Effiziente Vereinsbuchhaltung leicht gemacht

Jeder Verein in Deutschland, ob im Vereinsregister eingetragen oder nicht, ist zur Vereinsbuchhaltung verpflichtet. Daher musst du bei der Vereinsbuchhaltung einige besondere Anforderungen beachten. Dabei kann eine Buchhaltungssoftware helfen.

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Anforderungen an die Vereinsbuchhaltung

Die Pflicht zur Vereinsbuchhaltung ergibt sich schon bei der Vereinsgründung und aus der Vereinssatzung.  Es gelten die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Steuerliche Regelungen treten hinzu. Mit der Eintragung in das Vereinsregister wird ein Verein zur juristischen Person und ist damit verpflichtet zur Buchhaltung.

Für die Tätigkeit eines Vereins sind keine besonderen Vorschriften zur Buchführung vorhanden. Trotzdem ist es im eigenen Interesse des Vereins und seiner Organe (Vorstand, Mitgliederversammlung) über eine korrekte Buchführung zu verfügen. Diese sollte auch den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechend geführt werden.

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Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die finanzielle Lage des Unternehmens vermitteln kann (§ 238 HGB, Abs. 1 Satz 2).

Es gilt der zentrale Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung bzw. Buchhaltung: Keine Buchung ohne Beleg!

Jedem Geschäftsvorfall ist ein Beleg zuzuordnen und in der Buchhaltung zu dokumentieren. In jedem Beleg muss folgendes klar lesbar sein:

• Welche Zahlung fand statt?
• Aus welchem Grund bzw. welche Anwendung ist es?
• An welche Person wurde die Zahlung vorgenommen?

Ein Beleg kann auch handschriftlich erstellt werden, wenn beispielsweise ein Mitglied eines Vereins Bargeld für private Zwecke aus der Vereinskasse nimmt. In solchem Fall reicht eine handgeschriebene und unterschriebene Notiz aus:

„200 € aus der Kasse genommen. Privat. Matthias Mustermann, 08.09.2018.“

„Kein Beleg ohne Buchung“ gilt ebenso für die korrekte Buchführung. Die Aufzeichnungen müssen lückenlos sein. Mache es für dich und deine Mitglieder weniger kompliziert und ordne die Belege sofort chronologisch nach Eingang. Nummeriere überdies gleich jeden Beleg für deine Buchhaltung.

Achte dabei auf die fortlaufende Nummerierung. Kopiere die Belege und hefte oder klebe sie nachträglich auf die Kopie. Denn mit der Zeit bleicht die Schrift auf Kaufbelegen aus und wird dadurch unleserlich. Hierdurch werden sie nutzlos für deine Vereinsbuchhaltung. Beim Thema Buchhaltung hilft dir die Campai Vereinssoftware!

Gut zu wissen:

Der Vereinsvorstand steht in der Pflicht, der Mitgliederversammlung diese Information über die Einnahmen und Ausgaben vorzulegen. Das ergibt sich aus § 27 Abs. 3 BGB mit § 666 BGB.

Welche Kriterien sollte der Vorstand beachten, damit er die Nachweispflicht gegenüber der Mitgliederversammlung erfüllt? Es gibt drei grundsätzliche Regelungen für den Rechenschaftsbericht:

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Die Anfertigung einer detaillierten und für alle verständlichen Kostenaufstellung

Diese soll die finanzielle Situation des Vereins transparent für alle wiedergeben, inklusive aller Einnahmen und Ausgaben. In der Regel reicht eine unkomplizierte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aus, die sogenannte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Die EÜR wird dem Finanzamt vorgelegt. Eine Bilanzierung, das heißt eine doppelte Buchführung, müssen Vereine im Regelfall nicht anlegen. Die Entscheidung, ob du die Buchhaltung deines Vereins bilanzieren musst, hängt von seiner Größe, vom Umfang des Belegvolumens und vom Jahresumsatz ab.

Aufbewahrungspflicht

Ordentliche Aufbewahrung von allen Belegen, also vor allem Rechnungen, die dein Verein erhält oder ausstellt. Die Mitgliederversammlung hat das Recht die Belege jederzeit zu verlangen und zu prüfen.

Die Aufbewahrungspflicht gehört zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung im Verein. Das heißt: Alle Unterlagen, die die Geschäftsvorfälle dokumentieren (Rechnungen, Belege etc.), musst du ordentlich aufbewahren. Das ist essentiell für deine Vereinsbuchhaltung.

Die Fristen der Aufbewahrung sind in den gesetzlichen Vorschriften des Handels- und Steuerrechts festgeschrieben. Diese Fristen belaufen sich regelmäßig auf 6 oder 10 Jahre.

Folglich empfiehlt es sich alle Unterlagen, die die Geschäftsvorfälle eines Wirtschaftsjahres dokumentieren zehn Jahre lang für die Buchhaltung im Verein aufzubewahren.

Führung eines Bestandsverzeichnisses

Hier sollen alle Vermögensgegenstände — von Büroausstattung (Tische, Stühle, PC, Telefonapparate) bis zu Werk- und Fahrzeugen — notiert sein.

Normalerweise ist in der Vereinssatzung festgehalten, dass der Vorstand einmal im Jahr seiner Auskunftspflicht nachkommt. Die Zahlen und die relevanten Belege werden dabei der Mitgliederversammlung präsentiert. Der Vorstand legt die Vereinsbuchhaltung offen.

Folge dem Link für ein beispielhaftes Bestandsverzeichnis.

Gut zu wissen:

Der Vereinsvorstand ist nur der Mitgliederversammlung eine Auskunft über die Einnahmen und Ausgaben schuldig. Einzelne Vereinsmitglieder haben hingegen kein Anrecht darauf, sich darüber zu informieren und die Bücher einzusehen.

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Pflichten des Vereins gegenüber dem Finanzamt

Jede Vereinigung nimmt am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teil und ist verpflichtet Aufzeichnungen über Erträge, Konten, Rechnungen und Vereinsvermögen zu führen. Das gilt auch dann, wenn der Verein keine Gewinnerzielungsabsicht hat.

Außerdem ist immer eine Steuernummer beim zuständigen Finanzamt zu beantragen. Anhand von vorgelegten Aufzeichnungen kann das Finanzamt feststellen, ob Steuer- und Abgabepflichten für den Verein bestehen oder nicht.

Vereinsbuchführung für das Finanzamt

Eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nach den 4 Kriterien der Körperschaftsteuer reicht für das Finanzamt aus, wenn keine doppelte Buchführung für deinen Verein notwendig ist.

Die einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung orientiert sich am tatsächlichen Geldverkehr deines Vereins. Sobald Der Verein eine Rechnung bezahlt, das heißt wenn das Geld fließt bzw. wenn das Geld in Form einer beglichenen Vereinsrechnung der Kasse zufließt, wird dies dokumentiert. Der Buchhalter verbucht dann die entsprechenden Einnahmen bzw. Ausgaben in die EÜR.

Eine Einnahmenüberschussrechnung zu erstellen und zu pflegen ist nicht kompliziert. Diese Aufgabe können auch Personen übernehmen, die kein spezielles Wissen im Bereich Finanzbuchführung haben und somit einen Beitrag zur Vereinsbuchhaltung leisten.

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) im Verein

Bei der EÜR eines Vereins zählen nur die tatsächlich erhaltenen und gezahlten Beträge. Vom Verein erstellte Rechnungen (§ 14 Umsatzsteuergesetz) gelten erst dann als Einnahme, wenn der Kunde tatsächlich gezahlt hat.

Gleiches gilt für die Ausgaben des Vereins. Die gezahlte Vorsteuer und die erhaltene Umsatzsteuer gelten bei der EÜR ebenfalls als Einnahmen bzw. Ausgaben.

Eine doppelte Buchführung hingegen gestaltet sich deutlich komplizierter für einen Verein. Die Pflicht zur Bilanzierung hat ein eingetragener Verein, der mit seinem Geschäftsbetrieb steuerpflichtig und wirtschaftlich jährlich entweder mehr als 600.000 € Jahresumsatz erzielt, oder mehr als 60.000 € Gewinn im Jahr erwirtschaftet.

Erst bei Überschreitung dieser Beträge, die immer auf den Konten festgehalten werden, hat der Verein die Pflicht eine doppelte Buchführung für seine Buchhaltung anzufertigen.

Vereine, die diese Größenordnung nicht erreichen, werden vom Finanzamt nicht zur Bilanzierung, das heißt doppelten Buchführung aufgefordert.

Für eine doppelte Buchführung ist es ratsam, eine spezielle Buchhaltungssoftware zu nutzen. Im besten Fall können die Daten für die Vereinsbuchhaltung aus der Buchhaltungssoftware exportiert werden, um sie bei DATEV wieder zu importieren. DATEV wird häufig von Steuerbüros benutzt. Falls die Vereinsbuchhaltung zu aufwendig sein sollte, gibt es Steuerbüros, die helfen können.

Gut zu wissen:

Einträge aus dem ideellen Tätigkeitsbereich des Vereins zählen nicht zu den steuerpflichtigen Einnahmen. Dazu zählen: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse, Veranstaltungen ohne Entgelt etc.

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Buchhaltung für einen gemeinnützigen Verein

Dass gemeinnützige Vereine vom Staat diverse Steuererleichterungen erhalten, ist kein Geheimnis. Doch die Steuerbegünstigung ist mit strengen Pflichten verbunden.

Den Status Gemeinnützigkeit erhält ein Verein vom Finanzamt, wenn:

• der Verein nicht kommerziell tätig ist;
• keine Gewinnerzielung zum Ziel hat.

Vorteile der Gemeinnützigkeit für die Buchhaltung

Von welchen Steuern ist ein gemeinnütziger Verein befreit?

• Körperschaftsteuer
• Gewerbesteuer
• Umsatzsteuer

Die Gemeinnützigkeit bringt noch einen weiteren Vorteil für viele Vereine mit sich: Die Berechtigung zum Spendenempfang und Ausstellung einer Spendenbescheinigung (Zuwendungsbestätigung). Der Betrag der Spenden ist beim Spender steuerlich absetzbar.

Gut zu wissen:

In der Regel werden Zuschüsse und Förderungen aus öffentlichen Mitteln und Stiftungen an gemeinnützige Vereine und Organisationen vergeben. Für die Vereinsbuchhaltung müssen Spenden ebenfalls in Form einer Spendenquittung festgehalten werden.

Pflichten der Buchführung von gemeinnützigen Vereinen

Der Status eines gemeinnützigen Vereins erschwert selbst die unkomplizierte EÜR. Denn solche Vereine unterliegen einer detaillierteren Aufzeichnungspflicht. Um den Status der Gemeinnützigkeit zu behalten, müssen Vereine zahlreiche zusätzliche Belege und Rechnungen dokumentieren und vorweisen.
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Folgende Aspekte sind zu beachten:

Aufteilung der EÜR

Die EÜR muss nach steuerlichen Bereichen aufgeteilt sein. Nach SKR 49 (Standard-Kontenrahmen) — dem Kontenrahmen für Vereine — erfolgt die Aufteilung nach dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb und schließlich nach dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.

Hier erhaltet ihr eine Vorlage für eine solche Einnahmenüberschussrechnung, inklusive einer Seite mit Mustereinträgen und Angabe der Buchungskonten nach Standarkontenrahmen (SKR) 49.

Zweckgebundene Verwendung

Alle Mittel, auch die Sachmittel des Vereins, sollen nur zweckgebunden verwendet werden und das muss man auch belegen können. Konkret bedeutet das, dass die Tätigkeit des Vereins und vor allem die Arbeitszeit der Mitarbeiter größtenteils zweckgebunden sein muss.

Die Bezahlung darf aber nicht unverhältnismäßig hoch sein. Alle Kosten müssen sich auf Konten oder Rechnungen als Beleg wiederfinden und von der Buchhaltung erfasst werden.

Nachweispflicht

Der gemeinnützige Verein muss die zur Verfügung stehenden Mittel zeitnah verwenden. Das nachzuweisen, ist die Pflicht des Vereins und sollte sich demzufolge in der Vereinsbuchhaltung wiederfinden. In der Regel müssen Fördermittel spätestens in den folgenden zwei Jahren nach Erhalt der Förderung zweckgebunden verwendet werden.

Diese Pflichten eines gemeinnützigen Vereins gegenüber dem Finanzamt erschweren die Arbeit der Buchführung. Des weiteren beschränken sie teilweise die Entscheidungsfreiheit des Vorstandes. Allerdings bringen die steuerlichen Vorteile einen größeren finanziellen Spielraum für gemeinnützige Zwecke, die letztendlich dem Gemeinwohl dienen.

Achtung!

Wir empfehlen jedem Vorstand, in Sachen Steuern und Sozialversicherung die Hilfe der steuerberatenden Berufe in Anspruch zu nehmen. 10 Jahre rückwirkende Steuernachberechnungen und Nachzahlungen kann sich selten ein Vereinsvorstand leisten. Steuerabgaben können vom Vorstand persönlich verlangt werden. Ein “e.V.” schützt in diesen Fällen nicht.

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Rechenschaftspflicht und Anforderungen an die Buchhaltung im Verein

Als gemeinnütziger Verein habt ihr steuerliche Vorteile, aber auch eine Verantwortung: Die Einnahmen und Ausgaben müssen für alle Mitglieder und auch für Förderer klar und transparent sein. Das bedeutet, ihr müsst genau festhalten, wie ihr die Mitgliedsbeiträge, Spenden und Fördergelder einsetzt. So schafft ihr Vertrauen und zeigt, dass das Geld den Vereinszielen zugutekommt.

Wozu ein Rechenschaftsbericht?

Ein Rechenschaftsbericht ist ein übersichtliches Dokument, das zeigt, woher das Geld kommt und wofür es ausgegeben wurde. Ihr teilt es normalerweise regelmäßig mit den Mitgliedern und oft auch mit Förderern oder Behörden. Eine klare Struktur im Bericht – nach Projekten oder Tätigkeitsbereichen geordnet – hilft dabei, alle Einnahmen und Ausgaben auf einen Blick verständlich darzustellen.

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Anfertigung einer detaillierten Kostenaufstellung und Rechnungen im Verein

Für die eigene Übersicht und vor allem für die Jahresprüfung ist es wichtig, alle Einnahmen und Ausgaben in einer Kostenübersicht festzuhalten. Wenn ihr zum Beispiel eine Veranstaltung organisiert, listet ihr alle Kosten und Einnahmen dafür auf. Dabei sollten alle Ausgaben durch Rechnungen oder Quittungen belegt sein. So kann man jederzeit nachvollziehen, was wofür ausgegeben wurde.

Kostenaufstellung

Am besten unterteilt ihr eure Kostenaufstellung in Kategorien wie „Projektkosten“, „Verwaltungskosten“ oder „Veranstaltungskosten“. So seht ihr schnell, welcher Bereich wie viel Geld gebraucht hat. Diese klare Gliederung erleichtert nicht nur die interne Planung, sondern zeigt auch den Mitgliedern, wie ihre Beiträge und Spenden verwendet werden.

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Warum ist eine ordentliche Dokumentation wichtig?

Um Missverständnisse zu vermeiden und die Transparenz zu wahren, sollten alle finanziellen Vorgänge im Verein gut dokumentiert sein. Das heißt, es gibt keine Buchung ohne Beleg. Egal, ob eine Quittung, eine Rechnung oder ein Kontoauszug – alles sollte gesammelt und gut sortiert werden. Wenn es später eine Prüfung gibt, könnt ihr dann schnell und unkompliziert alles nachweisen.

Alles festhalten und gut aufbewahren

Es hilft, alle Belege ordentlich aufzubewahren, am besten in einem System, das euch die Arbeit erleichtert. So könnt ihr immer zurückverfolgen, was mit dem Vereinsgeld passiert ist – das ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern gibt auch den Mitgliedern ein gutes Gefühl.

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Zusammenfassung

Gibt es besondere Vorschriften zur Vereinsbuchhaltung?

Nein, es gibt keine besonderen Vorschriften für die Buchhaltung im Verein. Es ist aber zu empfehlen, eine korrekte Vereinsbuchhaltung zu pflegen. Denn für einen Verein gelten die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches ebenso wie die steuerlichen Regelungen.

Welche Kriterien sollte der Vereinsvorstand beachten, damit die Nachweispflicht gegenüber der Mitgliederversammlung erfüllt wird?

Es gibt drei grundlegende Regelungen für den Rechenschaftsbericht: Anfertigung einer Kostenaufstellung, Einhaltung der Aufbewahrungspflicht und die Führung eines Bestandsverzeichnisses.

Warum ist die Buchführung in einem gemeinnützigen Verein komplizierter?

Die steuerlichen Vorteile der Gemeinnützigkeit sind mit folgenden Auflagen in der Buchführung verbunden: Alle zur Verfügung stehenden Mitteln sollen nachweislich zweckgebunden und zeitnah verwendet werden. Der Verein steht in der Nachweispflicht und diese Pflicht wird über die Buchhaltung erfüllt.

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