst im Nachhinein passieren. Eine Regelung, bei der vorab von der Erstattung abgesehen wird, ist also unzulässig. Gleiches stimmt auch für die Rückspende.

Aufwendungen können viele Formen haben, im Grunde genommen geht es sich um Ausgaben, die man zugunsten des Vereins auf sich nimmt. Typische Beispiele sind der Erwerb von Bürobedarf oder Fahrten mit dem eigenen PKW, Nutzung privater PCs oder die Bereitstellung des Arbeitszimmers für den Verein.

Es wird nun verfahren, als hätte der Spender den jeweiligen Geldbetrag erhalten und zurück gespendet, ohne dass ein tatsächlicher Zahlungsverkehr stattfinden muss. Daher geht es um eine (verkürzte) Form der Geldspenden. In der Buchhaltung muss der Verein allerdings trotzdem den Ausgang der Zahlung sowie den Eingang der Spende auf den korrespondierenden Konten dokumentieren.

Achtung!

Dein Verein muss also auch den durch eine Aufwandsspende oder Rückspende erhaltenen Geldbetrag tatsächlich (in der Theorie) bezahlen können. Mit einer leeren Vereinskasse ist es also nicht möglich solche Spenden anzunehmen.

Auch darf bei beiden Spendenarten keine überhöhte Vergütung (§55 Abs. 1 Nr. 3 AO) vereinbart werden. Der Verzicht muss "zeitnah" geschehen und schriftlich erklärt werden. "Zeitnah" heißt, innerhalb von 3 Monaten.

Rück- bzw. Vergütungsspenden

Bei Rückspenden, auch Vergütungsspenden genannt, ist der Sachverhalt dem bei Aufwandsspenden sehr ähnlich. Der Unterschied besteht darin, dass nicht auf die Erstattungen von entstandenen Kosten abgesehen wird, sondern auf eine Vergütung für geleistete Arbeitszeit. Auch diese Vergütung muss, wie bei den Aufwandsspenden, im Vorfeld durch die Satzung oder einen Vertrag festgelegt worden sein.

Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Übungsleiter keine Entlohnung erhält und imGegenzug gerne eine Spendenbescheinigung hätte. Sowohl für die Aufwandsspenden als auch für die Vergütungsspenden wird das Formular für Geldzuwendungen verwendet. Dabei wird allerdings das Feld "Ja" hinter "Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen" angekreuzt.

Mit unserer Vereinssoftware kannst du alle Vergütungsspenden bequem buchhalterisch verfassen.

Sachspenden

Sachzuwendungen sind Gebrauchsgegenstände, die der Spender an eine Organisation oder einen Verein weitergibt. Fast alles kann gespendet werden: Bücher, Kleidung, Fahrräder, Haushaltsgegenstände, CD´s …

Fabrikneue Waren kannst du im steuerlichen einfach absetzen. Schließlich hast du ja die Rechnung dafür, den Betrag darauf kann man ohne weiteres verwenden. Den Restwert eines gebrauchten Gegenstands musst du dagegen schätzen.

Durch Recherchen kannst du die Preise ermitteln. Nimm dazu den Neuwert der Ware und betrachte den Zustand. Je nachdem, wie alt der Gegenstand ist und wie er erhalten ist, musst du entsprechende Abzüge machen. Wichtig ist, dass du realistisch bleibst, am besten hältst du dich dabei an die amtlichen Abschreibungstabellen (AfA).

Um die erforderliche Spendenquittung auszustellen, verwendest du natürlich die Vorlage "Bestätigung über Sachzuwendungen".

Mitgliedsbeiträge

Auch Mitgliedsbeiträge und Aufnahmegebühren von gemeinnützigen Vereinen kann man als Sonderausgaben geltend machen. Wenn dein Verein allerdings „freizeitnahe" Zwecke fördert, ist er nicht berechtigt, dazu eine Zuwendungsbestätigung auszustellen.

Deswegen kannst du deinen Beitrag im Sportverein oder einem anderen freizeitnahen Verein nicht steuerlich absetzen. Als "freizeitnah" werden Sport-, Kleingartenvereine und Chorverbände bezeichnet. Im Bescheid zur Körperschaftsteuerbefreiung ist extra angeben, ob die Beiträge im steuerlichen anerkannt werden.

‍

Eine kurze Ausfüllhilfe für die Spendenbescheinigung

Wie alle bürokratischen Formulare, muss auch eine Spendenquittung bestimmte Angaben beihalten. Hebe alle Zuwendungsbestätigungen, wie auch Rechnungen immer auf. So kannst du sie in deine Buchhaltung übertragen und ggf. in der Körperschaftsteuererklärung und/oder Umsatzsteuererklärung abzusetzen bzw. zu belegen.

Ganz gleich, für welche Art der Hilfe die Spendenquittung ausgestellt wird, folgende Angaben müssen immer aufgeführt sein:

• Vor- und Nachname des Spenders
• Adresse des Spenders
• das Datum der Spende
• Wert der Spende - als Zahl und ausformuliert

Für die Ausformulierung gibt es 2 Möglichkeiten, hier anhand eines Spendenbetrags von 1.652 €:

eintausendsechshundertzweiundfünfzig

oder

Xeins - sechs - fünf - zweiX

Für Variante 2 sind die "X" an Anfang und Ende verpflichtend.

Die Formulare der Behörden für Spenden musst du richtig ankreuzen - an den Punkten, an denen der Verein die Voraussetzungen von seiner Seite aus bestätigt. In einer Spendenbescheinigung für eine Sachzuwendung muss zusätzlich zu den oben genannten Angaben die Sache beschrieben werden. Der Geldwert der Sache wird ebenfalls angegeben.

Durch seine Unterschrift auf der Spendenquittung versichert der Vertreter des Vereins die Korrektheit der gemachten Angaben.

‍

‍