Alles zur Spendenbescheinigung im Verein

Ohne Spenden kann ein Verein kaum existieren. Spendengelder spielen im Vereinsalltag somit eine wichtige Rolle. Für Organisationen und Privatleute, die ihr Geld spenden, ist vor allem die Spendenbescheinigung von großer Wichtigkeit. Was es damit auf sich hat und was es bei der Erstellung einer Spendenbescheinigung im Verein zu beachten gibt, zeigt dieser Artikel.

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Spenden – essenziell für das Fortbestehen von Vereinen

Vereine und Stiftungen profitieren in hohem Maße von Spenden. Viele benötigen Spendengelder sogar, um damit die gemeinnützige Arbeit, die sie verrichten, überhaupt durchführen zu können. Die Hilfsbereitschaft von Unternehmen und Privatleuten, die ihr Geld einem Verein in Form einer Spende zur Verfügung stellen, wird sehr geschätzt.

Vereine bedanken sich für die Spenden und stellen in der Regel eine Spendenbescheinigung aus. Diese ist für Spendende wiederum von großem Nutzen, da sie ihre Aufwendungen damit von der Steuer absetzen können.

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Was ist eine Spende?

Bevor es um die Spendenbescheinigung und ihre Vorteile geht, muss geklärt werden, was eigentlich eine Spende ist. Laut Definition handelt es sich um freiwillige Abgaben für einen gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zweck. Es wird keine Gegenleistung erwartet.

Damit bildet die Spende einen Kontrast zum sogenannten Sponsoring. Hierbei wird eine Gegenleistung gefordert – sei es Werbung für das eigene Unternehmen oder eine andere Leistung, die demjenigen, der sein Geld zur Verfügung stellt, zugutekommt.

Spenden können Geld- oder Sachleistungen sein. Aber auch der Verzicht auf Bezahlung eines Produkts oder einer Dienstleistung kann als Spende gelten.

• Geldspende: Wenn ein gemeinnütziger Verein von einem Spender freiwillig und ohne eine Gegenleistung zu erwarten eine Überweisung oder einen Bargeldbetrag erhält, handelt es sich um eine Geldspende.

• Sachspende: Erhält ein Verein Gebrauchsgegenstände – zum Beispiel Kleidung, Sportgeräte oder Spielzeug – spricht man von einer Sachspende.  

• Aufwandsspende: Bei einer Aufwands- bzw. Rückspende spendet ein Spender seinen Aufwand, indem er die ihm zustehende Vergütung nicht vom Verein verlangt. Diese Form der Spende heißt auch Rückspende, da das Entgelt vom Rechnungssteller zurück gespendet wird. Die gängige Praxis sieht allerdings so aus, dass Spender und Verein auf einen Geldfluss verzichten.

‍Beispiele für Aufwandsspenden

Die Aufwandsspende ist eine Sonderform der Spende. Üblicherweise werden folgende Aufwendungen als Spende erstattet:

• Telekommunikationskosten wie Telefongebühren

• Verpflegungsmehraufwendungen

• Übernachtungskosten

• Kosten für Büromaterialien

• Portokosten

• Fahrtkosten zu Trainings, Tagungen oder Wettkämpfen

• Start- und Meldegelder bei Wettkämpfen

• Kosten für Arbeits- oder Sportkleidung
  
  

Es gibt einige Voraussetzungen, die eine Aufwandsspende erfüllen muss, um als solche zu gelten. Zunächst einmal muss auf der Spendenquittung klar ersichtlich sein, dass es sich um einen Verzicht auf die Erstattung von tatsächlich bestehenden Ansprüchen handelt. Dieser Rechtsanspruch muss auch nachweisbar sein. Somit ist es sinnvoll, dass Verein und Spender einen Vertrag schließen.  

Grundsätzlich hat der Verein jedoch immer die Pflicht, dem Spender seinen Anspruch zu erfüllen. Das geht damit einher, dass er auch die wirtschaftliche Kapazität hat, die Vergütung zu bezahlen. Es liegt im Ermessen des Spenders, ob er auf eine Zahlung verzichtet oder nicht. Zudem wird dies nicht in Vorhinein vereinbart. Der Spender erklärt seinen freiwilligen Verzicht am besten schriftlich – und unbedingt zeitnah.

Wann dürfen Vereine eine Spendenbescheinigung ausstellen?

Eine Spendenbescheinigung ist für Spender sehr praktisch. Sie benötigen sie beispielsweise als Nachweis für das Finanzamt, um die Spenden steuerlich geltend machen zu können. Immerhin können Spenden im Zuge der Einkommenssteuererklärung von der Steuer abgesetzt werden. Doch kann jeder Verein ausnahmslos eine Spendenbescheinigung ausstellen?

Tatsächlich steht es nur gemeinnützigen Vereinen frei, für Spenden Nachweise auszustellen. Diese werden auch Spendenquittungen oder Zuwendungsbestätigungen genannt. Somit gilt, dass ein Verein einen sogenannten Freistellungsbescheid vorweisen kann, um seine Gemeinnützigkeit nachzuweisen. Diesen Bescheid erhalten gemeinnützige Vereine beim Finanzamt – zumindest, sofern die Voraussetzungen für die Gemeinnützigkeit erfüllt werden.

Ein Freistellungsbescheid muss nach spätestens fünf Jahren erneuert werden. Vereine sollten stets darauf achten, weiterhin gemeinnützig zu bleiben. Andernfalls kann ihnen der Bescheid entzogen werden und sie verlieren das Recht, Spendenbescheinigungen auszustellen und andere Vorteile zu genießen, die mit der Gemeinnützigkeit einhergehen.

Zudem müssen Vereine, die Spenden erhalten, sicherstellen, dass die Spende dem gemeinnützigen Bereich zufließt. Spenden dürfen nicht zum Vermögensaufbau des Vereins verwendet werden. Die einzige Ausnahme besteht darin, dass der Spender dies ausdrücklich wünscht. Auch hier sind Vereine auf der sicheren Seite, wenn sie sich dies schriftlich bestätigen lassen.

Zudem darf ein Verein eine Spendenbescheinigung nur dann ausstellen, wenn es sich um eine freiwillige Zuwendung ohne Gegenleistung handelt. Hier geht es wieder um die bereits genannten Kriterien für Spenden.

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Ab welcher Höhe muss ein Verein eine Spendenbescheinigung ausstellen?

Muss eine Spendenquittung vom Verein ab jeder Höhe erstellt werden oder gilt dies nur für bestimmte Spenden? Zunächst einmal gilt, dass die Finanzverwaltung zwischen Groß- und Kleinspenden unterscheidet.

Wenn eine Spende 300 Euro unterschreitet (Kleinspende), benötigt das Finanzamt nicht zwingend eine Spendenbescheinigung, damit der Spender sie von der Steuer absetzen kann. Es reicht eine Buchungsbestätigung von der Bank aus, die folgende Informationen liefert:

• Name und Kontonummer von Empfänger und Spender

• Betrag in Euro und Buchungstag

• Steuerbegünstigter Zweck

• Angabe, ob es sich um einen Mitgliedsbeitrag oder eine Spende handelt

Sobald eine Spende die Grenze von 300 Euro überschreitet (Großspende), verlangt das Finanzamt eine vom Verein ausgestellte Spendenbescheinigung.

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Spendenbescheinigung vom Verein – Besonderheiten je nach Spendenart

Jede Form von Spende geht mit ihren individuellen Besonderheiten einher. Vor allem, was die Spendenbescheinigung, die der Verein ausstellt, betrifft, gibt es von Spende zu Spende Unterschiede.

Spendenbescheinigung bei einer Geldspende

Die Spendenbescheinigung beinhaltet den Vornamen und Namen sowie die Adresse des Spenders. Zudem muss auf ihr der vom Verein erhaltene Betrag korrekt ausgewiesen sein. Wenn ein Unternehmen eine Spende leistet, muss die Spendenbescheinigung auf den vollständigen und korrekten Firmennamen ausgestellt werden.

Spendenbescheinigung bei einer Sachspende

Die Spendenbescheinigung für eine Sachspende enthält bei Spenden aus dem privaten Vermögen den gemeinen Wert der Spende. Man zieht hierbei den Verkehrswert inklusive der Umsatzsteuer hinzu. Zudem müssen Angaben zur Wertermittlung gemacht werden. Stammt die Spende aus dem Vermögen eines Unternehmens, wird der Betrag angesetzt, der beim Verkauf des gesamten Betriebs der gespendeten Sache zukäme.

Bei neuwertigen Sachspenden ist es recht einfach für Vereine, eine Spendenbescheinigung auszustellen – immerhin gibt es hier den Kaufbeleg. Schwieriger wird es bei gebrauchten Sachspenden. Dabei muss der Verein den gegenwärtigen Verkaufswert schätzen und folgende Aspekte berücksichtigen:

• Alter

• Kaufpreis

• Abnutzung

Die amtlichen Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen) helfen dabei.

Spendenbescheinigung bei einer Aufwandsspende

Diese Spendenbescheinigung ähnelt der einer Geldspende. Immerhin ist der Betrag genau bekannt, somit muss kein Wert geschätzt werden. Das macht die Erstellung für den Verein vergleichsweise einfach.

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Anforderungen an Spendenbescheinigung von Vereinen

Jeder gemeinnützige Verein sollte wissen, wie eine Spendenbescheinigung ausgestellt wird. Zunächst einmal ist es wichtig, dass die Bescheinigung korrekt und vollständig ausgefüllt ist. Nur dann kann die Spende vom Finanzamt anerkannt werden. Zu diesem Zweck gibt es praktische Muster-Vorlagen, die Vereine erstellen und in ihrer Vereinssoftware ablegen können. So haben Sie jederzeit Zugriff auf das Dokument, um ohne viel Aufwand eine Spendenquittung zu erstellen. Produkte wie Campai helfen dabei, den Überblick zu behalten.

Die Finanzministerien der Bundesländer stellen verschiedene Musterdokumente zur Verfügung:

• Musterform 1 für Geldspenden, Mitgliedsbeiträge und Aufwandsspenden

• Musterform 2 für Sach- und Güterspenden

Diese Musterdokumente erweisen sich als äußerst praktisch, da Vereine nur noch ihre Daten eintragen müssen.  

Eine Spendenbescheinigung beläuft sich auf maximal eine DIN A 4-Seite. Die Rückseite steht dem Verein für die eigene Gestaltung zur Verfügung. Hier können persönliche Dankesworte aufgedruckt werden. Diese sind auf der Vorderseite nicht erlaubt – genauso wie werbliche Hinweise.

Der bescheinigte Spendenbetrag muss sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben genannt werden. Unterschrieben wird eine Spendenquittung von der Person, die den Verein nach außen vertritt. Das ist der Vorstand, sein Vertreter oder der Schatzmeister. Andere Vereinsmitglieder haben nicht das Recht, eine Spendenbescheinigung auszustellen oder zu unterschreiben. Die Mitgliederversammlung kann jedoch eine bestimmte Person damit beauftragen.

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Was ist eine Sammelbestätigung?

Manchmal erhalten Vereine von ein und demselben Spender mehrere Spenden im Jahr. Der Aufwand, der dadurch entsteht, für jede Zuwendung eine eigene Spendenbescheinigung auszustellen, ist hoch. Daher gibt es die sogenannte Sammelbestätigung.  

Für die Erstellung einer Sammelbestätigung gelten die gleichen Bestimmungen wie für andere Spendenquittungen. Sie wird jedoch mit dem Wort „Sammelbestätigung“ als solches kenntlich gemacht. Auf der Rückseite müssen zudem die einzelnen Zuwendungen im Detail aufgelistet werden. Neben dem Betrag müssen auch das Datum und die Art der Spende angegeben werden.

Die Summe der Zuwendungen wird auf der Vorderseite vermerkt. Zudem muss der Verein auf der Sammelbestätigung angeben, dass der Spender für die Einzelspenden keine separaten Einzelquittungen erhalten hat.

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Besonderheiten der elektronischen Spendenbescheinigung im Verein

In Zeiten der Digitalisierung wird das Papier immer weiter abgelöst. Gefragt sich digitale Lösungen – so auch die elektronische Spendenbescheinigung. Diese ist laut dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens zulässig. Doch wie funktioniert die elektronische Spendenbescheinigung im Verein?

Damit Vereine diese Funktion nutzen können, müssen sie beim Finanzamt angeben, dass sie ein Verfahren zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen gemäß §10b. 1 Abs. 4 EStR nutzen. Der Spender überweist seine Spende und gibt dabei seine Steuer-Identifikationsnummer an.

Der Schatzmeister des Vereins übermittelt die eingegangene Spende unter Angabe der Steuer-ID elektronisch an das Finanzamt. Nun erhält der Spender eine elektronische Spendenbescheinigung in Form einer PDF-Datei. Sie enthält die gleichen Angaben wie eine gedruckte Spendenquittung. Außerdem betätigt der Verein die Anmeldung der Nutzung der elektronischen Spendenbescheinigung beim Finanzamt.

Wird diese Spende vom Spender später in der Steuererklärung angegeben, kann das Finanzamt ganz einfach prüfen, ob die betreffende Zuwendung beim Finanzamt des Vereins gemeldet wurde. Wenn das der Fall ist, ist ein Steuerabzug möglich. Falls nicht, muss beim Verein nachgehakt werden, ob die Spende tatsächlich vorliegt.

Es gibt noch eine weitere Besonderheit: Elektronische Spendenbescheinigungen müssen vom Verein nicht mehr 10, sondern nur 7 Jahre lang aufbewahrt werden.

Aufbewahrung von Spendenbescheinigungen im Verein

Dass Spender ihre Spendenbescheinigungen benötigen, um sie in der Steuererklärung geltend zu machen, liegt auf der Hand. Doch auch Vereine müssen die Quittungen aufbewahren – laut Gesetz mindestens 10 Jahre lang. Nur elektronisch übermittelte Spendenbescheinigungen müssen nur 7 Jahre lang gespeichert werden.

Dabei ist es ganz gleich, ob die Bestätigungen kopiert und abgeheftet werden oder in Form von Scans auf einer Festplatte liegen. Wichtig ist, dass ein Zugriff auf die Spendenbescheinigungen möglich ist.

Die Aufbewahrungspflicht hat den Zweck, dass Spendenquittungen nicht mehrfach oder vorsätzlich falsch verwendet werden.

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Haftungsgründe bei der Spendenbescheinigung

Das Einkommensteuergesetz (EStG) gibt ganz klar an, dass Vereine, die Spendenbescheinigungen fehlerhaft ausstellen oder Spendenmittel unzulässig verwenden, für die entgangenen Steuern haftet. Nachzulesen ist das in §10b Abs. 4 2. Satz EStG. Konkret beträgt die Haftung 30 % der Spendenbeträge. Eventuell kommt noch eine Gewerbesteuer von 15 % hinzu.

Auch die Vorstandsmitglieder können mit ihrem Privatvermögen zur Haftung herangezogen werden. Zusätzlich können an den Verein Schadensersatzforderungen gestellt werden und er kann sogar seine Gemeinnützigkeit verlieren. Denkbar sind noch weitere rechtliche Konsequenzen – dies hängt vom jeweiligen Fall ab.  

In der Spendenhaftung werden zwei Fälle unterschieden:

• Ausstellerhaftung

• Veranlasserhaftung

Wenn ein Fehler begangen wurde, zieht die Ausstellerhaftung den Verein in die Verantwortung. Ausnahmen bilden ein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Handeln des Vorstands.

Wenn Spenden unsachgemäß verwendet wurden, kann die Veranlasserhaftung auch den Vereinsvorstand in die Pflicht nehmen. Dieser Fall tritt ein, wenn die Spende nicht zu dem Zweck verwendet wurde, den der Spender vorgesehen hat. Auch dann, wenn die Spende für einen nicht satzungsgemäßen Zweck eingesetzt wurde, gilt die Veranlasserhaftung.  

Fazit

Wer an einen Verein spendet, erhält ab einem bestimmten Betrag eine Spendenbescheinigung. Diese ist zur Vorlage beim Finanzamt gedacht, um die Spende in der Steuererklärung geltend zu machen. Vereine müssen einiges beachten, wenn sie eine Spendenquittung ausstellen. Wichtig ist auch das Thema Haftung, da bei einer fehlerhaften Spendenbescheinigung oder bei der nicht satzungsgemäßen Verwendung der Spende rechtliche Konsequenzen drohen.